Melde behov, utlyse og følge opp sommerhjelper i ingeniørvesenet - prosedyre for v. 1.1

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at en optimal og lik måte for å melde inn behov for, utlyse og ta imot sommerhjelper.

 

Gjelder for 

Dette dokumentet gjelder alle ledere og andre ansatte som er involvert i prosessene.

 

Ansvarlig for gjennomføring

Arbeidsgiver er ansvarlig for at prosedyren fins og er ansvarlig for å informere de ansatte om den og invitere til forbedringsforslag. De ansatte er ansvarlige for å følge den.

 

Beskrivelse

 

  1. Melde inn behov

Lederne er ansvarlige for å melde inn ønsket behov over hvor mange sommervikarer enheten trenger, og i hvilken tidsperiode de trenger dem.

Det er utarbeidet et eget arbeidsordre-skjema. VA ønsker å sende inn noen få arbeidsordre som skal gjelde for flere år framover, da disse jobbene er like fra år til år.

Fristen for å melde inn behov er satt til 31. desember, men VA ønsker at det skal være rom for fleksibilitet.

Behovsmeldingen bør være tydelig på hva enheten trenger av kompetanse, antall medarbeidere og arbeidsoppgaver. Ansvarlig leder bør også stå oppført. Hvis ansvarlig leder er på ferie i gjeldende tidsperiode, er han/hun pliktig til å finne en stedfortreder.

Hvis det er noen oppgaver som påvirker ledningskartverket skal alt planlegges og diskuteres med avdelingsleder ledningskart før noen blir ansatt til disse oppgavene.

 

  1. Ansettelsesutvalg

Hovedansvaret skal ligge hos ansatte med delegert myndighet, det vil si:

Produksjon: Leder ingeniørvesenets fellestjenester

VA / Gemini:  Avdelingsleder ledningskart

Personal: Lønns givere

IT: IT rådgiver

 

Aldersgrense

Det året man fyller 16år.

 

  1. Utlysning

Stillingen utlyses i løpet av første uken av januar og endelig søknadsfristen er ca 5 uker senere.

Stillingsannonsen sendes ut til tidligere sommervikarer, internt i ingeniørvesenet, samt legges ut en på kommunens hjemmeside.

Alle søknader må gå gjennom webcruiter. Det vil si søkere som glemmer å søke mister muligheten.

Påminnelse en uke før fristen ut. Se denne prosedyren for hvordan du publiserer i webcruiter.

 

  1. Søkerliste

Søkerlisten sendes ut til lederne innen 1 uke etter søknadsfrist, med en 2 ukers svarfrist. I dette tidsrommet skal lederne kunne melde inn ønskede kandidater, og definere tidsrommet de ønsker kandidatene skal jobbe i.

Søkerliste må arkiveres i egen sak i Public, se nærmere om dette her

 

  1. Ansettelse som sommerhjelper

Følg denne prosedyren for å få formelt korrekt ansettelse.  Personalmeldingsmodulen - prosedyre.

 

Brev til  de som får stillingene (vedlegg til prosedyren)

 

De som ikke får sommerjobb får svar om dette i Webcruiter.

 

Arbeidsavtaler - Selve arbeidsavtalen skal inneholde reell arbeidsperiode vedkommende skal jobbe i. Arbeidsavtale med taushetserklæring

Registrering og brukertilgang - Vi registrerer alle med startdato 1. juni, slik at alle IT-tilgangene til sommervikarene er på plass. Stoppdato på samtlige er 31. august.

IT-Rådgiver og Lønnsrådgiver bestiller brukertilgang til alle sommervikarene. Unntak for de som eventuelt begynner tidligere enn juni.

 

Timeføring - Sommervikarene skal føre timer gjennom timefangst.

Ansvarlig leder er ansvarlig godkjenner i dvpro. Hvis han/hun ikke er tilgjengelig skal vedkommende sørge for at en stedfortreder overtar oppgaven. Dette må meldes ifra til Sandra eller Richard, slik at man kan endre godkjenner i dvpro. Fint om begge står oppført på mailen.

 

Ansvar for å melde endrede behov - Hvis det melder seg behov under sesongen, skal nye ansettelser gå gjennom tjenestevei. Leder tar kontakt med stab.

 

  1. Oppstart og oppfølging i ansettelsesforholdet

Første arbeidsdag

Ansvarlig leder tar imot den ansatte og sørger for nødvendig opplæring. Det vil settes opp et sikkerhetskurs (i forbindelse med arbeid tilknyttet vei) de sommervikarene det gjelder for. Kurset holdes den dagen flest sommervikarer starter. Hvis det er en vikar som begynner før eller etter dette kurset, skal ansvarlig leder sørge for at kurset blir gitt.

Mobilbruk

Det er i utgangspunktet kun lov til å bruke mobil i pausene, annet bruk må avtales med nærmeste leder.

Pauser

Alle ansatte får 30 min lunsjpause i løpet av arbeidsdagen, denne avtales med nærmeste leder.

Arbeidsklær

Kommunen er for gjenbruk av tidligere brukte arbeidsklær. Både VA og produksjon har en god del liggende. Det er derfor ønskelig at hver enhet er ansvarlig for å gi sine sommervikarer nok arbeidstøy.

  1. Avslutning av arbeidsforholdet
    Følg xxx prosedyren (jeg jobber med å få dette frem)

 

Evaluering

Det skal gjøres en evaluering etter endt sesong.