UNDER UTARBEIDELSE

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at byggesaksavdelingen gjør en systematisk læring minst en gang i året. Se også Deminghjulet og Ti trinns prosessen i slutten av prosedyren. Denne prosedyrener en anbefalt metodikk for hvordan evaluere.

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder primært for leder som skal gjennomføre evalueringen. Alle alle ansatte i enheten kan bidra.

 

Ansvar for gjennomføring

Arbeidsgiver har ansvaret for gjennomføringen.

 

Beskrivelse

1. Forberedelse til evaluering

Leder sørger for tilbakemelding fra interne og eksterne samarbeidspartnere.

Statistisk grunnlag fra kostra og eByggesak, samt andre andre kilder bør samles og systematiseres.

 

2. Innkalling til evaluering

Minst en gang per år, gjerne i slutten av året, før det skal lages ny årsplan og når tall for tredje tertial foreligger, innkaller leder til evaluering. Alle i enheten innkalles. Innspill til tema inviteres til.

 

3. Selve evalueringen

Presentasjon av trender sammeliknet med tidligere år og sammenliknet med de mål og planer enheten har satt for seg selv.

- Hva har fungert bra?

- Hva kan vi gjøre enda bedre?

 

Typiske gode spørsmål i en evaluering

1. Har vi oppnådd målene (som skal være tallfaste, tidsfestede og fremtidsrettede samt gi gode indikatorer for kjernen i virksomheten)? 
2. Hvordan har eksterne og interne samarbeidspartnere følt seg ivaretatt? Er de fornøyde? Har de innspill til ting som kunne ha vært gjort annerledes?  
3. Har vi anvendt en god praksis/ rutiner i arbeidet vårt? Hvilken arbeidsform, metoder og teknikker er brukt og hva er erfaringene? 
4. Har vi fulgt virksomhetens systemer, policyer, rutiner og instrukser? Hvordan har det fungert og har vi noen innspill til forbedring?
5. Har det oppstått noen avvik? Er de logget og lært av? Preventive og korrektive tiltak iverksatt? Har vi nå i etterkant noen tanker om hvordan disse kunne vært unngått?
6. Har vi gjort oss erfaringer som kan være nyttig for andre deler av virksomheten eller senere prosjekter?

 

4. Oppsummering og konklusjon

Basert på overnevnte svar, bør følgende evalueres:

• Årshjul neste år
• Prosedyrer, sjekklister, jobbeskrivelser
• IT systemer
• Mål og planer

 

Definisjoner

Evaluering: Evaluering er å gi en kvalitativ beskrivelse og bedømmelse av hvordan enheten løser sin oppgave. Evaluering gjennomføres årlig for å sjekke om enheten har oppnådd den kvalitet og den kvantitet som er forventet av enheten i forhold til lovpålagte frister.

 

Vedlegg: Deminghjulet

Vedlegg: Deminghjulet

 

 

 

 

Vedlegg: 10 trinns analyse problemløsning