Forutsetninger

Før man begynner på dette prosessteget må følgende dette være gjort / være på plass:

• Handlevognen i eHandel er sendt til godkjenning

 

Beskrivelse

• "Godkjenner" godkjenner eller avviser handlevognen
  • Sjekker at konteringen i handlevognen er riktig
  • Dersom det må f.eks. endres antall eller legge til varer må handlevognen avvises – med kommentar til bestiller om hva som må endres.

For kjøp på innkjøpsavtaler

• Når handlevognen er godkjent blir det automatisk generert en ordre til hver leverandør – bestillingen er da sendt.

For direkte anskaffelser

• Når handlevognen er godkjent blir det automatisk generert en ordre til hver leverandør – bestillingen må leveres til leverandøren manuelt i form av en rekvisisjon.

 

Resultat

Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende: 

• Handlevognen i eHandel er godkjent, og bestilling er sendt til leverandør.

 

Definisjon

Behovsmelder: den som oppdager et behov som må dekkes av et innkjøp av en vare eller tjeneste. Alle ansatte har denne rettigheten. En behovmelders oppgave skal være så enkel som mulig. Det er kun å melde behovet som er i fokus. Kontering og det regnskapsmessige vil ikke være synlig for behovsmelderen og det skal ivaretas av bestilleren på vanlig måte.

Bestiller: En bestiller (også kalt rekvirent) er normalt tilknyttet et fåtall enheter og kjøper inn til disse. Brukerroller og fullmakter må tildeles. En bestiller behandler behovsmeldinger, bestiller varer og registrerer varemottak. Bestilleren må ha tilgang til kontering og attestering i fakturabehandling. 

Godkjenner: Godkjenner kan bestille varer, godkjenner handlevogner og registrere varemottak. Må ha tilgang til kontering, attestering og anvisning i fakturabehandling. Kan ikke godkjenne sine egne handlevogner. Hvem som kan være godkjenner er regulert av anvisningsreglementet og delegeringen fra kommunedirektøren.​ 

Handlevogn: Dette er den "pågående bestillingen" i eHandel. Hver handlevogn knyttes til en forbruksenhet. Dette begrepet er sammenlignbart med handlevogner i ordinære nettbutikker som vi bruker privat.

Rekvisisjon: Rekvisisjon er en formularbestilling til en leverandør som vi ikke har en innkjøpsavtale med.

 

Vedlegg

eHandel og fakturabehandling - kurspresentasjon våren 2023