Hensikt
Sikre at scannet post blir registrert i rett journal i hspro.
Gjelder for
Merkantil på alle Familiens hus.
Ansvar for gjennomføring
Merkantil, avdelingsledere og enhetsleder.
Beskrivelse
Mottak av scannet post:
- All papirpost blir scannet inn av dokumentsenteret til mappen Hspro utforsker.
- Dokumentene blir liggende i hovedmappa og/eller mappen "Post fra dokumentsenteret".
- Post som er sendt elektronisk i hspro, feks henvisninger til familieveiledere og fysioterapeuter kommer også inn her.
- Mappene må sjekkes hver dag.
Fordele post til riktig hus:
- Fagapplikasjoner - Hspro utforsker
- Åpne et og et dokument og flytt over til riktig mappe; Øst, Vest, Sentrum, Lund eller Vågsbygd. Man prioriterer å fordele de som hører til eget hus, men har man tid fordeler man til andres hus også.
- Inne i egen mappe flyttes dokumentene videre over til mappen "skanning-post" og det er inne i den mappen man jobber med dokumentene.
Registrere dokumentet i journal:
- Åpne et dokument og se hvilken person det gjelder.
- Hspro - gå til fanen journal; Søk opp riktig journal, (helsestasjon, skole, svangerskap, generell eller fysioterapi), og trykk på navnet for å åpne journalen.
- Trykk på "ny kontakt", velg kontakttype "Brev inn".
- Skriv i kommentarfeltet hva det gjelder (feks epikrise, hørselsscreening, møtereferat osv.) og "lagre".
- Endre til riktig dato (når dokumentet er scannet).
- Legg inn avsender ved å trykke på "adressereg" eller "instans", søk feks: sørlandet sykehus, trykk på navnet og velg riktig avdeling, feks barnehabilitering og "lagre".
- Trykk så på "vedlegg" og "legg til", trykk på knappen med tre prikker og velg riktig fil. Skriv inn tittel, feks møtereferat.
- Trykk på forhåndsvisning og sjekk at riktig dokument er lagt inn. Lukk dokumentet og "lagre".
- Huk av i den lille firkanten og trykk på "angi som hoveddokument".
- Trykk så på "kontaktinfo", trykk ja eller nei på arkiver ut ifra rutiner om hvilke dokumenter som skal arkiveres eller ikke, huk av for "utført" og trykk "nei" på spørsmålet om du vil signere kontakten.
- Dokumentet er nå lagt inn i journal i hspro og kan slettes fra mappen "hspro utforsker".
Kontakten vil nå komme opp i listen over usignerte kontakter hos den ansvarlige ansatte, som da har ansvar for å lese dokumentet og signere kontakten. Gjelder det innhenting av opplysninger fra barnevernstjenesten eller møteinnkallinger, skal det sendes en internmld til den ansatte med link til journalen, for å unngå at noe glipper.
Er det henvisninger til familieveileder eller fysioterapeut, opprettes det først ny journal og så legger man inn dokumentet. Send internmld til ansvarlig. Følg interne rutiner per hus ift hvem som er ansvarlig.
Når man har mottatt journaler i skannet-post mappen, må man først opprette ny journal før man kan legge inn dokumentet.