Eiendom Energiledelseshåndbok

NS-EN ISO 50001 2018

Formålet med dette dokumentet er å etablere best mulige systemer og prosesser som er nødvendige for å kontinuerlig forbedre energiytelse i Eiendoms bygningsmasse, inklusive energieffektivitet, energianvendelse og energiforbruk.

Dette dokumentet tilfredsstiller krav til energiledelsessystemer (EnMS) for en organisasjon.

Skrevet av: Tor Arne Andresen & Yngvar Einarsmo (Eiendom)

 

Energiledelseshåndbok

Innholdsfortegnelse:

1       ISO: Omfang. 3

2       ISO: Normative referanser. 3

3       ISO: Termer og definisjoner. 3

4       ISO: Organisasjonens kontekst. 3

4.1         ISO: Forstå organisasjonen og dens kontekst. 3

4.2         ISO: Forstå interessenters behov og forventninger. 4

4.2.2          Lover og forskrifter. 4

4.2.3          § 7-1 Gjennomgående krav til kartlegging og risikovurdering. 4

4.2.4          § 10-1.Planlegging og tilrettelegging av arbeidet. 4

4.2.5          Kontrakter og avtaler. 6

4.2.6          Samsvarsevaluering. 6

4.2.7          Lovforslag. 6

4.3         Bestemme omfanget av energiledelsessystemet. 6

4.3.1          Omfang. 6

4.3.2          Bygg typer: 6

4.3.3          Bygg oversikt og ansvar. 6

4.4         |ISO: Energiledelsessystem.. 7

4.4.1          Omfang og avgrensninger. 7

4.4.2          Oppfyllelse av krav og kontinuerlig forbedring. 7

5       ISO: Lederskap. 8

5.1         ISO: Lederskap og forpliktelse. 8

5.2         ISO: Energipolitikk og energimål 8

5.2.1          Energipolitikk og visjoner. 8

5.2.2          Energimål 9

5.3         ISO: Organisasjonens roller, ansvar og myndighet. 10

5.3.1          Roller og ansvarsområder. 10

6       ISO: Planlegging. 11

6.1         ISO: Tiltak for å møte risikoer og muligheter. 11

6.1.1          Energi planleggings prosess. 11

6.1.2          Starte med vesentlige energianvendere. 12

6.1.3          Risiko. 12

6.1.4          Risikoregister. 12

6.1.5          Interessentanalyse. 12

6.2         ISO: Mål, energidelmål og planlegging for å oppnå målene. 12

6.2.1          Mål og delmål 12

6.2.2          Aktiviteter og oppgaver. 13

6.2.3          Måling av kritiske suksessfaktorer. 13

6.3         ISO: Energikartlegging. 13

6.4         ISO: Energiytelsesindikatorer. 14

6.4.1          Ytelsesindikatorer. 14

6.4.2          Kundetilfredshetsundersøkelse. 14

6.4.3          Målinger. 14

6.4.4          Visualisering av energibruk. 14

6.4.5          Prinsipp for innsamling. 14

6.5         ISO: Basislinje for energi 17

6.5.1          Metodebeskrivelse for fastsettelse av basislinje. 17

6.5.2          Basislinjer for Eiendom.. 17

6.5.3          Årlig justering av ET kurve. 17

6.6         ISO: Planlegging for innsamling av energidata. 17

7       ISO: Støtte. 18

7.1         ISO: Ressurser. 18

7.2         ISO: Kompetanse. 18

7.3         ISO: Bevisstgjøring. 18

7.4         ISO: Kommunikasjon. 18

7.4.1          Generelt. 18

7.4.2          Kontaktpersoner og ansvar. 19

7.4.3          Intern kommunikasjon. 19

7.4.4          Ekstern kommunikasjon. 20

7.5         ISO: Dokumentert informasjon. 21

7.5.1          Generelt. 21

7.5.2          Oppretting og oppdatering. 21

7.5.3          Styring av dokumentert informasjon. 21

8       ISO: Drift. 21

8.1         ISO: Planlegging og styring av drift. 21

8.1.1          Suksessfaktor. 22

8.1.2          Korrigerende aktiviteter. 24

9       Prosjekter. 25

9.1         Energigruppens deltakelse i prosjekter. 25

9.2         Bygge-møter. 25

9.3         Pågående prosjekter og prosjektbeskrivelser. 25

9.4         ISO: Anskaffelse. 25

10          ISO: Ytelsesevaluering. 26

10.1      ISO: Overvåking, måling, analyse og evaluering av energiytelse og EnMS. 26

10.1.1        ISO: Generelt. 26

10.1.2        ISO: Evaluering av samsvar med lovbestemte krav og andre krav. 26

10.2      ISO: Intern revisjon. 28

10.2.1        Generelt. 28

10.2.2        Møter. 30

10.3      ISO: Ledelsens gjennomgåelse. 31

10.3.1        Deltagere. 32

10.3.2        Agenda. 32

10.3.3        Grunnlag for ledelsens gjennomgåelse. 32

10.3.4        Resultater av ledelsens gjennomgåelse. 32

11          ISO: Forbedring. 33

11.1      ISO: Avvik og korrigerende tiltak. 33

11.1.1        Prosedyre. 33

11.2      ISO: Kontinuerlig forbedring. 35

 

 

1 - ISO: Omfang

2 - ISO: Normative referanser

3 - ISO: Termer og definisjoner

4 - ISO: Organisasjonens kontekst

4.1 - ISO: Forstå organisasjonen og dens kontekst

 

4.2 - ISO: Forstå interessenters behov og forventninger

4.2.1.1Interessenter

De viktigste interessenter er ansatte og brukere i Kristiansand Kommunes formålsbygg. Disse er å betrakte som eksterne brukere av energiledelsessystemet. Det ønskes best mulig innemiljø for brukere, samt bra enøk/økonomi for innbyggere for å holde kostnader lavest mulig, styrt etter behov.

Link til Interessentanalyse

Halvårlig utfører miljørettet helsevern i kommunen møter med Eiendom angående å stille krav til inneklima i kommunale bygg.

Hva som er relevant for drift er: Radon, luftkvalitet, støy, varme og avgasser.

Eiendom kjører i tillegg jevnlig brukerundersøkelser angående brukeres opplevelse av inneklima.

 

 

Å følge aktuelle lover og paragrafer, gjør at vi samsvarer med gjeldende krav som er beskrevet under, med linker til kapitler og paragrafer.

Årlig krav om sjekk er lagt inn i FDVU system med ansvar og frist dato. Repeterende AO nr 35276 i Plania.

4.2.2- Lover og forskrifter

Link til Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning

4.2.3 - § 7-1 Gjennomgående krav til kartlegging og risikovurdering

4.2.4 - § 10-1.Planlegging og tilrettelegging av arbeidet

 

4.2.4.1 - Arbeidsmiljøloven

Arbeidsmiljøloven (3) omhandler inneklima, som igjen er relevant mht. energieffektiviseringstiltak. Denne loven er dermed gjeldene for Eiendoms energiledelsessystem.

4.2.4.2 - Folkehelseloven

Lov om folkehelsearbeid, link til (folkehelseloven)  

4.2.4.3 - Energiloven

Energiloven omhandler energiplanlegging og energitilstand i bygninger. Dette er relevant for Eiendoms energiledelsessystem.

