Denne rutinen skal sikre at kommunen har kontroll på maskin tilgang til Fiks folkeregister.
Alle ledere og ansatte med tjenstlig behov og hjemmel for å hente ut opplysninger fra folkeregisteret. Behandlingen må være registrert i behandlingsoversikten. (Ikke tilgjengelig)
Fagsystem ansvarlig for Fiks folkeregister.
Bestill her: Tilgangsportalen
Ved bestilling av uttrekk fra FIKS folkeregister skal nærmeste leder bestille uttrekket i Tilgangsportalen. NB: Ansatte som trenger uttrekk, får nærmeste leder til å bestille uttrekket. Det kan ikke bes om uttrekk utenom i portalen.
Uttrekk fra Fiks folkeregister skal kun benyttes når det ikke er mulig å hente nødvendig informasjon via et fagsystem. Opplysningene som hentes ut av folkeregisteret skal brukes til tjenstlige formål. All data skal oppbevares i tråd med kommunens policy for oppbevaring av persondata.
Avdelinger med ansatte som benytter oppslag i Fiks Folkeregister skal ha gjennomgått en ROS-analyse for bruken av folkeregisteropplysninger og ha oversikt over behandlingen av personopplysninger som foregår i egen virksomhet.
Fiks Folkeregister: Fiks folkeregister er en fellestjeneste på Fiks-plattformen. Løsningen innebærer at kommunens og fylkeskommunens fagsystemer kan bruke maskin-til-maskin-kommunikasjon for å koble seg opp mot folkeregisteret. I tillegg kan ansatte i kommuner og fylkeskommuner gjøre oppslag og uttrekk på opplysninger de har behov for, på en sikker måte. Kommunen styrer selv hvem som skal ha tilgang til hvilke opplysninger. Se KS sine nettsider for mer informasjon.