Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at ansatte i Bedriftsheletjenesten registrerer saker, oppdrag, timer og bedriftslogg. På denne måten blir det korrekt dokumentasjon når leder skal utarbeide årsrapport for kommunen.
Dette dokumentet gjelder alle ansatte i Bedriftshelsetjenesten.
Alle ansatte i Bedriftshelstjenesten har ansvar for å gjennomføre aktiviteten. Arbeidsgiver har ansvaret for planlegging, organsiering og gjennomføringen av aktiviteten.
All registrering gjelder i Citera, Intern sone.
Registrere ny sak, oppdrag
Klikk på HMSvisjon Oppdrag og trykk på fanen nytt oppdrag. En ny faneboks vil dukke opp for å registrere nytt oppdrag. Fyll inn nødvendig informasjon i kolonnene: Søk etter kunde, avdeling/lokasjon, bestiller, telefon og e-post. Trykk videre på neste. En ny faneboks vil vise seg. Fyll inn nødvendig informasjon i kolonnene: tittel, kort beskrivelse og kostnadssted. Trykk deretter på fullfør. Marker saken som påbegynt.
Mottak av registrert oppdrag
Arbeidsgiver og arbeidstaker som ønsker bistand fra BHT melder behov via bestillingsskjema på Innafor. Bestillingen blir kryptert og opprettet som et oppdrag i HMSvisjon Oppdrag. Leder eller stedfortreder dekrypterer bestillingen og fordeler saken til aktuelle ansatte i BHT. Den aktuelle ansatte får en påminnelse på e- post. Oppdraget skal påbegynnes uten vesentlig opphold. Den ansatte tar kontakt med bestiller for nærmere avtale. Oppdraget merkeres som påbegynt.
Føring av timer og bedriftslogg på oppdrag
Føring av timer og bedriftslogg på oppdrag gjelder for både Registrert ny sak, oppdrag og Mottak av registrert oppdrag. Klikk på HMSvisjon Oppdrag og trykk deg inn på oppdraget du skal registrere timer. Trykk på rediger (på høyre side øverst i bildet), Trykk på fanen hendelser og til slutt registrer timer. En ny fane vil dukke opp for timeregistrering. Fyll inn nødvendig informasjon i kolonnene: dato, beskrivelse/fakturatekst, avdeling, timer og bedriftslogg. Teksten som blir skrevet i beskrivelse/fakturatekst skal kopieres inn i kolonne- ruten bedriftslogg. Saker på individnivå skal ikke dokumenteres i bedriftslogg og kolonnen bedriftslogg skal da stå tom. Trykk på lagreikonet for å lagre timeregistrering. Dersom saken er under arbeid skal saken ikke settes til gjennomført. Dersom saken er ferdig kan den settes på gjennomført.
Kvittere ut timer på oppdrag
Klikk på HMSvisjon CRM modulen og trykk på fanen hjem (øverste verktøylinje). En ny verktøylinje med ulike faner med bilder vil dukke opp. Klikk på timeregistrering (som er under bildet av en klokke) slik at en rullegardinliste vil vise seg. Trykk på kvitter alle poster. En ny liten fane vil dukke opp med spørsmål om ønsker du å kvittere alle poster? Trykk ja. Kvittering av timer må gjøres regelmessig og i allefall innen utgangen av desember.
Citera Intern sone er BHTs HMS fagsystem, som dokumenterer BHTs virksomhet.
BHTs bestillingsportal på Innafor: Bestillingsportal