Hensikten med dette dokumentet er å: 

• Sikre at mottakere som bor på Sperret adresse mottar post fra kommunen uten forsinkelser.    
• Sikre at saksbehandler sjekker at både Privatadresse og Postadresse er tilgjengelig i P360 eller 360 eByggesak før ekspedering.  Saksbehandler vet ikke om mottaker leser posten digitalt, postadresse må derfor være tilgjengelig i kontakten i de to systemene. Uten postadresse vil dokumentet komme i retur til kommunen.

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder alle brukere av P360 og 360 eByggesak.

Prosedyren kan i en viss grad også benyttes ved produksjon av brev fra øvrige fagsystemer satt opp med SvarUt-løsningen. Detaljer under Beskrivelse er kun for P360 og 360 eByggesak.
 

Ansvar for gjennomføring

Leder ved Dokumentsenteret.

Det er Politiet eller Fylkesnemda for barnevern og sosiale saker som har ansvar for å gjøre vedtak om en adresse skal være sperret og for hvilket tidsrom. De har egne rutiner slik at opplysningene fortløpende registreres i folkeregisteret .    

Beskrivelse

Opplysningen i Folkeregisteret om at en person bor på sperret adresse er offentlig. Alle som bruker P360 eller 360 eByggesak har derfor tilgang på denne opplysningen.  Kontaktregisteret i de to systemene vaskes hver natt mot Folkeregisteret. Dette for å sikre at eksisterende kontakter alltid er korrekte.

Både privatadresse og postadresse må være importert til kontakten ved Sperret adresse. Selv om kun SPERRET ADRESSE, Norge er synlig i brevproduksjonen, blir både fødselsnummer og begge adressene sendt med til SvarUt. De sørger for å sende ut pr papir dersom mottaker har reservert seg mot digital post eller ikke  åpner post digitalt.    

Privatadressen vil alltid være mottakers navn + SPERRET ADRESSE, Norge

Postadressen skal være mottakers navn + en av disse adressene:

SOT6, Postboks 2094 Vika, 0125 Oslo

Skatteetaten Hammerfest, Postboks 403, 9615 Hammerfest

• Saksbehandler ser at adressen er sperret når adresseopplysningene flettes inn i det utgående dokumentet.
• Lukk dokumentet slik at du har journalopplysningene tilgjengelig.
• Klikk på mottakerens navn i feltet for Kontakt. Du kan da se om både privatadresse og postadresse er fylt ut. I så fall er alt i orden.
• Gå tilbake til dokumentet og skriv ferdig og ekspeder som vanlig.

SvarUt-løsningen sørger for at dokumentet sendes til korrekt postadresse i enten Oslo eller Hammerfest.  Dokumentet blir formidlet videre til korrekt mottaker.

Postadresse mangler

Dersom det ikke framgår postadresse under Detaljer for kontakten så kan du ikke sende brev til mottaker uten at du vet at post leses digitalt. Uten postadresse vil alt komme i retur til kommune.
 

Definisjoner

Fortrolig adresse (tidl. adressesperre kode 7) innebærer at opplysninger om din adresse og annen GEO lokaliserende informasjon ikke skal gis ut til noen.

Strengt fortrolig adresse (tidl. adressesperre kode 6)  innebærer at GEO lokaliserende opplysninger om deg ikke skal gis ut til noen. Den egentlige adressen din har kun noen få i Politiet og Skatteetaten tilgang til.

Både fortrolig og strengt fortrolig adresse er regulert i Beskyttelsesinstruksen

Adressesperre etter kode 4 Klientadresse forekommer også i Folkeregisteret.  Pt importeres disse inn i P360 og 360 eByggesak uten postadresse.  Prosedyren suppleres når vi har fått mer opplysninger om hvordan vi skal håndtere dette.

 

Vedlegg og referanser

Dokument «Overordnet prosedyre for håndtering av Personer som beskyttes etter kode 6 eller 7», ID 3274 - EQS (extend.no)