Gjeldsrådgivning - Rutiner ved henvendelser v. 1.5

Hensikt

Dette dokumentet beskriver rutinene for å sikre at innbyggere som ønsker å komme i kontakt med gjeldsrådgiver, får tilgang til tjenesten på en effektiv og hensiktsmessig måte.

 

Gjelder for

Denne rutinen gjelder for alle ansatte i Innbyggertorget.

 

Ansvar for gjennomføring

Arbeidsgiver er ansvarlig for implementering og vedlikehold av denne rutinen.

 

Beskrivelse

 

Rutiner ved henvendelser til gjeldsrådgivningstjenesten

 

1. Henvendelser fra brukere eller samarbeidsinstanser uten avtale:

  • Dersom bruker eller samarbeidsinstans henvender seg i skranken til Innbyggertorget og ønsker å snakke med en gjeldsrådgiver, skal de ansatte notere navn og personnummer.
  • Muntlige henvendelser til gjeldsrådgiver:
    • Opprett et Word-dokument med navnet "Gjeldsrådgivningssak".
    • Lagre dokumentet i Teams.
    • Last opp dokumentet til Public 360 under "Generelle henvendelser".
    • Journalnotater skal skrives under dokumentmappen i Public 360.

 

2. Henvendelser fra brukere eller samarbeidsinstanser med pågående sak:

  • Ved levering av dokumentasjon til en pågående sak, skal de ansatte oppfordre bruker til å levere fullstendig dokumentasjon.
  • De ansatte skal notere brukerens personnummer for å kunne søke opp saken i Public 360 og forberede saken før gjeldsrådgiver kontaktes.
  • Dersom gjeldsrådgiver ikke er tilgjengelig, skal de ansatte informere brukeren om nødvendig dokumentasjon. En liste over nødvendig dokumentasjon er tilgjengelig i skapet bak Arvid ved skranken. Det er viktig å sikre at eventuell fullmakt er fullstendig utfylt.
  • Dokumentasjonen skal legges i en konvolutt og plasseres i posthyllen merket "Gjeldsrådgivning".
  • E-postadresse til gjeldsrådgiver skal ikke utleveres til bruker/samarbeidsinstans. Dersom bruker ønsker å levere dokumentasjon digitalt, kan de benytte eDialog.

 

3. Utlevering av brev til bruker/samarbeidsinstans ved fravær:

  • I enkelte tilfeller kan det være avtalt at bruker/samarbeidsinstans skal hente brev ved Innbyggertorget i gjeldsrådgivers fravær.
  • Slike brev skal oppbevares i hovedskranken.
  • De ansatte skal merke brevene med dato, klokkeslett, ansvarlig gjeldsrådgiver, navn på mottaker og avtalt hentetidspunkt.

 

4. Fravær blant gjeldsrådgivere:

  • Dersom alle gjeldsrådgiverne er fraværende, skal skranken og sentralbordet informeres.
  • Leder for skranken og sentralbordet har ansvar for å videreformidle fraværet til de berørte parter.
  • Fravær skal registreres i Outlook.
  • Det er leders ansvar å informere de som trenger beskjed om sykefravær.
  • Informasjon om Katrine sin reduserte arbeidsdag er tilgjengelig i Outlook.

 

Vedlegg

 

Definisjoner

  • Gjeldsrådgiver: En ansatt i kommunen som tilbyr rådgivning og veiledning til innbyggere med økonomiske utfordringer.
  • Innbyggertorget: Kommunens servicesenter for innbyggere.
  • Public 360: Kommunens sakssystem.
  • eDialog: Kommunens plattform for sikker digital kommunikasjon.