Hensikten med dette dokumentet er å sikre at en optimal og lik måte å utføre justeringsrett på. Det er aktuelt ved inngåelse av avtale med utbygger slik at innbetalt MVA for anlegg som overtas av kommunen tilbakebetales til utbygger (overdrager) og kommunen.
Dette dokumentet gjelder alle ledere og andre ansatte som er involvert i prosessene.
Arbeidsgiver er ansvarlig for at prosedyren fins og er ansvarlig for å informere de ansatte om den og invitere til forbedringsforslag. De ansatte er ansvarlige for å følge den.
|
Utføres av |
Nr. |
Aktivitet |
Referanse |
|
For info |
1. |
Forutsetninger for inngåelse av avtale • utbyggingsavtale for området er inngått • anlegg ferdig etter 2008 • innbetalt MVA overstiger 100.000 • overtakelsesavtale er inngått. Det er en forutsetning for overtakelse at all grunn er overført til kommunen
• avtalen gjelder for infrastruktur som er overtatt av kommunen dvs, veianlegg, vann- og avløpsanlegg og grønnstruktur (friområder, lekeplasser og parker), den gjelder ikke lekeplasser som ligger på privat grunn.
• kommunen beholder 25% av tilbakeført moms minimum 100.000.
• nødvendige underlagsmateriale skal være sendt kommunen senest 15. oktober.
|
|
|
Utbygger |
2. |
Innsending av grunnlagsmateriale Grunnlags materiale sendes inn samlet til utbyggingsstab Bilag kan leveres i papirformat, samlet i mappe øvrige dokumenter skal leveres digitalt.
Følgende materiale skal leveres: • Kopi av godkjent reguleringsplan, utbyggingsavtale og overtakelsesavtale. • Utfylt avtale for justeringsrett i henhold til mal • Spesifikasjon ved overføring av justeringsrett basert på vedlegg i avtalemalen. Det lages en oppstilling for momskompensasjon (vei, grøntstruktur, annet) og en for momsrefusjon (vann og avløp)
• Sammenstilling av fakturaer i Excel-format, alle nødvendig bilag og underbilag. Sammenstilling skal vise skjønnsmessig fordeling.
• Dokumentasjon/notat som viser hvordan skjønnsmessige fordelinger som er gjort
• Revisjonsgodkjenning av utbyggers revisor (ISA805) . |
|
|
Utbyggingsstab
Utbyggingsstab
Prosjekting
Parkvesenet
Kommune - revisjonen
Utbyggingsstab |
3. |
Saksbehandling før inngåelse av avtale
Sjekker at forutsetninger i punkt 1 og 2 er ivaretatt. Registrerer innkomne dokumenter i P360 på ny sak.
Oversender fakturabilag, spesifikasjon, sammenstilling av faktura og dokumentasjon for fordeling til ingeniørvesenet prosjektingeniør- vei og til parkvesenet
Sjekker om foreslått fordeling av kostnader på vei/annet, vann /avløp og evt. private anlegg virker riktige. Eventuelle mangler/feil tas opp direkte med utbygger
Utarbeider notat/mail i P360 som viser hva som er gjennomgått og hvilke vurderinger som er gjort som sendes til utbyggingsstab. Sjekker om kostnader som er fordelt til friområder/park virker riktig. Lek som ligger på privat grunn, skal ikke inngå i beløpet. Eventuelle mangler/feil tas opp direkte med utbygger
Utarbeider notat/mail i P360 som viser hva som er gjennomgått og hvilke vurderinger som er gjort som sendes til utbyggingsstab.
Følgende oversende Kommunerevisjonen (post@agderkomrev.no) innen 1. desember • «Avtale vedrørende overføring av justeringsrett» • «Spesifikasjon ved overføring av justeringsrett» for hver kapitalvare som overføres • Prosjektregnskap • Revisors beretning (ISA 805) • Utbyggers vurdering av fordeling av utgifter mellom ulike kapitalvarer (ikke direkte henførbare)
• Ingeniørvesenet / parkvesenets vurdering av om det kan inngås en avtale om overtakelse av justeringsrett (se pkt.1)
Underskrevet avtale oversendes Kommunerevisjonen. |
|
|
Utføres av |
Nr. |
Aktivitet |
Referanse |
|
|
|
Samtlige dokumenter oversendes regnskap via P360 (se dokumenter som skulle oversendes kommunerevisjonen) innen 31.12. Eventuelle permer med bilag overbringes og lagres av regnskapsavdelingen på gamle Rådhuset på Tangvall. |
|
|
Utbygger
Regnskap |
4. |
Saksbehandling i avtaleperioden • Sender inn krav innen 31.12 for vedkommende justerings år til kommunens regnskapsavdeling, post.regnskapstjenesten@kristiansand.kommu ne.no (Dokumentsenter spm: bør ikke slike inngående krav lagres i samme sak i P360 som justeringsavtalen? Da må saken være aktiv i 10 år. Eller bør det årlig opprettes egen sak for regnskap hvor slike krav samles?) • Kravet skal inneholde oversikt over hvilke beløp som skal overføres til Overdrager og kontonummer beløpet skal tilbakeføres til.
Kontrollerer at mottatt dokumentasjon overholder dokumentasjonskrav, bokfører avtalen i regnskapet. Medtar krav om kompensasjon / merverdiavgifts på skattemeldingene. Betaler ut utbyggers andel av refundert MVA.
|
|