Piggdekkgebyr - etablering, beregning og gjennomføring v. 1.0

Hensikt

Forvaltning av "Forskrift om gebyr for bruk av piggdekk og tileggsgebyr" og "Forskrift om innføring av gebyr for bruk av piggdekk og tilleggsgebyr, Kristiansand kommune" 

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder for ledere og saksbehandlere i Parkeringsenheten som er involvert i denne prosessen.

 

Ansvar for gjennomføring

Leder for parkeringsenheten har ansvar for at prosedyren fins og blir gjennomført. Arbeidsgiver har videre ansvar for at prosedyren er kjent. Ansatte skal følge den. 

 

Beskrivelse

1. Planlegging med innspill til budsjettet - behov knytter seg til 

2. Innspill til budsjett 

Vurderes i forhold til årlig politisk vedtak vedrørende piggdekkgebyr.

  • Driftsdel

  • Investeringsdel 

  • Detaljer for infrastruktur som må vurderes inn i budsjettet og planlegges for. 

  • Skilting – vedlikehold, utsetting, endringer i skiltplan. På grunnlag av sesongevaluering (se punkt 15). 

  • Betalingsløsninger – endringer, utfasinger og nyanskaffelser. På grunnlag av sesongevaluering (se punkt 15).

  • Metodikk for estimering av solgte piggdekkoblat. 

3. Gitt at det foretas en konkret endring i veinettet som medfører behov for endret skilting 

  • Hva medfører endringen i forhold til nødvendig trafikksikker stopp plass? 

 

4. Betalingsløsning - anskaffelse, utfasing eller løsning som ikke fungerer tilstrekkelig? 

  • Må det opprettes et prosjekt? Prosjektmetodikk - Generell beskrivelse av kommunens valgte prosjektmetodikk

    • Ved full anskaffelse opprettes prosjekt i henhold til vedtatte prosjektprosess og forankring 

      • Prosjektportalen 

      • Prosjekt: DIFI prosjektveileder 

      • Rutiner for daglig drift etableres som en del av sluttrapport. 

      • Ved endringer i eksisterende betalingsløsning som medfører bruk av ressurser og/eller har kostnader opprettes et tiltak i henhold til vedtatte retningslinjer og forankring. 

      • Endring i rutiner for daglig drift etableres som en del av sluttrapport

 

5. Gitt at det foretas en endring i lover eller forskrifter med konsekvenser for forvaltningen av piggdekkgebyr 

  • Hvilke endringer er gjort og hva er hensikten med endringen? 

  • Hvilke konsekvenser har endringen for drift? 

  • Hvilke økonomiske konsekvenser har endringen? 

 

6. Sjekk ut overordnede planer 

 

7. Dialog med grunneier der informasjonsskilt og stopp plass etableres 

  • Kommune 

  • Statens vegvesen 

  • Fylket 

  • Private grunneiere 

 

8. Etablering av stopp plass med informasjonsskilt og eventuell automat for betaling av piggdekk gebyr

Følgende momenter må tas hensyn til ved etablering av stopp plass:

  • Skal være på en trafikksikker lokasjon i forkant av gebyrsonen.
  • Sjåføren må ha mulighet til å snu kjøretøyet på en trygg måte hvis han ombestemmer seg
  • Plasseres slik at inn- og utkjøring kan skje på en trygg måte uten at den øvrige trafikken blir forstyrret. .
  • Sjåføren skal kunne lese informasjonsskiltet fra kjøretøyet
  • Stopp plassen må være slik at det er trygt for sjåføren å forlate kjøretøyet for å lese informasjonsskiltet.
  • Skilt og automat må ha tilstrekkelig fundament slik at det står trygt i forhold til vær og vind.

Prosess for opprettelse: 

  1. Sjekk overordnede planer og kart 

  2. Kartlegg grunneiere 

  3. Kontakt grunneiere for avtale om å kunne etablere nødvendig skilting 

  4. Endring i skiltplan gjennomføres i samarbeid med Veienheten 

  5. Veienheten sender skiltplan til godkjenning hos Statens Vegvesen 

  6. Utsetting av skilter i henhold til ny skiltplan. Avklare med Statens Vegvesen hvem som skal sette disse ut. Statens Vegvesen bestemmer om de skal sette ut alle skilter selv eller om Ingeniørvesenet kan utføre hele eller deler av jobben. 

  7. OBS! må planlegges i god tid da endring av skilting erfaringsmessig kan ta mye tid som følge av mange ledd (Skiltplan, godkjenning, bestilling, produksjon, utsetting) 

 

9. Avvikling av stopp plass 

  • Endring i skiltplan gjennomføres i samarbeid med Veienheten 

  • Veienheten sender skiltplan til godkjenning hos Statens Vegvesen 

  • Innhenting av skilter i henhold til ny skiltplan. Avklare med Statens Vegvesen hvem som skal fjerne disse. Statens Vegvesen bestemmer om de skal organisere dette selv eller om Ingeniørvesenet kan utføre hele eller deler av jobben. 