Lov om produksjon, omforming, overføring, omsetning, fordeling og bruk av energi inkludert fjernvarme m.m. 

§ 5-4. (Leveringsplikt)

§ 5-5.(Pris)

4.2.4.4 - Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven)

Fjerde del: Byggesaksdel

Kapittel § 27-5-6.  Tilknytning til infrastruktur

4.2.4.5 - Forskrifter

4.2.4.6 - Byggteknisk forskrift

Byggteknisk forskrift (TEK 17) omhandler krav til luftkvalitet med hensyn på avgassing, personbelastning og overtemperatur.

Eiendom bygger alltid sine bygg etter siste gjeldende TEK som er nå 17, mange bygninger oppgraderes til passivhusstandard

Flg. forskrifter er funnet relevante for Eiendoms energiledelsessystem:

Vi må forholde oss til aktuelle paragrafer i kapittel 13, 14 og 15 i tek 17

4.2.4.7 - Arbeidsplassforskriften 

Link til Aktuelle paragrafer

Relevante punkter for KE sin SD gruppe samt bygg og eiendomsavdelingen som overholdes ihht krav i Arbeidsplassforskriften er:

§2-11 Belysning 

§2-12 Synsforhold

§2-13 Nødlys 

§2-14 Klima, ventilasjon, luftkvalitet mm, 

§2-15 stråling (Radon) 

§2-16 Støy og vibrasjoner

I tillegg forholder vi oss til aktuelle dokumenter i Kristiansands Kommunes HMS håndbok.

Og kvalitetssystemet for SD og ventilasjon i by og stedsutvikling

4.2.4.8 - Energimerkeforskriften

Link til Energimerkeforskriften  

Forskrift om energimerking av bygninger og energivurdering av tekniske anlegg 

Energimerkeforskriften for bygninger. Kapitteloversikt:

Kapittel I. Innledende bestemmelser (§§ 1 - 3)

Kapittel II. Energimerking av boliger og bygninger (§§ 4 - 12)

Kapittel III. Energivurdering av tekniske anlegg (§§ 13 - 17)

Kapittel IV. Avsluttende bestemmelser (§§ 18 - 22)

4.2.4.9 - Lov om behandling av personopplysninger 

GDPR 

 

4.2.4.10 - Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

Åpenhetsloven

4.2.5 - Kontrakter og avtaler

Det er ingen krav i kontrakter og avtaler ut over det som allerede følges opp gjennom regulerte lover, samt målsetninger og måloppnåelse for energiledelsesarbeidet.

4.2.6 - Samsvarsevaluering

Samsvarsevaluering er en intern evaluering av hvilke krav som gjelder og hvordan Eiendoms energiledelse samsvarer med disse. Denne evalueringen skal gjennomføres minst årlig.

En evaluering skal synliggjøre flg.:

1. Hvilke krav som gjelder for hvilke bygg og om energipolitikken er i samsvar.
2. Dokumentasjon av gjeldende lovverk og krav, og endringer som har kommet siden forrige evaluering.
3. Hvis deler av energiledelsen ikke har vært i samsvar med krav skal det beskrives hvilke tiltak som er gjort for å være i samsvar eller hvorfor dette ikke var mulig å tilfredsstille.

4.2.7 - Lovforslag

Lovforslag er forslag som vil komme inn som en del av lovverket, men som ennå ikke har gjort det. Lovforslag er ofte tilgjengelig i god tid før de blir rettslige, og det er viktig at energiledelsen er klar over slike forslag og kan gjøre tiltak forut for ikrafttredelse.

4.2.7.1 - Oljefyr

Mineralolje er faset ut. Eiendom har erstattet mineralolje med fornybar energi. Strøm, fjernvarme, bio-olje og varmepumper er de foretrukne alternativene.

Ikke alle tanker og kjeler er sanert, det er et pågående prosjekt i for å fullføre dette. Skriv noe

Plan for sanering av alle kjeler og tanker i nye Kristiansand er utarbeidet: Sanering av olje kjeler og tanker

 

4.3 - Bestemme omfanget av energiledelsessystemet

4.3.1 - Omfang

Eiendom har innført energiledelse i alle sine formålsbygg. Energiledelsen er forankret hos politikere, rådmann og eiendomssjef.

4.3.2 - Byggtyper:

Eiendom har 8 byggtyper som omfattes av energiledelsen.

Skoler  42 stk. 

Helsebygg  27 stk.

Idrettsbygg  17 stk.

Administrasjonsbygg  17 stk.

Kulturbygg  7 stk.

Barnehagebygg  33 stk.

Verkstedbygg  2 stk.

Diverse bygg  2 stk.

Totalt bygg antall 147 stk.

 

4.3.3 - Bygg oversikt og ansvar

Driftsansvar for bygg er fordelt på personell, oversikt for dette dokumenters og oppdateres i oversikt: Byggansvar og byggfordeling

Bakgrunn for energiledelsen er motivert av følgende:

 

4.4 - ISO: Energiledelsessystem

Hjelpetekst: Beskriv hvordan Eiendom har etablert et EnMS, hvordan dere iverksetter og vedlikeholder, og kontinuerlig forbedrer dette. Beskriv også hvordan dere kontinuerlig forbedrer energiytelsen.

Energiledelsen er forankret i energipolitikken

4.4.1 - Omfang og avgrensninger

4.4.1.1 - Organisasjon

Energiledelsessystemet ivaretas av Eiendom. Eiendom forvalter bygningsmasse på vegne av Kristiansand Kommune. Mål for sertifisering iht. ISO 50001 vil være Eiendom.

4.4.1.2 - Systemgrenser

Energiledelsessystemet omfatter kommunale formålsbygg forvaltet av Eiendom. Herunder ligger skoler, sykehjem, dagsentra, idrettshaller, administrasjonsbygg, kulturbygg, barnehager, verksted og fritidsbygg. Totalt oppvarmet areal for disse byggene er 450 000 m2.

4.4.1.3 - Interessepart

Den viktigste interessepart er ansatte i Kristiansand Kommune. Disse er å betrakte som eksterne brukere av energiledelsessystemet bl.a. ift. Kommunikasjon. Det er utarbeidet en Interessentanalyse for å få oversikt over dette. Link til: Interessentanalyse

4.4.2 - Oppfyllelse av krav og kontinuerlig forbedring

Eiendom oppfyller kravene til ISO 50001 og krav til kontinuerlig forbedring gjennom systematisk og målrettet arbeid med energiledelse. Virkemidlene består av:

• Forankring hos øverste ledelse i Eiendom og helt til toppen i Kristiansand Kommune
• Klart definerte mål og strategier
• God kompetanse og motivasjon blant personell og ansatte
• Er etablert egen energigruppe som kontinuerlig jobber med energiledelse
• Gode verktøy for oppfølging av prosjekter og oppgaver
• Gode verktøy for målinger og avviksoppfølging
• Regelmessige og strukturerte møter
• Deltagelse i diverse fora for erfaringsutveksling

5 - ISO: Lederskap

5.1 - ISO: Lederskap og forpliktelse

Beskriv hva som er ansvarsområdene til øverste ledelse ift EnMS. Det listes en rekke punkter i standarden som Eiendom kan sette inn som krav til øverste ledelse, og det kan lages sjekklister som grunnlag for årlige gjennomganger der det verifiseres at kravene er ivaretatt.

