Hensikt
Å definere rammene for ansattes tjenstlige behov for informasjon, skape gode rutiner for tilgang til klientinformasjon og tydeliggjøre sanksjoner ved brudd på disse.
Alle ansatte i barnevernstjenesten.
Hver enkelt ansatt har ansvar for å ikke tilegne seg informasjon om klienter som de ikke har et tjenstlig behov for. I de tilfeller der ansatte "tar tilgang" til klienter de ikke er kontaktperson for, er de selv ansvarlig for å dokumentere årsaken i fagprogrammet.
Avdelingsledere har ansvar for å definere hvilke kontaktpersoner som skal følge opp hvilke barn, og hvordan informasjon evt. skal deles med andre. Avdelingsleder håndterer, sammen med barnevernsleder, sanksjoner ved brudd på denne prosedyren.
Ansatte som oppdager at kollegaer oppsøker opplysninger i fagprogrammet uten gyldig grunn, må melde dette til nærmeste leder som følger opp videre.
Fagsystemansvarlig gjennomfører månedlige rutinemessige stikkprøver i tilgangsloggen, i tillegg til kontroll av profilerte barn, som for eksempel er omtalt i media, barna til ansatte i tjenesten e l.
Å tilegne seg informasjon i saker man ikke jobber i, dvs ikke har tjenstlig behov for, kan forekomme i ulik grad, alt fra å ikke ha dokumentert sitt reelle tjenstlige behov, til grov uforstand som å søke opp sak på egen nabo eller annet for egen nysgjerrighet eller vinning.
Ansvaret for å ikke tilegne seg informasjon om klienter som en ikke har et tjenstlig behov for, gjelder både muntlig og skriftlig, uavhengig av settingen det skjer i (mellom ansatte, i team eller avdelinger). I slike situasjoner har den ansatte selv ansvar for å fjerne seg fra situasjonen eller stoppe informasjonsutveksingen.
Forvaltningen har ikke på samme måte som helsesektoren, et lovverk som regulerer ansattes tilgang til helseopplysninger for pasienter de ikke jobber direkte med.
Personvernforordningen og taushetsplikten gir likevel noen rammer for hvilke rettigheter parter har til å ikke få spredd sine personopplysninger unødvendig. Viser også til etiske retningslinjer i kommunen: Etiske retningslinjer for ansatte i Kristiansand kommune.
Ansatte har i utgangspunktet bare tilgang til informasjon om barn der de er kontaktperson en eller to. De har imidlertid mulighet til å søke opp barn som tilhører sin avdeling. Dette skal bare gjøres i de tilfeller de har behov for det i forbindelse med saksbehandling ang. det barnet de søker opp. For eksempel hvis de tar telefonen og trenger å føre inn et journalnotat, eller om de har deltatt i en samtale, og skal dokumentere.
Tilgang til andre avdelinger gis i de tilfeller hvor familier har kontaktpersoner i flere avdelinger og man er kontaktperson en eller to i hverandres saker, dette etter samråd med avdelingsleder.
Dersom det er ansatte som ikke skal ha tilgang til enkeltsaker, kan superbruker eller systemansvarlig legge inn en adgangsbegrensning slik at denne personen ikke kan se den aktuelle saken selv om de søker på den.
Noen saker har et særlig behov for beskyttelse, og avskjerming av tilgang. Disse får et ekstra konfidensialitetsnivå, VIP-sak i fagprogrammet.
Dette kan være barn av kjendiser eller andre som er av "allmen interesse". Disse skal beskyttes slik at bare kontaktperson for saken og dens leder har tilgang. På samme måte skjermer vi barn av ansatte. I tillegg til organisatoriske tiltak, som å søke settekommune for saken eller flytte den til annen avdeling, settes det på et ekstra sikkerhetsnivå i fagprogrammet.
For å gi en sak status som VIP-sak, velg "konfidensialitetsnivå" i saksopplysninger. Kontakt fagsystemansvarlig for å gi saksbehandlere tilgang eller fjerne tilgang til VIP-sak. Leder gir fagsystemansvarlig beskjed ved behov for endringer. Fagsystemansvarlig har jevnlig gjennomgang av tilgangene, og vil ved behov gjennomgå disse med leder / barnevernsleder for å rydde i tilganger.
Kontaktperson som jobber i VIP-sak skal gjøre det på en slik måte at det ikke er synlig for andre ansatte. Drøfting av saken skal gjøres med avdelingsleder / fagstøtte og ikke i teammøter / med andre kolleger.
Sak ang. barn av ledere/fagstøtter:
Ledere og fagstøtter vurderes som ekstra eksponerte ansatte. Ved bekymringsmelding som gjelder barn av ledere/fagstøtter, informerer mottaket barnevernsleder. Barnevernsleder vurderer å søke statsforvalteren om å få oppnevnt settekommune for saken. Bekymringsmeldingen videresendes denne kommunen. Før saken behandles videre i mottaket, kodes den som VIP-sak.
Sak ang. barn av kontakpersoner:
Mottaket vurderer i samråd med barnevernsleder om det skal søkes settekommune. Hvis saken skal behandles i kommunen vurderer mottaket og barnevernsleder hvilken avdeling den skal behandles i. Saken kodes som VIP-sak i fagprogrammet, og kun saksbehandler(e) og leder gis tilgang. Kontaktpersonen som saken angår, og dens avdelingsleder og fagstøtte avskjermes fra saken / sakene i modulus. Ansatte som er foreldre i en barnevernssak, må få informasjon om at det er en Vip-sak og at det er kun utvalgte personer som ser saken.
Tjenstlig behov: Det som er nødvendig for at en ansatt skal få gjort utført jobben sin (ref datatilsynet).
Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) - Lovdata
forvaltningsloven - Søkeresultat - Lovdata
Lov om barneverntjenester (barnevernloven) - Lovdata
Lov om helseregistre og behandling av helseopplysninger (helseregisterloven) - Lovdata