Hensikt
Hensikten med regnskapsavslutningen er å få avsluttet og sperret prosjektet økonomisk i gjeldende regnskapsprogram. Økonomisk skal prosjektet avstemmes og gå i balanse.
Dokumentet gjelder for alle prosjektledere i Eiendom, samt controller/økonomiansvarlig. Stab i By – og stedsutvikling har ansvaret for at prosedyren etableres og revideres, og at den informeres om.
Controller/økonomiansvarlig er ansvarlig for å sende ut en liste over ferdigstilte prosjekter til prosjektlederne i starten av året. Prosjektleder har ansvar for å melde tilbake de prosjektene på listen som kan avsluttes.
Controller/økonomiansvarlig oversender så denne listen til Kommunerevisjonen. De plukker ut de prosjektene de ønsker å revidere. Revisjonsrapporten publisreres i 2. tertial sammen med den regnskapsmessige avslutningen av prosjektene. Prosjektleder har ansvar for å innhente den nødvendige informasjonen angående prosjektet til revisjonen.
Controller/ økonomiansvarlig fyller ut budsjetttall i Mal for sluttregnskap investeringer og oversender dette til Regnskapstjenesten som legger inn de regnskapsmessige føringene, samt kontering på prosjektets budsjetterte inntekter og utgifter. Selve føringene i gjeldende regnskapsprogram gjøres i forbindelse med innlesning av budsjettendringer i 2. tertialrapport det gjeldende året.
Prosjektleder har ansvar for å fylle ut Mal Prosa sluttregnskap.
Regnskapsavslutningen skal som hovedregel gjøres 2 år etter at prosjektet er ferdigstilt. Det er viktig at det ikke er forventede fakturaer som kommer inn på prosjektet.
Man må ta stilling til om det, dersom det er penger igjen i prosjektet, skal opprettes et garantiprosjekt. Et garantiprosjekt vil være gjeldende i garantiperioden og vil i hovedsak kun opprettes dersom man vet at det kan påløpe kostnader på prosjektet i garantiperioden. Når man tar stilling til om det i det hele tatt skal opprettes et garantiprosjekt må man også ta stilling til hvor store deler av budsjettet som skal overføres til dette prosjektet. Dersom prosjektet avsluttes med et merforbruk vil det ikke være rom for å opprette et garantiprosjekt.
Det er controller/økonomiansvarlig som har ansvar for å opprette et eventuelt garantiprosjekt i samarbeid med regnskap, og prosjektnummeret skal ha de samme 4 første siffrene som det opprinnelige investeringsprosjektet. Garantiprosjektet har alltid 090 som de 3 siste siffrene.
Den regnskapsmessige avslutningen av prosjektene skjer alltid i 2. tertial.
Alle dokumenter tilknyttet sluttresgskapet skal arkiveres i gjeldende arkiveringssystem på det aktuelle prosjektet.
| Styrende dokumenter | Dokumentmaler | Nyttige lenker |
|---|---|---|
| Investeringsinstruksen | Mal for sluttregnskap investeringer | |
| Mal Prosa sluttregnskap |