 

Kristiansand kommune ved Eiendom har et sterkt forankret energiledelsessystem som er forankret hos politikere, rådmann og eiendomssjef og har sterkt fokus på klimavennlig drift og effektiv bruk av energi i bygg.

Det er utpekt en egen leder med ansvar for energiledelse gruppen, i tillegg er det 6 driftsteknikere og en fagleder SD.

Omfang på energiledelse er definert innledning 4.4

Det er etablert mål og indikatorer som rapporteres årlig på årsrapport og gjennomgås på Ledelsens gjennomgang.

Det er utarbeidet strategidokument og handlingsplaner for energipolitikk og ledelse.

Miljøstrategi 2022-2030

Ledelsens gjennomgang, agenda og referat

Handlingsplan etter ledelsens gjennomgang

 

5.2 - ISO: Energipolitikk og energimål

5.2.1 - Energipolitikk og visjoner

Eiendom er ISO 50001 sertifisert på energiledelse og skal være ledende når det gjelder klimavennlig drift, tiltak og byggevirksomhet. Dette oppnås blant annet ved at kommunale bygg bygges med passivhusstandard, og at energiforsyningen baseres kun på fornybar energi og fjernvarme. 

Ved totalrenovering av bygg, er ønsket kvalitet passivhusstandard.

Kristiansand Kommunes skal opprettholde sin posisjon som en ledende kommune når det gjelder å optimalisere energibruken i både eksisterende og nye bygg.  For å få dette til trenger vi medarbeidere med kompetanse på energieffektivisering og god teknisk forståelse som er med i den daglige driften og implementeres i nye prosjekter.

Det satses for fult på prosjekter som reduserer energibruk, eksempler på dette er LED lys i samtlige kommunale bygg, mye fokus på alle typer varmepumper i både nye og gamle bygg, i tillegg har vi på gang et stort prosjekt med solceller og batteri i formålsbygg.

Målet med denne politikken er at Eiendom går foran på sine områder og viser vei. Vi vil bidra til å utvikle utbyggingsområder med lave klimagassutslipp, med lavt energiforbruk og høy andel fornybar energi. Blant annet jobber vi med å stimulere markedet til å levere fossilfrie maskiner.

Kristiansand kommune skal satse på kombinasjonsløsninger innen solenergi, samt det nyeste innen varmepumpeteknologi med naturlig kuldemedier.

I forbindelse med anskaffelser vil Eiendom ha søkelys på klima og miljø, det være seg i forbindelse med innkjøp av tjenester, nybygg, rehabilitering, utskifting av energibærende utstyr og enøktiltak. Vi skal ha fokus på gjenbruk av utstyr der dette er formålstjenlig, eksempler på dette er SD komponenter og ombygging av eksisterende lys armaturer til LED samt diverse ta vare på bygningsdeler som lar seg gjenbruke i forbindelse med rivning av bygg.

 

5.2.2 - Energimål

Eiendom har energimål som det jobbes mot å oppnå, disse gjennomgås på ledelsens gjennomgang.

Referanseåret er 2019 forbruk: 108,9 kWh per m2​

Se årsrapporter for detaljer: Årsrapporter​

Kommuneplanens samfunnsdel – Sterkere sammen – Kristiansand mot 2030 ble vedtatt av bystyret 23. september 2020. Kristiansand kommune skal 
være en foregangskommune på grønn omstilling og har satt et mål om 80 prosent lavere klimagassutslipp i 2030 enn i 2015. Under er tallfestede mål for formålsbygg i Eiendom.

2023 målsetning 101,5 kWh per m2​, oppnådd 100,4 kWh per m2 ref. årsrapport 2023

2026 målsetning 98 kWh per m2​

2030 målsetning 95,5 kWh per m2

Fra og med 2024 har Eiendom valgt og sette energimål for den enkelte bygg gruppe, disse finner man i dokkumentet: Målsetninger for energibruk

 

5.2.2.1 - Hvordan sikre at vi oppnår Energimålene

For å oppnå de ønskede resultat på energi har vi ukentlige driftsmøter med fokus på å lukke energi avvik i samt sørge for at teknisk utstyr blir reparert når noe er feil, dette følges opp med driftsoppgaver i gjeldende energiledelse verktøy.

For å følge opp prosjekter kjøres fremdriftsmøter for å holde trykket oppe på de prosjektene man til enhver tid kjører. Når delprosjektene er ferdig gjennomføres ferdigbefaring for å sikre at utførelse er ihht krav. Vi gjennomfører prøvedrift på alle prosjekter i 1 år.

5.2.2.2 - Framgangsmåte for å oppnå mål

1. For å oppnå de ønskede resultat på energi har vi ukentlige driftsmøter med fokus på å avdekke og lukke energi avvik. Ansvar: Leder drift energi og driftsteknikere.
2. Årlig justering av ET kurver Ansvar: Leder drift energi og driftsteknikere.
3. Sørge for at feil på teknisk utstyr avdekkes og blir reparert når noe er feil, dette følges opp med driftsoppgaver i gjellende FDV system, disse kvitteres ut og lukkes når de er fullført. Ansvar: Driftsteknikker, Forvalter og Leder drift energi.
4. Nye prosjekter som påvirker energibruk

Pågående prosjekter som påvirker energibruk i Eiendoms formålsbygg

Tekniske krav for dette er beskrevet i KS00, med gjellende sjekklister.

5 års service avtale

Ny vurdering av styring

Årsrapport Energi

 

5.3 - ISO: Organisasjonens roller, ansvar og myndighet

5.3.1 - Roller og ansvarsområder 

5.3.1.1 - Energiledelsesgruppe

Energiledelsesgruppen vil sørge for gjennomføring av energiledelsen, herunder planlegging, design, innføring, drift og vedlikehold, iht. det omfang og avgrensinger som er gitt i 4.3 og under den energipolitikken som også er beskrevet i strategidokument. Alle deltagere i energiledelsesgruppen vil kunne ha oppgaver under områdene gitt innledningsvis, og kunne delegeres ansvar ut ifra oppgaver. Energiledelsen vil ha gitte roller med ansvar som er nærmere beskrevet i dokumentet ansvarsfordeling

Representanter

Energiledelsesgruppen for Eiendom består av disse personene:

Rolle	Navn	Oppdatert	Godkjent av
Leder	Yngvar Einarsmo	2024	Hans Christian Gram
Prosjektleder	Yngvar Einarsmo	2024	Hans Christian Gram
Fagleder	Arnt Gunnar Flottorp	2024	Hans Christian Gram
Teknikere	Edvin Abrahamsen, Geir Nordstokkå, Tor Arne Andresen, Frode Ringe, Øystein Lie, Perry Netland	2024	Hans Christian Gram
Dokument- og programvareansvarlig	Tor Arne Andresen	2024	Hans Christian Gram
Referent	Tor Arne Andresen	2024	Hans Christian Gram

6 - ISO: Planlegging

6.1 - ISO: Tiltak for å møte risikoer og muligheter

Her kan dere lage flere prosessdiagram som illustrerer hvordan Eiendom jobber med risikoer og muligheter. Dette kravet er nytt i 2018-versjonen, men Eiendom har implisitt jobbet med dette tidligere, og det er ikke noe krav om en formell risikostyring.

