Hensikt
Hensikten med dokumentet er å beskrive prosedyrene som sikrer at Kristiansand kommune til enhver tid har en korrekt, oppdatert planbase og planregister av høy kvalitet.
Gjelder for
Dette dokumentet gjelder for alle medarbeidere i Avdeling for geografisk informasjon - heretter kalt for «GI planforvaltning».
Ansvar for gjennomføring
Leder for geografisk informasjon, har ansvar for at prosedyren gjennomføres. Arbeidsgiver har videre ansvar for at prosedyren er kjent. Ansatte skal følge den.
Beskrivelse
Før oppstartsmøte
GI planforvaltning kontaktes av planavdelingen for avklaring av
- Plan ID
- Plannavn
- Planomriss
1. Tildeling av planID
PlanID tildeles fortløpende og legges inn i regnearket N:\Kartdata\Digitale data\PLANER\Planoversikt\Oversikt plannavn – fra 2020.xls
2. Plannavn
Kilder til plannavn.
3. Planomriss
GI Planforvaltning kvalitetssjekker forslag til planomriss mot:
- Eiendomsgrenser for gjeldende område
- Eksisterende planer i reguleringsplanbasene.
GI planforvaltning gir tilbakemelding til saksbehandler hvis forslag til planomriss ikke er hensiktsmessig.
Etter oppstartsmøte
Saksbehandler på planavdelingen gir tilbakemelding til GI planforvaltning når oppstartsmøte er gjennomført og om det er gjort endringer etter oppstartsmøte, i forhold til plannavn og planomriss.
Når forslagsstiller varsler oppstart, kontakter saksbehandler GI planforvaltning.
- Følgende egenskaper legges inn:
- PlanID
- Plannavn
- Planstatus (1 - Planlegging igangsatt)
- Saksnummer fra P360 og eByggesak
- Saksbehandler
Saksbehandler i planavdelingen kontrollerer at plankartet kun viser juridisk informasjon og sjekker at tittel på plankartet er riktig og at basiskartet ikke er eldre en 6 måneder.
GI planforvaltning sjekker og utførere følgende:
- Sjekker teksthode i sosifilen:
- Produktspesifikasjon 20190401
- Sosiversjon 4.5
- Koordinatsystem:
- Horisontalt: UTM sone 32 basert på EUREF89
- Vertikalt: NN2000
- Sjekk av temakoder
- Sosifila sjekkes i SOSI-kontroll fra kartverket.
- Sosifila importeres til quadribase i Gisline
- Datakontroll kjøres
- Kontrollsett QMS
- Kontrollsett Reguleringsplan
- Visuell sjekk av quadribase mot plankartet i PDF
- Arealformål og juridiske linjer er identiske
- Planomrisset kontrolleres mot omrisset som ligger i oppstartsbasen
- Sjekk av tegnforklaringen på plankartet
- Plannavn
- Planid
- Kommunevåpen
- Nordpil
- Koordinatsystem
- Uttrekksdato for basiskart
- PDF plottes ut for kontroll.
- Kontroll av plankart og basiskart
- Basiskartet er i gråtone (RGB 153-153-153) uten fylte flater
- Basiskartet består av følgende kartbaser
- Høydekurver og forsenkningskurver
- Stedsnavn
- Eiendomsgrenser
- Bygninger
- Bygningsmessige anlegg
- Veger
- Gnr/bnr
- Bekker
- Stier
Reguleringsplan med basiskart tegnes ut slik på PDF i vektorformat:
- Reguleringsplankart med flater og tekst, så
- Basiskart i gråtone, så
- Reguleringsplankart uten flater, kun med linjegeometri og tekst.
- Basiskartet må fylle hele plankartet.
GI planforvaltning gir tilbakemelding via epost til saksbehandler i planavdelingen med merknader om hva som må rettes opp.
Når planen legges ut til høring
Saksbehandler på planavdelingen gir beskjed til planforvaltning når planen skal ut på høring.
Saksbehandler på planavdelingen sender følgende på epost til GI planforvaltning:
- Plankart og sosifil
- Dato for annonse i avisen
- Høringsperiode - vedtak
- GI Planforvaltning oppdaterer høringsbasen med gjeldende plan, senest innen dagen før den skal på høring.
- Endrer status i planregisteret til: 2 – Planforslag
- Saksbehandler på planavdelingen sjekker på kommunens hjemmeside at planen ligger på kommunens kartløsning.
- Planen blir liggende i høringsbasen frem til planen er godkjent og lagt inn i reguleringsbasen. Da tas planen ut fra høringsbasen.
Før sluttbehandling
Samme prosedyre som ved første gangs behandling
- Dato for basiskart sjekkes - skal ikke være eldre en 6 måned.
Etter sluttbehandling
Saksbehandler på planavdelingen gir beskjed til GI planforvaltning når planen er vedtatt i Bystyret.
Saksbehandler på planavdelingen sender følgende på epost til GI planforvaltning:
- Vedtak
- Vedtatt reguleringsplan
- Gjeldende bestemmelser
- Planbeskrivelse
- sosifil
- Vedtatt reguleringsplan legges inn i reguleringsplanbasen innen 8 dager etter politisk vedtak i Bystyret.
- Hvis reguleringsplanen har i flere nivåer legges de inn i basen i samsvar med vertikalnivået.
- Planregisteret oppdateres:
- Endrer planstatus til: 3 - Endelig vedtatt arealplan.
- Ikrafttredelsesdato – dato når planen ble vedtatt i bystyret.
- GI planforvaltning gjør følgende oppdateringer på bestemmelser og plankart:
- Nederst på bestemmelsene tilføyes:
Godkjent av Bystyret i Kristiansand den 31.01.2021 som sak nr.
(sak nr hentes fra saksprotokollen under 2. Bystyret)
Plan- og bygningssjefen.
- Tegnforklaringen på plankartet oppdateres med datoer fra 2. gangs behandling og dato når planen ble godkjent i bystyret.
- Følgende plandokumenter (i pdf-format) lastes inn i planregisteret:
«Vedtaksdokumenter»
- Saksprotokoll fra bystyret - navnes: V+planID (V står for vedtak) med dokumenttype: Vedtak
- Planbeskrivelse - navnes: PB+planID med dokumenttype: Planbeskrivelse
- Plankart - navnes: DR+planID (DR står for detaljregulering) med dokumenttype: Arealplankart
- Reguleringsbestemmelser - navnes RB+planID med dokumenttype: Bestemmelser
«Gjeldende bestemmelser»
- Reguleringsbestemmelser legges også inn under «Gjeldende bestemmelser» og navnes RB+planID+vedtaksdato (eks: RB1535_16082021). Dokumentet lagres som pdf.
- Hvis den vedtatte planen erstatter delvis en gammel plan så endres det også i planregisteret.
- GI planforvaltning gir beskjed til saksbehandler i planavdelingen for kontroll av plan og planregister.
Etter klagebehandling
- Planomriss slettes fra oppstartsbasen (4204_regplan_oppstart) når planen endelig er vedtatt og klagefrist gått ut.
Definisjoner
- Reguleringsplan er en plan som er bindende for fremtidig arealbruk og bebyggelse innenfor et nærmere avgrenset område. Reguleringsplaner brukes i kommunal planlegging.
Vedlegg og referanser