Gjelder for

Ansatte på regnskap som skal overføre fakturaer fra Visma Enterprise fakturabehandling til Visma Enterprise økonomi.

 

Beskrivelse

Det er egen serverjobb som overfører fakturaer fra fakturabehandling til økonomi. Jobben går 20 min over hel, fra kl 0820 til kl 1520 mandag til fredag. Tar med alle selskaper (minus Avfall Sør-selskapene).

 

Hvis fakturaperioden er stengt i økonomi:

Selskapene fra 25-70 og 81-96 har automatisk overføring av disse til eldste åpne periode.

Selskap 1 har ikke dette; det skyldes mulighet for tap av momskomp.

Fakturaer i s. 1 som ikke er overført på serverjobben må overføres manuelt.

 

Manuell overføring

Manuell overføring må ikke foretas mellom 18 og 25 min over hel time i arbeidstiden (pga serverjobben, den går 20 min over hel time).

 

I overføringsbildet:
Huk av for «Bruk fakturaens periode».

Huk av for «Bruk dato».

Bilagstype skal være 30.

 

Overfør faktura; knapp nederst til høyre. Forhåndsvisning.

Kjør en første overføring med huk på «Bruk fakturaens periode». Da får vi unna alle som ikke er problem i forhold til periode.

 

Fakturaer som ikke er overført automatisk:

Det må vurderes hvilken periode fakturaene skal overføres til.

Det er lurt å skrive inn en fakturaperiode øverst til venstre. Huk så av for «Periode» og velg perioden som de skal overføres til. Gjør på samme måte med resten av fakturaperiodene.

 

 

Vurdering av periode som skal velges

Det er veldig kort foreldelse på momskomp i kommunen. Fakturaer fra en to måneders periode må komme med senest i neste to måneders periode for at momskompen ikke skal bli foreldet. Matrisen under viser dette.

 

Dersom faktura ikke inneholder momskompkodene 991 til 995, så kan de bare overføres til eldste åpne periode. Det skaper ingen problemer.

 

Fakturaperiode	Siste periode for overføring	Siste periode stenges	Momskomp- oppgjør starter («siste periode»)	Momskomp- oppgjør ferdig
1-2	4	16. mai	Ca 1. juni	Ca 5-8. juni
3-4	6	16. juli	Ca 20. aug	Ca 26-28. aug
5-6	8	16. september	Ca 1. okt	Ca 5-8. okt
7-8	10	16. november	Ca 1. des	Ca 5-8. des
9-10	13	16. januar	Ca 25. jan	Ca 5. feb
11-13	2	16. mars	Ca 1. april	Ca 5-8. april

 

Dersom «siste periode for overføring» er stengt, så har vi fremdeles dagene frem til momskomp-oppgjøret starter til å få med fakturaer hvis det er nødvendig. Avtales med Reidun.

 

Hvis «siste periode» er stengt, men før momskomp-oppgjøret er startet:

Åpne perioden i økonomi, klikk på «huset» for oppdatering av perioden i skjermbildet ditt. Avslutt fakturabehandling og åpne denne igjen. Overfør faktura til aktuell periode. I økonomi må det etterpå kjøres en oppdatering/posteringsrunde. Når denne er ferdig stenges perioden igjen (obs viktig).

Hvis «siste periode» er stengt, og momskomp-oppgjøret er ferdig:

Alle disse overføres til eldste åpne periode. Momskompen er foreldet og disse vil senere bli tilbakeført.

 

Melding i rødt

Dersom det kommer en melding i rødt «Det finnes fakturaer med feil: Disse er ikke merket» når det er huket av for «Periode», så må det sendes bilde av disse fakturaene til Marzena eller Hege.  Det er sannsynligvis feil mellom beløp som er kontert og beløp på faktura.

 

Oppdatere sitt eget skjermbilde

Dersom du har åpnet en sperret periode, må du friske opp skjermbildet ditt før du kan kjøre en oppdatering. Det enkleste er å klikke på «huset» øverst i skjermbildet. Da frisker du opp din egen sesjon av Visma økonomi. Alternativt kan du avslutte økonomi og så åpne økonomi igjen.