Se på risiko som negativ effekt og mulighet som positiv effekt, og beskriv hvordan dere fanger opp dette. Eksempelvis er det er risiko med å behovsstyre ventilasjonen: Risiko – å ikke oppfylle arbeidsmiljøloven, forskrift om inneklima, økt sykefravær mm. Mulighet – spare energi, forbedret energiytelse, EnKPI. Tiltak – måle luftkvaliteten.

Punkter med fokus angående muligheter

1. Nye prosjekter

   1. Mulighetsstudie

      1. Hvordan kommer "ide" opp? som igjen fører til et studie

         1. Politikkere

         2. Ledelse

         3. SD gruppa

      1. Besparelser

      2. Inntjeningstid

      3. Dette fører til beslutning (gjennomføre eller ikke?)

      4. YEI finner eks på mulighetsstudie

      5. Bør inn i hoved dokument

2. Eget punkt for muligheter på LG (Ansvar ledelse)

   1. Punkter overføres i handlingsplan 

      1. Her vil det vurderes både mulighet og risiko før punk "kviteres ut"

3. Inneklimagruppa (forbedringsmuligheter)

   1. To årlige møter

      1. Agenda

      2. Saker som tas opp

         1. Radon

         2. Temperatur (inneklima)

         3. Støy

         4. Luftkvalitet

      3. Ansvar fordeles

4. Brukerundersøkelse

   1. Planlagt gjennomføring hvert andre år

      1. Generer muligheter til forbedringer

      2. Avdekker grad av brukertilfredshet

5. Forbedret energiytelse

   1. Ukentlige driftsmøter med energiovervåkning gir oss muligheter

      1. Avdekke feil på styring eller tekniske anlegg

      2. Unormalt energibruk

      3. Kontroll på tidligere energiavvik og oppfølging av dem

      4. Dette ved hjelp av EOS, SD anlegg og FDVU systemer med aksjoner

6. EnKPI

   1. Viktig å sette utfordrende men realistiske mål for energibruk

      1. Jevnlig oppfølging av krav

      2. Riktig justerte ET kurver

      3. Dette gir oss muligheter til å avdekke avvik og gjøre at vi oppfyller krav

6.1.1 - Energi planleggings prosess

6.1.2 - Starte med vesentlige energianvendere

6.1.3 - Risiko

Vi har forskjellige risikoer som vi har en beskreven metodikk for styring av. I forbindelse med nyinvesteringer og prosjekter kartlegger vi risikoen, dette er beskrevet i dokumentet: Risikomomenter i forbindelse med investeringer. Dokumentet beskriver både risiko og muligheter.

6.1.4 - Risikoregister

Vi har laget et risikoregister, hvor risikoelementer blir vurdert, gradert og ved behov overført til handlingsplan for løsning/forbedring.

Risikoregister

6.1.5 - Interessentanalyse

Vi har en interessentanalyse som beskriver inntresenter i forhold til kunder/brukere av bygg vi drifter og har enøktiltak i: Interessentanalyse

Interessentanalyse - Energiledelse

6.2 - ISO: Mål, energidelmål og planlegging for å oppnå målene

Her må Eiendom definere mål. Sett mål på innsparinger, så vel som andre energitiltak. Beskriv hvordan oppnåelse (eller ikke) av mål følges opp. Sett opp mål ift energipolitikk. Flytt over mål i fra handlingsplan.

6.2.1 - Mål og delmål

Henviser til 5.2.2 Energimål

Det refereres til kommunens Miljøstrategi og Energipolitikk, for overordnede målsetninger.

Nye målsetninger for resultatoppnåelse av energiforbruk dokumenteres i handlingsprogrammet. Årsrapport energibesparelse for Kristiansand kommune   

Måloppnåelse og eventuelle avvik skal dokumenteres i årsrapporter. Målene skal være tilpasset eksterne krav.

6.2.2 - Aktiviteter og oppgaver

Aksjoner og oppgaver føres og følges opp i gjellende energiledelses system.

Vi har følgende aktivitetstyper vi skiller mellom i programmet.

1. Årshjulaktiviteter
2. Energiavvikaktiviteter
3. Driftsaktiviteter
4. Prosjektaktiviteter

 

6.2.3Måling av kritiske suksessfaktorer

Eiendom har definert flg. faktorer i sitt energiledelsesarbeid:

1. Forankring i ledelsen
2. Kommunikasjon
3. Strategi og mål
4. Involvering av ansatte
5. Aksjonsplaner
6. Ressurser
7. Prosjektledelse
8. Gjennomganger

 

6.3ISO: Energikartlegging

Kartlegging av vesentlige energianvendere er en forutsetning for energiarbeidet ift. det å finne de største potensielle gevinstene. 

Kartleggingen for Eiendom vil basere seg på forbruk av energi, og utregnet forbruk av energi i kWh per m².

Henviser til aktuelle krav i KS00.

6.4 - ISO: Energiytelsesindikatorer

6.4.1 - Ytelsesindikatorer

For analyser benyttes data samlet inn fra EOS. Disse normaliseres ut ifra en temperaturkurve slik at årlige variasjoner fanges opp, og år og uker kan sammenlignes. Med bakgrunn i oppvarmet areal, graddagstallet fra Kjevik og medgått energi er det etablert en ytelsesindikator som kalles kWh/m² for hver enkelt byggtype (skole, barnehage, etc.).

6.4.2 - Kundetilfredshetsundersøkelse

Dette er en subjektiv undersøkelse på opplevd inneklima, kan ikke bruke som ytelsesindikator, men kvalitets test på levert produkt.

6.4.3 - Målinger

Energiforbruk er basert på nettselskapenes egne innsamlede timeverdier fra målere plassert i tilknytning til hver enkelt bygg. Det er nettselskapene selv som validerer selve målerne.

Målingene verifiseres gjennom kontering av fakturaer og faktisk bruk.

Eiendom har i tillegg etablert automatisk fangst av energidata fra alle energikilder som ikke måles hos nettselskapene. Gjelder virkningsgrad for varmepumper, biovarme, solvarme, bio-oljeforbruk, og solstrøm.

All inngående energi har måling på timenivå for alle bygg som inngår i energiledelsessystemet.

6.4.4 - Visualisering av energibruk

Eiendoms energibruk behandles i til enhver tid gjeldende programvarene for energiledelse og energioppfølgingssystem (EOS)

6.4.5 - Prinsipp for innsamling

Brukerkravdokument i forbindelse med anskaffelse av system for energioppfølging.

 

6.4.5.1 - Funksjoner i EOS systemet

ET-kurver, dvs. kurver basert på temperaturnormaliserte verdier, lages for hvert bygg, og dette brukes til å oppdage unormalt avvik. Et eksempel på ET-kurve:

 

6.4.5.2 - Avvik ET-kurve

Avvik er definert som målinger utenfor en grenseverdi, der særlig høyere målinger er av interesse. Ved avvik kan det opprettes korrigerende aktivitet i gjeldende energiledelse system. Avvik fra ET-kurve som funksjon av tid kan benyttes for videre analyser for å se om avviket var en enkelthendelse eller en trend. Et eksempel er gitt i figur under.

