Hensikten med dette dokumentet er å: 

• Sikre at mottakere som bor på Sperret adresse mottar post fra kommunen uten forsinkelser.    
• Sikre at saksbehandler sjekker at privatadresse er tilgjengelig i P360 eller 360 eByggesak før ekspedering.  Saksbehandler vet ikke om mottaker leser posten digitalt, så adresse må derfor være tilgjengelig på kontakten i de to systemene. Uten korrekt adresse vil dokumentet komme i retur til kommunen.

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder alle brukere av P360 og 360 eByggesak.

Prosedyren kan i en viss grad også benyttes ved produksjon av brev fra øvrige fagsystemer satt opp med SvarUt-løsningen. Detaljer under Beskrivelse er kun for P360 og 360 eByggesak.
 

Ansvar for gjennomføring

Leder ved Dokumentsenteret.

Det er Politiet eller Barneverns- og helsenemnda som har ansvar for å gjøre vedtak om en adresse skal være sperret og for hvilket tidsrom. De har egne rutiner slik at opplysningene fortløpende registreres i folkeregisteret .    

Beskrivelse

Opplysningen i Folkeregisteret om at en person bor på sperret adresse er offentlig. Alle som bruker P360 eller 360 eByggesak har derfor tilgang på denne opplysningen. Kontaktregisteret i de to systemene vaskes hver natt mot Folkeregisteret. Dette for å sikre at eksisterende kontakter alltid er korrekte.

Selv om kun SPERRET ADRESSE Norge er synlig i brevproduksjonen, blir fødselsnummer på kontakten at det sendes med til SvarUt. Det blir automatisk sørget for å sende ut pr papir dersom mottaker har reservert seg mot digital post eller ikke  åpner post digitalt.    
Privatadresse vil alltid være mottakers navn + SPERRET ADRESSE Norge

• Saksbehandler ser at adressen er sperret når adresseopplysningene flettes inn i det utgående dokumentet.
• Lukk dokumentet slik at du har journalopplysningene tilgjengelig.
• Gå tilbake til dokumentet og skriv ferdig og ekspeder som vanlig.

SvarUt-løsningen sørger for at dokumentet sendes til korrekt postadresse i enten Oslo eller Hammerfest.  Dokumentet blir formidlet videre til korrekt mottaker.

Definisjoner

Ekspedering: forsendelsesmåte.

Barneverns- og helsenemnda: tidligere Fylkesnemda for barnevern og sosiale saker.

Fortrolig adresse (tidl. adressesperre kode 7) innebærer at opplysninger om privat adresse og annen GEO lokaliserende informasjon ikke skal gis ut til noen.

Strengt fortrolig adresse (tidl. adressesperre kode 6)  innebærer at GEO lokaliserende opplysninger om kontakten ikke skal gis ut til noen. Den egentlige adressen til kontakten har kun noen få i Politiet og Skatteetaten tilgang til.

Både fortrolig og strengt fortrolig adresse er regulert i Beskyttelsesinstruksen

Adressesperre etter kode 4 Klientadresse forekommer også i Folkeregisteret.  Pt importeres disse inn i P360 og 360 eByggesak uten postadresse.  Prosedyren suppleres når vi har fått mer opplysninger om hvordan vi skal håndtere dette.

 

Vedlegg og referanser

Dokument «Overordnet prosedyre for håndtering av Personer som beskyttes etter kode 6 eller 7», ID 3274 - EQS (extend.no)