Tjenesteyting og saksbehandling

 

Sikkerhet og beredskap i saksbehandling og myndighetsutøvelse

Overordnet plan for kommunens krisehåndtering, områdenes beredskapsplaner og varslingslister gjøres tilgjengelig for alle ansatte i kommunen på intranett og ekstranett og vil inngå i kommunens kvalitetssystem.

Kommunen skal i alt av virksomhet som har samfunnssikkerhetselementer i seg, sørge for at vi leverer sikre tjenester for både publikum og ansatte. Dette dokumenteres gjennom ROS-analyser i den enkelte tjeneste, og ved utarbeidelse av nødvendige kriseplaner. Se også HMS-håndboken for beskrivelse av utførelse på enhetsnivå.

Kommunenes beredskapssjef er ansvarlig for at siste godkjente dokumenter er tilgjengelig, slik som beskrevet ovenfor.

 

Saksbehandling

Kristiansand kommune dokumenterer at sikkerhet og beredskap inngår som en grunnleggende premiss for saksbehandling og lokal styring. Saksbehandlere skal vurdere hvilke konsekvenser en sak vil få i forhold til sikkerhet og beredskap, herunder skal det tas hensyn til ROS-analyser og andre kartlegginger av risikoforhold.

Sjekklister benyttes til å vurdere sikkerhet og beredskap i saksbehandlingen. Et eksempel på dette, er bruk av sjekkliste for risiko og sårbarhet i behandling av bygge- og reguleringssaker som finnes under krav til utforming av plandokumenter på kommuneportalen.

For å integrere sikkerhet og beredskap i den daglige tjenesteyting påvirker beredskapssekretæriatet og områderepresentantene i AU følgende momenter:

• Avklare tjenesteområdets ansvar og oppgaver og kartlegge risikofaktorer.
• Integrere sikkerhet og beredskap i de ordinære plan og styringssystemene.
• Videreføre kommunens overordnede beredskapsmålsettinger.
• Gjennomføre tiltak for å forebygge kriser.
• Rapportere to ganger pr. år til kommunedirektøren sammen med økonomi og HMS rapportering, på om rutinene for sikkerhets og beredskapsarbeidet følges opp, jfr. prosesskart for samfunnssikkerhet og beredskap.
• Årlig gjennomgang av planer med sikte på oppdateringer og revisjon.

 

Dokumenter i kvalitetssystemet som er unntatt offentlighet skal være plassert i aktuell tilgangsgruppe i P360. Saker gradert oppad til BEGRENSET skal loggføres i P360 og lagres i egen safe, jf. beredskapssjef. Saker gradert høyere følger egen rutine avklart mellom beredskapssjef og dokumentsenteret.

Sivil klareringsmyndighet sørger for klarering av sivilt personell som har behov for sikkerhetsklarering etter sikkerhetsloven. I forskrift om personellsikkerhet §3-1 er det satt krav til begrunnet og dokumentert forespørsel om klarering. Informasjon om klarering finnes hos Sivil klareringsmyndighet. Beredskapssjefen saksbehandler saker under sikkerhetsloven og kommunens autorisasjonsansvarlig.

For sikkerhetsklarering av kommunens personell se egen prosedyre: Sikkerhetsklarering - prosedyre og prosess