Ved bruk av en slik trendkurve kan det oppdages potensialer for reduksjoner. Spesielt vil grunnlaster, døgnprofil, samt benchmarking være viktig. Et eksempel fra ukeforbruk:

 

Analyser av døgnforbruk.

Dersom potensialer oppdages, skal dette følges opp i gjeldende energiledelsessystem. Det vises for øvrig til programvaren for utfyllende info om funksjoner.

 

6.5 - ISO: Basislinje for energi

6.5.1 - Metodebeskrivelse for fastsettelse av basislinje

Den målte energisparingen er relativ og hva den måles i forhold til må avklares.

For enøk-prosjekter settes det basislinje eller Baseline.

Basislinje er energiforbruket før et eller flere ENØK-tiltak iverksettes.

Metode som benyttes for å sette basislinjen, er at informasjon om energiforbruk hentes fra Energileverandør. Om bygningen er et nybygg kan basislinjen konstrueres ut fra normtall for energibruk i den aktuelle bygningstypen.

Utfordringer med bruk av basislinje som referanse, er at basislinjen er avhengig av ulike faktorer som bidrar til å påvirke energibruken for en bygning fra år til år. Eksempel på slike faktorer er værforhold og variert bruk. Dette hensyntas ved justering opp mot graddagstall og ET kurve.

Basislinjen får så et årstall for oppstart.

ET kurve bygges opp ut i fra basislinjen.

 

6.5.2 - Basislinjer for Eiendom

Basislinje for Eiendom er satt til 2019

2019 referanseår-forbruk: 108,9 kWh per m2

 

6.5.3 - Årlig justering av ET kurve

Vi har en årlig justering av ET kurve  for å sikre at besparelser blir opprettholdt, har man oppnådd en besparelse vil det føre til at forbruket senkes og ET kurve kan justeres ned. Ved å justere ET sikres det at man opprettholder riktig nivå for å få innslag i EOS systemet for Avvik ET kurve, ved forbruk 10 % eller høyere over hovedlinje på Avvik ET kurve får man rødt tall som genereres som Avvik i EOS.

Flere av byggene vil man ikke justere ET kurver på, her har man oppnådd en god besparelse og optimalisert bygget over tid så en kontroll av ET kurve vil basere seg på at den er riktig og man ønsker å sikre at man opprettholder de besparelser som er tatt ut tidligere.

I enkelte tilfeller må man justere ET kurve opp, det kan være mer eller endret bruk av bygget som igjen fører til økt energiforbruk.

ET kurvene til byggene som Eiendom drifter baserer seg på temperatur og kWh/m², alle bygg får en erfaringskurve på forbruk over tid gjennom mnd og årstider med varierende temperatur. God drift og innvestering i enøk tiltak vil senke ET kurven.

6.6 - ISO: Planlegging for innsamling av energidata

6.6.1 Prinsipp for innsamling av målerdata

7 - ISO: Støtte

7.1 - ISO: Ressurser

Dette er et av agenda punktene på ledelsens gjennomgang.

Det vurderes økonomi og kompetanse behov.

Investeringsprosjekter legges fram år for år politisk, hvor en behovsutredning blir presentert.

Beskriv hvordan Eiendom sikrer at de nødvendige ressursene til energiarbeidet er tilgjengelige.

7.2 - ISO: Kompetanse

Eiendom legger til rette for og oppfordrer ansatte til videreutdanning. Dette gjelder også energiledelsesgruppen.

Kompetansmatrise inneholder GAP analyse for eksisterende kompetanse samt behov for å øke denne. I tillegg har vi ett kompetanseregister i Eiendoms kvalitetsystem som sikrer at årlig opplæring i 50001 Energiledelse gjennomføres.

7.3 - ISO: Bevisstgjøring

Henviser til 5.2

Konsekvens av å ikke overholde krav i Energiledelses systemet, vil sannsynligvis resulterer i økt energiforbruk for Eiendom sine bygg. Dette vil også kunne påvirke inneklima negativt.

Hva gjør Eiendom ut over kommunikasjon? Hvordan sikres bevisstgjøring av energipolitikk, den enkeltes bidrag til måloppnåelser og energiytelse og konsekvenser av å ikke overholde krav.

7.4 - ISO: Kommunikasjon

7.4.1 - Generelt

Kommunikasjon defineres ut ifra målgruppene ansatte, brukere, og utenforstående. Brukere vil i første rekke være ansatte i Kristiansand Kommune og brukere av bygningsmasse forvaltet av Eiendom, og dermed direkte påvirket av energiledelsessystem.

Utenforstående vil deles opp i parter som har interesse i Eiendoms energiledelse bl.a. gjennom krav de har stilt til dette, parter som må ta hensyn til krav som stilles av Eiendom som en følge av energiledelsessystemet, og media.

7.4.1.1- Kommunikasjonsplan for SD drift – Eiendom

Redigerbar Kommunikasjonsplan for SD drift - Eiendom

 

7.4.2 - Kontaktpersoner og ansvar

Navn	Rolle	Kontaktinformasjon
Yngvar Einarsmo	Pressekontakt	yngvar.einarsmo@kristiansand.kommune.no
Yngvar Einarsmo	Brukeransvarlig	yngvar.einarsmo@kristiansand.kommune.no
Ansatte på driftssentralen	Daglig kontakt brukere	sd-anlegg@kristiansand.kommune.no
Yngvar Einarsmo	Enova Søknader	yngvar.einarsmo@kristiansand.kommune.no
Yngvar Einarsmo Arnt Gunnar Flottorp	Rapportering (herunder Enova, SSB, Kostra, Ledelse) Web ansvarlig	yngvar.einarsmo@kristiansand.kommune.no arnt.gunnar.flottorp @kristiansand.kommune.no

7.4.3 - Intern kommunikasjon

Eiendom har definert kommunikasjon vedr. energiarbeidet som en prioritert oppgave.

Årlig skal det utarbeides en rapport som beskriver resultater på alle bygg, byggrupper og sektorer. Her skal fokus være energibesparelse, kronebesparelse og CO2 utslipp. Rapporten skal distribueres til Eiendom sin ledelse, medarbeidere i prosjektet, økonomiavdeling, samt økonomidirektør.

Energiprogrammet skal årlig rapportere mål og resultat inn i Eiendom sin årsrapport, som går til Rådmannen og øvrige politikere.

Energileder, brukere av bygg og driftspersonell på ENØK DRIFT skal ha mulighet for daglig kommunikasjon. Brukere skal raskt og enkelt nå driftspersonellet ved bruk av egen mailadresse. Her vil det meldes inn feil på anlegg (avvik), ønsker om utvidet driftstid, kommunikasjon med brukere om utleie av bygg osv. Dette vil være til hjelp for driftsoptimalisering i tråd med krav til innemiljø og energisparing.

7.4.3.1 - Logg

Intern kommunikasjon skal loggføres der det er hensiktsmessig. Eksempel på en slik loggføring er gitt under.

