Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å beskrive arbeidsprosesser, ad hoc oppgaver, prosedyrerog sjekklister som ivaretas i Plania og hva som ligger i EQS. Dokumentet vil også gi en overordnet beskrivelse av ansvar og involverte roller.
Plania er et FDVU verktøy til bruk i forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av av kommunale bygg, boliger, idrettsanlegg, vei, parkering, park- og andre utendørsanlegg m.m. Programvaren benyttes av flere enheter i kommunen, primært innad i By- og stedsutvikling, og den eies og forvaltes av Eiendom. Vi har et prinsipp om at et dokument ligger ett sted og det betyr det enten skal ligge i EQS eller Plania. Grensesnittet vil være følgende: Alle prosedyrer og instrukser skal ligge i Kvalitetssystemet, sjekklister skal ligge i Plania.
Dette dokumentet gjelder alle ansatte som bruker Plania. Brukere av Plania skal benytte verktøyet til sine gjøremål, slik som disse er definert i de respektive prosesskartene for sine enheter.
Arbeidsgiver har ansvaret for at rutinen fins, skal informere om den og invitere ansatte til forbedringer av rutinen og avviksbehandling i forhold til den. De ansatte skal bruke rutinen.
Dette prosesskartet Eiendom: Hovedprosessen viser i store trekk de prosesser som idag ligger i Plania. I tillegg brukes Plania i idrettsanlegg og for Parkvesenet. Plania kan på sikt også tas i bruk av andre som Ingeniørvesenet. Parkering er i skrivende stund i ferd med å ta Plania i bruk. Prosjektprosessen i Parkering
Opplæring i Plania
Den nærmeste leder er ansvarlig for at det gis relevant opplæring i bruk av Plania. Alle brukere som registrerer og får arbeidsoppdrag i Plania kan få tilgang til programvaren på PC, Ipad eller mobiltelefon i arbeidet. Fagsystemansvarlig for Plania kan bistå med opplæring ved behov.
Brukers ansvar
Med denne menes alle brukere av Plania. Brukere av Plania skal opprette meldinger, arbeidsordre eller kvalitetsavvik i Plania for mangler og oppgaver de ser nødvendig utført. Med slike avvik menes kvalitetsavvik på tekniske anlegg, bygg, m.m.
Avvik som omfatter HMS skal overføres til EQS og håndteres ikke i Plania men skal logges i EQS.
Meldinger brukes i tilfeller hvor innmelder ønsker å melde ifra om behov, oppgraderinger og andre forhold som bør utbedres ved aktuelt anlegg eller bygg. Meldingene skal håndteres og behandles av ansvarlig personell for det aktuelle anlegget eller bygget.
Dersom innmelder innehar en eller flere av følgende, kan det opprettes en direkte arbeidsordre og arbeidet utføres av innmelder.
Alle interne brukere i Plania kan opprette og utføre arbeidsordre, eller dedikere disse til andre interne eller eksterne ressurser for utførelse. De har også muligheten til å legge til aktuelle sjekklister, eksempelvis SJA der hvor dette kreves. Det er den ansvarlige for arbeidet som er ansvarlig for å fylle ut sjekklisten.
Oppgaver som er forhåndsdefinert og gjentakende settes opp som periodiske rutiner med faste frekvenser, tidsfrister og ansvarlig utførende. Systemet vil sørge for at disse automatisk havner i den ansvarliges arbeidsordreliste når startdato er passert.
På alle arbeidsordrer kan det legges til relevante kommentarer og dokumentasjon, føres arbeidstimer, faktureringsinformasjon og registrere de ulike ansvarlig utførende, m.m. Hva som skal registreres på arbeidsordrene er opp til den enkelte enhet og arbeidsflyten i Plania vil være avhengig av den enkeltes enhets arbeidsprosesser.
Alle brukere har også et utvidet ansvar for å kvalitetssjekke at informasjonen som er lagt inn i Plania for de ulike objektene er riktig. Dette kan typisk være informasjon som geodata, kontaktpersoner, tilhørende FDV-dokumentasjon, bilder, m.m. Ved feil meldes dette til nærmeste leder eller fagsystemansvarlig for Plania.
Leders ansvar
Det er leders ansvar eller den leder setter ansvaret til, å se til at enhetens oppgaver og arbeidsprosesser er definert i Plania for sitt fagansvar. Alle relevante periodiske rutiner for anlegg eller bygg som enheten har ansvar for skal settes opp med riktige frekvenser, tidsfrister og ansvarlig utførende. Leder er også ansvarlig for å sjekke at både periodiske oppgaver og ad hoc oppgaver utføres innen gitt tidsfrist. Hvis behov kan det også kobles på sjekklister på de periodiske rutinene.
Opprettelse av sjekklister kan kun gjøres av brukere med utvidet tilgang i Plania. Dette vil typisk være byggforvaltere, driftsledere, m.fl. Utførende driftsoperatører o.l. vil ikke ha tilgang til å opprette sjekklister, men de vil kunne søke opp og legge til ved behov. Sjekklister kan settes opp til å være obligatorisk for utfyllelse før arbeidsordre kan ferdigmeldes.
Leder er også ansvarlig for å sjekke at oppdrag er utført innen tiden.
Plania leverandør info
Eiendom: Hovedprosessen
Prosjektprosessen i Parkering