  • Kontrollere om det er andre ting med infrastrukturen på plassen som må endres som følge av at den ikke skal brukes til formålet lenger. 

  • Informer grunneier om nødvendig. 

10. Informasjon og kommunikasjon 

  • Etablere og gjennomføre kommunikasjonsplan i samarbeid med kommunikasjonsavdelingen 

    • Informere og forberede innbyggertorget i henhold til  Leveringsavtale mellom Innbyggertorget og Parkeringsenheten. 

    • Informere og forberede parkeringsbetjenter, tekniskavdeling og stab i Parkeringsenheten  

    • Intern kommunikasjon i forkant av sesongoppstart 1. november 

    • Ekstern kommunikasjon ved sesongoppstart 1. november 

    • Intern kommunikasjon i forkant av sesongslutt første søndag etter påske.

    • Ekstern kommunikasjon ved sesongslutt første søndag etter påske. 

  • Dialog med Statens vegvesen og Ingeniørvesenet vedrørende klargjøring av skilting ved sesong start og lukking og innhenting ved sesong slutt.

 

11. Daglig drift

Informasjon om hvordan publikum skal forholde seg til piggdekkgebyret ligger på nettsiden kristiansand.kommune.no/pigg.

Følgende systemer brukes for betaling og oppfølging av piggdekkgebyr:

  1. EasyPark - dag-, måned- og sesongoblat.
  2. Parka - kundeportal - måned- eller sesong oblat. Betaling via kort (PayEx) eller faktura
  3. Automat - dagsoblat for ett, to eller tre døgn
  4. PocketControl - for kontroll av betalte oblat
  5. Pilen - forvaltning av tileggsgebyr

Systemene følges opp på følgende måter:

  • Avstemming av solgte oblat vs innbetalinger via Parka, PayEx, EasyPark og Automat. Se kapittel for månedsavstemming i Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig) for avstemmingsrutine.
  • Vedlikehold og oppfølging av produktet piggdekkoblat i Parka
  • Bistå kunder i å legge inn nye avtaler i Parka/kundeportal ved behov, herunder ikke digitale kunder og bedriftskunder med stor bilpark.
  • Oppfølging PayEx - oppfølging av transaksjonsoversikt i PayEx og Parka. Kontrollere at alle transaksjoner har avklart status. Kansellere transaksjoner som henger i PayEx - sjekkes opp mot Register i Parka. Kontrollere transaksjoner som har status: "Ready for capture" og foreta handling utifra om transaksjonen skal belastes eller kanselleres.
  • Oppfølging EasyPark - Månedlig avstemming EasyPark oppgjør. Oppgjør innen den 15. påfølgende måned. Forvalte løsning i samarbeid med leverandør. EasyPark håndterer i utgangspunktet alle kundehenvendelser og forvaltning av solgte oblat. Parkeringsenheten svarer på enkle spørsmål og henviser videre til EasyPark ved behov.
  • Oppfølging Automatbetaling - samarbeid med teknisk avdeling vedørernde drift og oppfølging. 
  • Oppfølging PocketControl - samarbeid med Giant Leap om beste løsning for beste brukergrensesnitt for trafikkbetjentene. Betjentene følges opp for å sikre at løsning fungerer og brukes riktig i henhold til prosedyre for kontroll og håndheving av piggdekkgebyr.

 

12.Tileggsgebyr for manglende betaling av piggdekkgebyr

Gjennomføres av Kontroll og håndhevingsavdelingen, Parkeringsenheten, i henhold til Tilleggsgebyr for manglende betaling av piggdekkgebyr - arbeidsrutine for

13. Klagebehandling

 Gjennomføres av Stab, Parkeringsenheten i henhold til prosedyre Piggdekkgebyr - klagebehandlingsprosedyre

 14. Sesongevaluering

  • Gjennomføre evaluering av de forskjellige punktene i prosedyren etter sesongen er avsluttet.
  • Gjøres på grunnlag av de erfaringer og korreksjoner man har løpet av sesongen.
  • Evaluering lages som en rapport som skal være klar innen 30. april. Rapporten brukes som grunnlag for planlegging av neste sesong og rapportering til aktuelle interessenter i administrasjonen og/eller politikere.
  • Det er viktig at planlegging starter umiddelbart på grunn av eventuelle behov for endringer i forskrift, skiltplan, gebyrsone, betalingssystemer, fagsystemer eller infrastruktur. Alle endringer her krever innspill og bistand fra eksterne aktører og tar tid å gjennomføre. Endringer må være ferdige i god til til ny sesongstart.

Definisjoner

  • Ingen

 

Vedlegg og referanser