Dato	Beskrivelse	Mottagere
Årlig	Energistatus, Powerpoint-presentasjon	Ansatte i Eiendom

 

7.4.4 - Ekstern kommunikasjon

7.4.4.1 - Ansatte i Kristiansand Kommune

Ansatte i Kristiansand Kommune er brukere av bygningsmasse som forvaltes av Eiendom og blir dermed direkte påvirket av energitiltak. Ved innføring av tiltak har de ansatte, spesielt ledere i ulike avdelinger, seksjoner og bygg, blitt gitt instrukser for hvilke tiltak som innføres og konsekvenser av dette. De ansatte har også blitt gitt instrukser for rapportering av uønskede hendelser og generelle forbedringstiltak.

Se for øvrig avsnitt om intern kommunikasjon 7.4.3

7.4.4.2 - Krav stillere

Krav stillere er interesseparter som stiller krav til Eiendoms energiledelse. Vi har identifisert Enova som en part i denne kategorien. Eiendom mottar finansiell stønad fra Enova, og Enova stiller krav til rapportering. Årlig skal det rapporteres på resultat, kostnader og omfang utført i de støttede prosjektene. Rapportering skal loggføres.

7.4.4.3 - Påvirket av krav

Parter som indirekte påvirkes av krav gjennom Eiendoms energiledelse er i første rekke leverandører av produkter og utstyr. Disse vil kunne få innsyn i energiytelsen. Eiendom stiller ingen spesifikke krav til konfidensialitet eller integritet for denne typen informasjon.

7.4.4.4 - Media

Eiendom har som strategi å oppnå redaksjonell omtale av resultater fra energiprogrammet. I stillingsbeskrivelsen til prosjektleder ligger det at vi skal kommunisere ut budskapet og dele ting av interesse for allmenheten. Dette er viktig med tanke på samfunnsansvaret og kommunens omdømme som en miljøbevisst attraktiv kommune å bo og arbeide i.

Det er ikke gitt noen føringer på hva som kan kommuniseres til media.

7.4.4.5Kostra

Det skal årlig rapporters energiforbruk og energikostnader til Kostra for benchmarking med andre kommuner.

7.4.4.6 - Andre offentlige/private eiendomsbesittere

Eiendom vil stadig ha besøk av, eller er på besøk hos, andre kommuner som ønsker å se hvordan det jobbes med energiledelse. Her vil metodikk, prosesser og dokumenter deles i åpne fora.

I 2007 ble det i Kristiansand etablert et samarbeidsnettverk innenfor Energiledelse med Norges 10 største byer. Eiendom er leder av dette nettverket, som kalles «Storbynettverket for energi». Her deles informasjon om teknikk, organisering, suksessfaktorer byene imellom. Samt at det inviteres inn eksterne til å foredra om aktuelle tema.

Eiendom stiller ingen spesifikke krav til konfidensialitet eller integritet for deling av denne typen informasjon.

7.4.4.7 - Logg

Ekstern kommunikasjon skal loggføres der det er hensiktsmessig. Eksempel på en slik loggføring er gitt under.

7.5 - ISO: Dokumentert informasjon

7.5.1 - Generelt

Dokumentasjon skal arkiveres i: gjeldende energiledelsessystem og/eller på Eiendoms Teams-område.

Være tilgjengelig for interesseparter, der det er relevant.

Registreringer av energimålinger, avvik, oppgaver, og liknende relatert til energiytelsen ivaretas gjennom programvare for dette, blant annet Energiledelsesystemet og EOS system.

Gjennomgås og oppdateres jevnlig og ved behov

7.5.2 - Oppretting og oppdatering

Tilgang til dokumentasjon er kontrollert gjennom mekanismer i arkivsystemene, Plania/Teams. Arkivsystemene inneholder også funksjoner for arbeidsflyt, herunder kladd og publisering av tekst, slik at interessehavere vil ha tilgang på den relevante dokumentasjonen.

7.5.3 - Styring av dokumentert informasjon

Dokumenter som er distribuert eller lagret, oppdateres og lagres i beskrevet sekvenser og arkiver.

Nødvendig tilgang gis til nøkkelpersoner.

Dokumenter med eksistert opphav lagres i rett mappe: Eksterne dokumenter på Teams.

Se ellers punkt 7.4

 

8 - ISO: Drift

8.1 - ISO: Planlegging og styring av drift

Overordnet vil driftstiltak basert på energianvendere styres av driftsteknikere, disse er kartlagt, se punkt 6.3

Prosess er beskrevet i flytskjema

8.1.1 - Suksessfaktor

En av suksessfaktorene for effektiv energianvendelse er at man utnytter periodene byggene ikke er i bruk, eller har redusert forbruk. Energiledelsen har opprettet et begrep vi kaller årshjulet som vist i figurer under.

Dette illustrerer de ulike periodene da det iverksetter planlagte aktiviteter pr. bygg og system. årshjulet og aktiviteter fra årshjulet settes opp i gjeldende energiledelsesystem gjennom en egen årshjul-modul. Aktiviteten, eller malen, som settes opp skal inneholde aktuelt bygg, hva som skal gjøres, ansvarlig, metode, og tidsfrist. Energiledelsesystemet vil deretter generere spesifikke aktiviteter og sørge for varsling og oppfølging av personer ansvarlig for utførelsen.

 

8.1.2 - Korrigerende aktiviteter

I KE skal det hver uke være en gjennomgang av forbruk i alle bygg. I møtet skal forrige ukes målinger gjennomgås. Avvik fra normalforbruk (ET-kurve som tidligere beskrevet) skal diskuteres i detalj. Ved uforklarlig avvik etableres en aktivitet i energiavviksmodulen til gjeldende energiledelsesystem. Se Figur 8 under fra energiavviksmodul.

Figur 8 - Utdrag fra gjeldende energiledelsessystem som viser hvordan røde og grønne tall ved mer enn 10% avvik fra ET-kurven, og mulighet for kommentarer.

9 - Prosjekter

Prosjektoppfølging og investeringer ifbm. prosjekter skal følges opp i gjeldende energiledelsessystem og eksterne økonomisystem. Ved prioritering av prosjekter vil bl.a. nedbetalingstid være en viktig parameter.

9.1 - Energigruppens deltakelse i prosjekter

Energigruppen deltar i prosjekter fra prosjektgransking til fullført prøvedrift, og overtar deretter driften og ansvar av vesentlige energianvendere.

• Prosjektgranskning
• Prosjektering

9.2 - Bygge-møter

• Befaringer
• Overtakelse
• Prøvedrift
• Drift                                        

9.3 - Pågående prosjekter og prosjektbeskrivelser

Informasjon om pågående prosjekter er samlet i mappen Prosjektoppfølging på DriftTeam 7

 

9.4 - ISO: Anskaffelse

For å ivareta energiaspektet ved anskaffelser og rehabilitering av bygg er det utarbeidet en egen kravspesifikasjon: KravSpekk00 KS00

Når det gjelder anskaffelse av utstyr som omhandler vesentlige energianvendere, eller tjenester i forbindelse med energieffektivisering i Enøk prosjektet er energibesparelse første prioritet. Det produseres en behovsutredning som viser besparelser mot inntjeningstid, i dette er LCC inkludert. Eksempel på dette vises i prosess kart: 6.1.2

Kompetanse blir vektet på tjenester, sammen med pris, kommer an på hvilke tjenester man etterspør.

