Kjøp av helse- og sosialtjenester er underlagt Lov om offentlige anskaffelser [anskaffelsesloven] med tilhørende forskrifter.
Kontraktsoppfølgingen skal sikre at tjenestene leveres i henhold til lovverket, og med den kvaliteten og pris som er avtalt.
Private virksomheter som tilbyr helse- og omsorgstjenester er selvstendige rettssubjekter, og den ansvarlige for virksomheten har det overordnede ansvaret for styringssystemet. Dette gjelder uavhengig av om den private virksomheten yter helse- og omsorgstjenester etter avtale med kommunen. Kommunens frihet til å inngå avtaler med private ledsages imidlertid også av et ansvar for å følge opp og kontrollere om tjenestene leveres i tråd med avtalen (Veileder til forskrift om ledelse og kvalitetsforbedringi helse- og omsorgstjenesten).
Kontraktsoppfølgingen kan grovt sorteres i to områder:
1. Oppfølging av leverandøren:
Innebærer blant annet at oppdragsgiver kontrollerer lovmessige forhold knyttet til for eksempel brannsikring, lønn/sosial dumping, kvalitetssikringssystemer, internkontroll, HMS med videre.
2. Oppfølging av leveransen
FORBEREDELSER
Oppdragsgiver er lovpålagt å sørge for faglige forsvarlige tjenester. Kontraktsoppfølging må legges opp slik at kommunen (oppdragsgiver) har betryggende kontroll med at tjenesten som leveres er i tråd med avtalen og gjeldende lover og regler. For å dimensjonere oppfølgingen gjennomføres det en risikovurdering. Risikovurdering skal gjøres løpende i avtaleperioden, slik at oppfølgingen er i tråd med risikobildet til en hver tid. Avtalen mellom partene bør beskrive hovedpunktene i kontraktsoppfølgingen, og oppfølgingen må derfor planlegges før avtalen inngås.
Spesielt for avtaler med private tilbydere av BPA: Enhetsleder habilitering barn og unge kalles inn til kontraktsoppfølgingen. Se pkt. c. under tema for kontraktsoppfølgingen.
Oppfølgingen dokumenteres i: Kontraktsoppfølgingsskjema.
Rusfaglig forum har utarbeidet en tilleggsbeskrivelse:
KONTRAKTSOPPFØLGINGEN BESTÅR AV:
1. Dokumenter: Avtaleparten blir bedt om å oversende ulike dokumenter som viser hvordan tjenesten det er avtale om leveres. Dette kan være årsrapporter, årsregnskap, månedsrapporter, brukerundersøkelser eller annet.
2. Kontraktsoppfølgingsmøter: Partene treffes og gjennomgår de relevante forholdene ved avtalen, lovoppfyllelse og eventuelt andre forhold som er av betydning for tjenesteleveransen.
3. Stedlige tilsyn: Kommunen kan gjennomføre stedlig tilsyn og møte bruker minst en gang hvert halvår. Dette også for å kunne høre bruker selv/ observere hvordan bruker ser ut til å trives og være ivaretatt.
4. Ytterligere kontroll: Kommunen kan gjennomføre tilsyn/ytterligere kontrollaktiviteter, innhente tilbakemeldinger fra brukere ol. for å ivareta sin kontrollplikt med leverandøren og leveransen.
Oppfølgingen kan bestå av en eller flere av disse punktene, avhengig av hvilken risiko det er forbundet med avtalen. Kontraktsoppfølgingsmøter vil som hovedregel alltid være nødvendig i avtaler om kjøp av helse- og sosialtjenester.
TEMAER FOR KONTRAKTSOPPFØLGINGEN:
1. Oppfølging av leverandøren:
a. Lønns- og arbeidsvilkår:
- Er Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ivaretatt?
- Gyldige arbeidsavtaler, tarifflønn, godkjente turnuser, politiattester, taushetserklæringer mm.
- Har leverandøren et tilfredsstillende HMS-system som fungerer i praksis?
b. Kvalitetssikringsssystemet:
- Har leverandøren et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som fungerer i praksis?
- Avviksbehandling, avvikskultur, behandling av klager – både system og innhold er naturlig tema.
c. Private tilbydere av BPA
- Er arbeidet innrettet i henold til krav i kapittel 9? Rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor enkelte personer med psykisk utviklingshemning
(helse- og omsorgstjenesteloven).
2. Oppfølging av leveransen:
- Leveres tjenesten i tråd med avtalen og konkurransegrunnlaget?
De aktuelle kvalitetskravene som er omtalt i avtalen, konkurransegrunnlaget og tilbudet følges opp. Risikovurderingen vil være grunnlaget for hvilke områder av avtalen som bør ha særlig fokus.
- Leveres tjenesten i tråd med lovene som regulerer tjenestene og eventuelt politiske vedtak knyttet til tjenesteleveransen?
Risikovurderingen er grunnlaget for hvilke deler av aktuelle lover som bør ha fokus.
- Brukermedvirkning og undersøkelser
Etterspør resultater fra leverandørens arbeid med brukermedvirkning og brukerundersøkelser. Risikovurderingen er grunnlaget for om oppdragsgiver på selvstendig grunnlag skal hente inn brukererfaringer med tjenesten.
Stedlig tilsyn og besøk til/og (når mulig) samtale med bruker minst en gang hvert halvår.
- Informasjonssikkerhet i systemer og praksis
Er informasjonssikkerhet tilfredsstillende ivaretatt av leverandøren.
Norm for informasjonssikkerhet i helse- og omsorgs- og sosialsektoren.
- Faktureres/utbetales det som forutsatt?
- Mengde og pris følges opp.
- Benyttes underleverandør(er)?
Det skrives referat fra møtene som arkiveres i tråd med gjeldende rutiner (lagres i Public 360).
Henvisninger:
Veileder for kjøp av helse- og sosialtjenester, Difi
Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser, Difi
Se:
Henvisning:
HM - Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter
Lov om offentlige anskaffelser [anskaffelsesloven]
Om kommunens ansvar for forsvarlig tjenestetilbud § 3-1 og kapittel 9 i Lov om kommunale helse- og omsorgstjenster m.m. i HM - Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven)