Formål med denne rutinen er å ha en beste praksis for hvordan kommunen tinglyser dokumenter. Vi beskriver her prosessen ved tilglysning av erklæringer, sletting av erklæringer, etablering av skjøter og festekontrakter med mere. I tillegg er hensikten også å få til en ensartet praksis for alle i kommunen som er involvert i tinglysningsprosessen følger.
Henvisning aktuelle maler: Se i listen under for vedlegg/referanser.
Dette dokumentet gjelder alle ansatte som er involvert i prosessen for tinglysning og alle må da følge rutinen. Leder for Analyse og eiendomsutvikling er ansvarlig for at den er etablert og skal informere ansatte om innholdet og invitere til forbedringer.
Leder for Analyse og eiendomsutvikling (AE) eier denne prosedyren og skal sikre at den er kjent og følges. Se under i dokumentet hvem som er ansvarlig for de ulike oppgavene relatert til tinglysning. Det er Areal og eiendomsutvikling som er ansvarlig for selve tinglysningen av alle dokumenter i kommunen, og det er kun Areal og eiendomsutvikling som kan tinglyse på kommunale eiendommer. De andre kommunalsjefområdene som kan tinglyse kommunale rettigheter på andre eiendommmer er:
Kommentar vedrørende tinglysning fra jurist i By- og sted:
Generelt bør følgende informasjon være med i hvert dokument som sendes til tinglysing (for å oppfylle Kartverkets ønsker og krav):
Det er fire hoveddokumenter som er aktuelle å tinglyse og disse beskrives inngående under. Disse fire er som følger:
|
Hva |
Når |
Hvordan |
Ansvarlig |
|
Etablering av dokumenter i rett mal med korrekt innhold |
Når kommunen skal sikre egne eller allmennhetens rettingheter på privat grunn NB Ved tinglysing av rettigheter for allmennheten benyttes egen formulering |
Husk å vedlegge kartskisse. Ferdig infylt word dokument basert på kommunens info lenkes. |
Saksbehandler hos Analyse og eiendomsutvikling
Dersom andre (som parkvesenet, utbyggingsstab, ingeniørvesen) er involvert i dokumenter som skal tinglyses, skal dokumentene godkjennes av saksbehandler hos Analyse og eiendomsutvikling.
|
|
Opprette sak i P360 |
Før dokumentene sendes til tinglysning hos Kartverket |
Markeres unntatt offentlighet personvernhensyn. Lagre brev og kopi av dokumenter i P360. Sendes. |
Saksbehandler hos Analyse og eiendomsutvikling |
|
Retur av tinglyst dokument fra Kartverket
|
Ved retur fra kartverket |
Dokumentsenteret arkiverer |
Dokumentsenteret |
|
Involverte parter skal ha kopi av tingslyst dokument |
Etter retur fra Kartverket |
Sendes i posten. Ikke i mail e.l. pga personnummer Origial til den som eier eiendommen. |
Saksbehandler Analyse og eiendomsutvikling |
|
Hva |
Når |
Hvordan |
Ansvarlig |
|
Identifisere behov for sletting av heftelser i grunnboka. Lage søknad om sletting fra grunnboka.
|
Typisk når kommunen overtar eiendom eller kommunale heftelser som ikke lenger er relevante
|
Innhente kopi av dokumentet fra Statens kartverk eller fra Statsarkivet. Utarbeide erklæring om sletting fra grunnboka. Se lenke Statens kartverk. Krav til hva søknaden må inneholde.
|
Plan og bygningssjefen signerer i byggesaker. Byingeniøren signerer på saker innen vei, vann og avløp. Saksbehandlere Analyse og eiendomsutvikling kan signere i de andre tilfelllene |
|
Opprette sak i P360 |
Før sendt til Kartverket |
Lagre brev og kopi av dokumenter i P360. Sendes. |
Saksbehandler hos Analyse og eiendomsutvikling |
|
Retur av "slettet-dokument" fra Kartverket
|
Ved retur fra Kartverket |
Dokumentsenteret arkiverer |
Dokumentsenteret |
|
Involverte parter skal ha kopi av slettet-dokument |
Etter retur fra Kartverket |
Sendes i posten. Ikke i mail e.l. pga personnummer Origial til den som eier eiendommen.
|
Saksbehandler Analyse og eiendomsutvikling |
|
Hva |
Når |
Hvordan |
Ansvarlig |
|
Overføre hjemmel til eiendom |
Når kommunen har kjøpt eller solgt eiendom og eiendomsmegler ikke er involvert |
Utarbeide skjøte ihht retningslinjer fra Kartverket. Lenke sharepoint, der malene heter: Ved kjøp: Innhente hjelpedokument til tinglysning fra innbyggertorget. Ved salg av kommunal eiendom: Signatur rettigheter følger av delegert myndighet der også saksbehandler skal medundertegne |
Saksbehandler hos Analyse og eiendomsutvikling
|
|
Opprette sak i P360 |
Før dokumentene sendes til tinglysning hos Kartverket |
Markeres unntatt offentlighet personvernhensyn. |
Saksbehandler hos Analyse og eiendomsutvikling |
|
Retur av dokument fra Kartverket
|
Ved retur fra kartverket |
Dokumentsenteret arkiverer |
Dokumentsenteret |
|
Involverte parter skal ha kopi eller original av tingslyst dokument |
Etter retur fra kartverket |
Sendes i posten. Ikke i mail e.l. pga personnummer Origial til den som eier eiendommen. |
Saksbehandler Analyse og eiendomsutvikling |
|
Hva |
Når |
Hvordan |
Ansvarlig |
|
Etablere feste for fast eiendom |
Når kommunen har festet bort grunn
|
Utarbeide festekontrakt ihht egen mal. Lenke sharepoint, der malene heter: Festekontrakt Kun Per Christian Nygård har fullmakt og kan signere.
|
Saksbehandler hos Analyse og eiendomsutvikling
|
|
Opprette sak i P360 |
Før dokumentene sendes til tinglysning hos Kartverket |
Markeres unntatt offentlighet personvernhensyn. |
Saksbehandler hos Analyse og eiendomsutvikling |
|
Retur av dokument fra Kartverket
|
Ved retur fra kartverket |
Dokumentsenteret arkiverer |
Dokumentsenteret |
|
Involverte parter skal ha kopi eller original av tingslyst dokument |
Etter retur fra kartverket |
Sendes i posten. Ikke i mail e.l. pga personnummer Origial til den som fester eiendommen.
|
Saksbehandler Analyse og eiendomsutvikling |
|
Hva |
Når |
Hvordan |
Ansvarlig |
|
Etablering av pengeheftelser i fast eiendom
|
Når kommunen skal sikre egne eller andres økonomiske krav
|
Utarbeide pantedokument iht. mal på fellesområde for Eiendomsutvikling Signeres av hjemmelshaver til eiendom/ den som gir heftelsen. Sendes kartverket for tinglysning. Saksbehandler hos Analyse og eiendomsutvikling
|
Saksbehandler hos Analyse og eiendomsutvikling
|
|
Opprette sak i P360 |
Før dokumentene sendes til tinglysning |
Markeres unntatt offentlighet feks dersom personnummer på dokument. Lagre brev og kopi av dokumenter i P360. Sendes til Kartverket.
|
Saksbehandler hos Analyse og eiendomsutvikling |
|
Retur av dokument fra tingslysning
|
Ved retur fra kartverket |
Dokumentsenteret arkiverer. Sender original til Eiendomsutvikling. Originaldokument sendes Eiendomsutvikling.
|
Dokumentsenteret
Saksbehandler hos Analyse og eiendomsutvikling
|
|
Hva |
Når |
Hvordan |
Ansvarlig |
|
Sletting av pengeheftelser i fast eiendom
|
Når kommunen eller andres økonomiske krav er innfridd
|
Innhente skriftlig bekreftelse fra rettighetshaver/ kreditor internt i kommunen om at heftelsen skal slettes. Innhente det originale pantedokumentet, se prosessen over. Det gjøres en påtegning på det originale pantedokumentet med "SLETTES". Deretter sendes dokumentet med følgebrev til Kartverket og en ber om sletting. |
Saksbehandler hos Analyse og eiendomsutvikling
|
|
Opprette sak i P360 |
Før dokumentene sendes til Kartverket |
Markeres unntatt offentlighet feks dersom personnummer på dokument. Lagre brev og kopi av dokumenter i P360.