10 - ISO: Ytelsesevaluering

10.1 - ISO: Overvåking, måling, analyse og evaluering av energiytelse og EnMS

10.1.1 - ISO: Generelt

Se avsnitt 6.4 der ytelsesindikatorer og bruk av disse blir beskrevet.

10.1.2 - ISO: Evaluering av samsvar med lovbestemte krav og andre krav

Evaluering av lovbestemte og andre krav vil være agenda på møter og evaluering vil gjøres årlig på ledelsens gjennomgang.  Alle krav må årlig kvitteres ut i handlingsplan for ledelsens gjennomgang, eget punkt.

 

10.1.2.1 - Krav til det fysiske arbeidsmiljøet

§ 4-4.Krav til det fysiske arbeidsmiljøet

Energileder sitter i en arbeidsgruppe sammen med 2 stk fra miljørettet helsevern og kommunelege der inneklima er den største delen av hva denne gruppen ser på.

Sjekke om årlig møte er gjennomført.

10.1.2.2 - Inneklima

Kristiansand Kommune ved Eiendom er opptatt av at inneklima skal til enhver tid være i hht gjeldende lover og krav. Det blir jevnlig tatt målinger av luftkvalitet Co2, fukt og temperatur rundt på arbeidsplasser tilknyttet Eiendom sin bygningsmasse.

Sjekke årlig om det er nye krav til inneklima, gjennomføres på ledelsens gjennomgang.

10.1.2.3 - Co2 verdier

Er det mistanke om dårlig luftkvalitet blir ofte SD gruppen kontaktet og sørger for at Co2 målinger blir utført. Blir det funnet for høye Co2 verdier, blir tiltak iverksatt.

Sjekke årlig om det er nye krav til Co2 verdier, gjennomføres på ledelsens gjennomgang.

10.1.2.4 - Støy

Når det gjelder støyproblematikk er det ofte støy fra ventilasjon som er relevant for miljørettet helsevern og inneklima gruppen, ved støyproblematikk blir dette målt og nødvendige tiltak igangsatt.

Sjekke årlig om det er nye krav til støy, gjennomføres på ledelsens gjennomgang.

10.1.2.5 - Radon

Radon er et tema både Kristiansand Kommune og Eiendom tar veldig seriøst, Radon blir målt ihht krav fra Statens strålevern forskrift, hvert 5 år henges ut radon sporingsbrikker i minimum 2 mnd. mellom 15 oktober og 15 april ihht. krav.

Radon brikker blir analysert av firma Radonlab og deretter oversendt KE, har bygget over grenseverdier blir det utført måling med ukes logg som måler Radon på timesverdi, da justeres ventilasjon til å starte i nødvendig tid før bygget tas i bruk og man er da nede under grenseverdi.

Eiendom kjører et eget radonprosjekt for å installere radonbønner i bygg, for å unngå å bruke ventilasjon til å løse radonproblemet.

Sjekke årlig om det er nye krav til radonmengder i inneluft, gjennomføres på ledelsens gjennomgang.

10.1.2.6 - Anskaffelser

Vi er sterkt delaktige i anskaffelser, for å få riktige og best mulig bygg med tilhørende teknisk utstyr, basert på energiøkonomisering og riktige tekniske løsninger

Sjekke krav for anskaffelser årlig, utføres på ledelsens gjennomgang.

10.1.2.7 - Klimagassutslipp/Energisparing

Her er vi med å påvirke drift av bygg med lavest mulig energibruk og riktige klimavennlige investeringer i både nye og eksisterende bygningsmasse

Sjekke krav for  Klimagassutslipp/Energisparing årlig, utføres på ledelsens gjennomgang.

10.1.2.8 - Nybygg

Eiendom krever nybygg med lavt energibehov, som passivhus eller bedre

Sjekke krav for passivhus eller bedre årlig, utføres på ledelsens gjennomgang.

 

10.1.2.9 - Fornybar energi

Eiendom satser på bruk av fornybare energikilder, det være seg solceller, solfangere, det nyeste innen varmepumper og fjernvarme

 

10.1.2.10 - Registrering av skader og sykdommer

§ 5-1.Registrering av skader og sykdommer

10.1.2.11 - Kvalitetssystem EQS

Vi har i Eiendom et kvalitetssystem hvor man registrerer avvik, personskade som kan eller er oppstått

Sykdom og plager som kan relateres til feil på tekniske anlegg eller feil drift av disse

Faktorer som kan påvirke og må hensyntas

1. Fuktighet
2. Temperatur
3. Radon
4. PPM verdier for Co2
5. Kulderas (Kjøling)

Kontroll og overvåking

1. Logger på måleverdier
2. Alarmer med rett satt alarmgrense
3. God kontakt med brukere, med mulighet for feilmelding
4. Kalibrering av målere for: PPM, temp, radon, fukt og ventiler

10.2 - ISO: Intern revisjon

10.2.1 - Generelt

Lage en 3 årig plan for internrevisjon, ut av 12 punkts liste, se punkt 9.2.1.1

Interne gjennomganger av energiledelsessystemet skal skje minst årlig, dvs. at minst årlig skal en komplett sjekkliste foreligge. Deler av sjekklisten kan gjennomgås på ulike tidspunkt. Gjennomgangen skal merkes med flg.:

• Dato for gjennomgangen
• Ansvarlig, hvem som er ansvarlig for gjennomgangen
• Den ansvarlige internrevisor, skal være en objektiv og upartisk person, med rett kompetanse
• Omfanget av gjennomgangen, hvilke deler av energiledelsessystemet som er gjennomgått

Sjekklisten vil omfatte flg. punkter fra ISO 50001:

1. Roller og ansvar
2. Energipolitikk
3. Vesentlige energianvendere
4. Lovbestemte og andre krav
5. Tiltak og aksjonsplaner
6. Opplæring
7. Kommunikasjon
8. Dokumentasjon og dokumentkontroll
9. Driftstiltak
10. Overvåking og monitorering
11. Inspeksjoner og korrigerende tiltak
12. Ledelsens gjennomgang

 

10.2.1.1 - Plan for gjennomføring av Internrevisjon 2023-2025

 

Internrevisjonsplan 2023-2025
Revisjonspunkter		Planlagt	Utført
1	Roller og ansvar	2023 Q4
2	Energipolitikk	2024 Q2
3	Vesentlige energianvendere	2025 Q3
4	Lovbestemte og andre krav	2024 Q2
5	Tiltak og aksjonsplaner	2025 Q3
6	Opplæring	2023 Q4
7	Kommunikasjonsplaner	2023 Q4
8	Dokumentasjon og dokumentkontroll	2025 Q3
9	Driftstiltak	2024 Q2
10	Overvåking og monitorering	2025 Q3
11	Inspeksjoner og korrigerende tiltak	2024 Q2
12	Ledelsens gjennomgang	2023 Q4

 

10.2.1.2 - Innkalling til internrevisjon

Gjennomfører vil ut fra 3 åring revisjonsplan forberede og sende ut innkalling

Revisjonen vil resultere i en rapport som gjennomgås med revisor, aktuelle punkter overføres til arbeidsdokumentdel av Ledelsens-gjennomgang

10.2.1.3 - Internrevisjonsrapporter

Gjennomgås og arbeides med til eventuelle merknader eller avvik er løst

Rapporter

 

10.2.2 - Møter

Energiledelsen vil følge opp energiarbeidet gjennom ulike typer av møter. Møter vil være iht. krav gitt i ISO 50001 og forankret i energipolitikken.

10.2.2.1 - Møtefrekvens

Møte	Hyppighet	Deltagelse
Ukentlige møter	Hver uke med unntak av ferie og fridager	SD drift
Kvartalsmøter	Hvert kvartal	SD drift og ventilasjon

 

10.2.2.2 - Ukentlige møter

Ukentlige møter vil ha deltagere fra energiledelsesgruppen, spesielt ansvarlige for drift og gruppeleder (energiforvalter).

Agenda for driftsmøte:

• Oppfølging av energiavvik
• Energirelaterte aksjoner
• Forrige ukes forbruk, nye energiavvik og aksjoner
• Årshjuloppgaver
• Potensialer
• Gjennomgang av energioppfølgingssystem
• Resultat er god kontroll på drift og avvikshåndtering
• Eventuelt

 

10.2.2.3 - Erfaringsutvekslingsmøter

Avvikles ukentlig, deltakere er fagleder og SD teknikere, agenda og referat er obligatorisk.

Målet med møte er å spille hverandre best mulig, og som navnet tilsier utveksle erfaringer.

Det gjennomføres jevnlige befaringer og kursing for deltakere, dette utføres av kolleger, for å bli best mulig kjent med alle Eiendoms bygg, tekniske anlegg og styringssystemer.

 

Agenda & Møtereferat - SD Drift - Erfaringsutveksling

 

10.2.2.4 - Kvartalsmøter

Kvartalsmøter skal ha deltagere fra energiledelsesgruppen, inkludert leder energi (energiforvalter), fagansvarlig og driftsteknikere.

Seksjon 4.2.2.1 skal ivaretas med Interessentanalyse

Tema i kvartalsmøter skal være:

 

• Status investeringer
• Prioritere prosjekter
• Faglige temaer
• Idéer til forbedringer
• Utfordringer og løsninger

 

10.3 - ISO: Ledelsens gjennomgåelse

(legge inn agenda og møtene i årshjul strukturen med ansvarlige personer, forplikte ledelsen, punkter fra internrevisjon tas inn i ledelsens gjennomgang)

Ledelsens gjennomgang vil typisk være et møte der status på energiarbeidet presenteres for den øverste ledelsen. Kjennetegn på dette møtet er gitt i kapitlene nedenfor.

10.3.1 - Deltagere

øverste ledelse og leder for energiledelsessystemet må møte. øvrige interessehavere og faglige personer kan også delta.

10.3.2 - Agenda

De ulike punktene som bør gjennomgås under ledelsens gjennomgang er flg.:

• Energipolitikk
• Fjorårets resultater gjennomgås
• Nye målsetninger gjennomgås
• Evaluering av lovbestemte og andre krav
• Energiytelse, både overordnet og ned på enkelt-KPIer, måloppnåelse
• Handlingsplaner og prosjekter
• Status på tiltak
• Avvikshåndtering
• Fremtidige prosjekter

 

10.3.3 - Grunnlag for ledelsens gjennomgåelse

Ved ledelsens gjennomgåelse vil resultater fra fjoråret fremlegges, og nye målsetninger for fremtidige perioder fremlegges. Resultater er basert på utdrag og analyser av data fra programvare, bl.a. Energiledelsessystemet og Energioppfølgingssystemet.

10.3.4 - Resultater av ledelsens gjennomgåelse

Er handlingsplanen som blir utarbeidet etter dette

10.3.4.1 - Møte referat fra Ledelsens gjennomgang

10.3.4.2 - Handlingsplan etter gjennomført møte

10.3.4.3 - Mal Ledelsens gjennomgang

 

 

11 - ISO: Forbedring

11.1 - ISO: Avvik og korrigerende tiltak

11.1.1 - Prosedyre

Avvik kan finnes under daglig drift eller selv-inspeksjoner. Avvik kan således være direkte avvik på tiltak som feiler, eller avvik ift. prosedyrer som ikke er fulgt. Avviksrapportering skal også inneholde potensielle avvik som kan oppstå, dersom det er stor sannsynlighet for at de kan oppstå. Avviksoppfølging vil bestå av korrigerende tiltak (rette avviket) og/eller preventive tiltak (hindre at avviket skjer eller skjer igjen).

Steg for avvikshåndtering:

• Finn rot-årsaken til avviket eller det potensielle avviket. Dette skal dokumenteres i gjeldende energiledelse-system.
• Vurder tiltak for å lukke og/eller hindre avviket i fra å oppstå. Vurderingen skal dokumenteres.
• Iverksett evt. tiltak for å lukke og/eller hindre avviket fra å oppstå. Tiltak(ene) skal dokumenteres, og ha slutt dato.
• Iverksett målinger som kan benyttes for å kontrollere at avviket er lukket. Målingene skal dokumenteres.
• Vurder målingene og om tiltakene har den ønskede effekten. Vurderingen skal dokumenteres.

Dokumentasjon skal følge øvrige prosedyrer for dokumentasjon og bruk av programvare.

Prosesskjema er under utarbeiding Q2 2023

11.1.1.1 - EQS-Avviksrapportering

EQS avviksrapportering er innført av Kristiansand Kommune for oppfølging av generelle avvik, der avvik som er relatert til HMS og som krever strakstiltak skal registreres.

11.1.1.2 - Energiopfølgingssystemet og Energiledelsessystemet

Energiledelsesystemet er integrert med Energiopfølgingsystemet for å hente ut avvik ift. ET-kurver basert på ukeforbruk, dvs. energiavvik. Disse avvikene presenteres i matriseformat i Energioppfølgingsystemet.

Figur over – Avvik ift. ET-kurve og visning i Energiledelsesystemet.

Fra Energiledelsessystemet visning av avvik kan det opprettes aksjoner. Avvik på ET-kurver krever ofte en analyse for å finne bakenforliggende årsak og trender, dvs. flere avvik på rad, kan være like viktig som enkeltavvik. Energiledelsesystemet gir dermed også mulighet til å overstyre avviksfarge hvis avviket kan forklares uten at aksjon kreves. Avvik som behandles bør tillegges en kommentar. Dette gjøres i det avviket behandles i Energiledelsesystemet, i feltet «Merknad til avviket».

Skjema for registrering av avvik er gitt i figur under.

Figur over – Registrering av avvik i Energiledelsesystemet.

Oversikt over alle registrerte energiavvik kan listes i Energiledelsesystemet. Denne listen kan sorteres etter sted, ansvarlig, kostnad, ansvarlig mm. Systemet sender også automatiske varsler til ansvarlig hver uke om ønskelig. Et eksempel på en slik liste er gitt i Figur 11.

Figur over – Liste over avvik registrert i Energiledelsesystemet.

 

11.2 - ISO: Kontinuerlig forbedring

Det vises til kontinuerlig forbedring av energiytelsen, historiske måltall (KPIer) viser dette.

Årets energirapport