|
Saksbehandler hos Analyse og eiendomsutvikling |
|
Retur av dokument fra Kartverket
|
Ved retur fra kartverket |
Originaldokumentet kommer i retur med påtegnet sletting. Dokumentsenteret arkiverer. Sender original til Eiendomsutvikling. Skal det sendes videre til økonomi for arkivering?
|
Dokumentsenteret
Saksbehandler hos Analyse og eiendomsutvikling
|
Tinglysing er offentlig registrering av dokumenter for å sikre rettsvern for rettsstiftelser som dokumentene inneholder. Tinglysing er uten betydning for rettsstiftelsenes gyldighet mellom partene”, jf. NOU 1982: 17 § 1. Av denne sammenfatningen av hva tinglysning innebærer, kan man trekke ut to viktige poeng.
Et skjøte er et dokument som enten overfører en grunneiendom fra en eier til en annen, eller bekrefter at slik eiendomsovergang allerede følger av en kjøpekontrakt (avtale). For at den nye eieren skal bli registrert hjemmelshaver i de offentlige eiendomsregistre, må skjøtet tinglyses.
En erklæring er en personlig bekreftelse på et forholds riktighet. En erklæring kan være skriftlig eller muntlig. Muntlige erklæringer må normalt foregå i vitners nærvær for at de skal ha noen rettslig betydning. Skriftlige erklæringer blir bekreftet med en personlig underskrift fra den som avgir erklæringen.
En heftelse er når det finnes utestående innbetalinger i forbindelse med eiendommen. Det kan være for eksempel utestående boliglån, ubetalte eiendomsskatter, pant i eiendom eller servitutter som begrenser eiendommen. Heftelsen kan fungere som en hinder når eiendommen skal selges.
En festeavtale eller festekontrakt, er en avtale mellom to parter som gjelder bruk av grunn i en viss tidsperiode. Avtalen innebærer at en annen part enn grunneieren har en rettighet til å benytte grunneierens eiendom til et eller flere formål.
Et pantedokument er et dokument som gir uttrykk for at det er stilt en eiendel som sikkerhet for oppfyllelsen av en gjeldsforpliktelse. Før 1. januar 2001 ble et slikt dokument oftest betegnet som en «pantobligasjon».
Hjemmel er å ha lovlig atkomst til noe. Den som er berettiget som eier til (eller rettighetshaver over) en ting, har hjemmel som eier (rettighetshaver).
Servitutt er en begrenset bruksrett eller rådighetsrett over annens eiendom. Vanlige eksempler på servitutter er veirett, båtfeste eller biloppstillingsplass. Servitutter kan høre til en eiendom (reell servitutt/realservitutt), for eksempel slik at én eiendom har veirett over en annen eiendom.
Viser pengeheftelser som påhviler eiendommen og som har stor betydning for verdien. Mest vanlig er pant i eiendommen fra banker/finansieringsinstitusjoner, men også eksempelvis livsvarige boretter.
En obligasjon er et verdipapir som gir en låntaker mulighet for å skaffe kapital. Eieren av en obligasjon er långiver, mens utstederen er låntaker. En obligasjon blir typisk utstedt av staten (statsobligasjon), men det kan også skje at selskaper utsteder slike verdipapirer (kredittobligasjon).
En pantobligasjon er et gjeldsbrev som gir uttrykk for at gjelden er sikret ved pant, for eksempel i fast eiendom eller skip. En pantobligasjon er én av fire typer omsetningsgjeldsbrev. Pantobligasjonene er regulert i gjeldsbrevloven § 11 annet ledd nr. 3. SNL.
Lenke Tinglysning - Parkvesenet - Mal - Erklæring om kyststi
Lenke Tinglysning - Vann og avløp - Mal - Erklæring om avstandskrav om kommunale ledninger
Lenke Tinglysning - Vann og avløp - Mal - Erklæring om felles privat vann- og avløpsanlegg