Hensikten med rutinen er å klargjøre saksgang og kriterier for tildeling av koordinator. Den beskriver også rutiner i forhold til bytte av koordinator, avslutning av tjenesten koordinator.
Man kan få koordinator uavhengig av ønsket om individuell plan. Det er allikevel avgjørende at man har en nedfelt plan og mål med jobben.
Koordinerende enhet er i Kristiansand Kommune lagt til Forvaltning og koordinering (FOK). Her ligger ansvar og myndighet til å tildele og utpeke koordinatorer innenfor området helse og sosial i Helse og mestring, NAV (brukere på AAP) og Oppvekst.
Søknad om koordinator
Det søkes på eget søknadsskjema eller via PLO- melding fra spesialisthelsetjenesten. Man kan også kontakte innbyggertorg for å få hjelp til å søke. For brukere som har tjenester på vedtak fra FOK fra før kan utførertjenestene søke om koordinator (og IP) via behov-endret notat (BE-notat) etter samtykke fra bruker.
Kriterier for tildeling av koordinator
Tildeling og utpeking av koordinator
Forvaltning og koordinering vurderer hvilken avdeling som har hovedtyngden av oppfølgingen av bruker og som anses som mest egnet til koordinatoroppdraget. Saksbehandler sender e-post til aktuell avdelingsleder med idnr/initialer og fødselsdato og gir beskjed om at avdelingen er pekt ut til å ha koordinatoroppdraget (og evt IP). Kopi til post.koordinerendeenhet@kristiansand.kommune. Avdelingsleder utpeker en ansatt til koordinatorfunksjonen etter dialog med aktuell bruker. Forskriften til IP gir ikke bruker rett til å velge hvem hun eller han vil ha som koordinator, men bruker skal kunne uttale seg om hvem hun eller han ønsker som sin koordinator. Det er en forutsetning for samarbeidet at bruker har tillit til koordinatoren.
I vedtaksbrevet skrives hvem som har ansvar for utpeking. Saksbehandler setter inn navnet på aktuell leder i koordinatorfeltet i Profil. Innen 3 uker skal aktuell leder legge inn navnet på utpekt koordinator. Avdelingsledere som ikke har Profil som sitt journalsystem kan melde navn på koordinator til post.koordinerendeenhet@kristiansand.kommune.no , som så fører opp navnet til koordinator i Profil. Post.koordinerendeenhet sjekker at navn på koordinator er på plass i koordinatorfeltet i Profil innen 3 uker. Hvis koordinatoren ikke har vært koordinator tidligere, må den ansatt meldes inn via Tilgangsportalen for å få tilgang til DIPS Samspill. I enkelte tilfeller har Forvaltning og koordinering allerede ved tildeling av koordinator et navn på koordinator. I slike tilfeller er det navn på koordinator som skrives i vedtaksbrevet, og saksbehandler setter inn navn på koordinator i koordinatorfeltet i brukerbildet i Profil.
Dersom Forvaltning og koordinering er i tvil om hvilken utførertjeneste som er best egnet til koordinatoroppdraget, går de i dialog med de aktuelle avdelingslederne. I løpet av denne dialogen skal man komme til enighet. Oppnås ikke enighet fatter Forvaltning og koordinering en endelig avgjørelse basert på dialogen.
Når koordinator slutter/får langvarig fravær o.l
Hvis oppnevnt koordinator slutter/har langvarig fravær eller av andre grunner ikke lenger kan ivareta sin koordinatorfunksjon er det dennes nærmeste leders ansvar å skaffe ny koordinator, om mulig før koordinator går ut av koordinatorfunksjonen. Hvis koordinator slutter før man har greid å finne ny koordinator, setter nærmeste leder sitt eget navn inn i koordinatorfeltet i Profil inntil ny er funnet/ gir beskjed om dette til post.koordinerendeenhet@kristiansand.kommune hvis avdelingsleder selv ikke jobber i Profil. Ved endring av koordinator har nærmeste leder ansvar for at navn på koordinator endres i feltet for koordinator i brukerbildet i Profil og at dette dokumenteres i koordinatormappa under egen plankategori (samarbeid med andre- koordinator) For de som ikke jobber i Profil må beskjed om endring av koordinator sendes til saksbehandler eller til post.koordinerendeenhet@kristiansand.kommune, som endrer navn på koordinator i brukerbildet i Profil, samt dokumenterer endringen i koordinatormappen under Forvaltning og koordinering (kommunikasjon med andre - koordinator).
Når bruker endrer skole, arbeidssted o.l.:
Ved for eksempel overgang fra ungdomsskole til videregående skole kan det være naturlig at en annen utfører eller utførertjeneste overtar koordinatorfunksjonen. I disse tilfellene følges følgende fremgangsmåte:
Avslutning av tjeneste/opphør av behov for koordinator:
Hvis bruker selv ikke lenger ønsker koordinator eller kommunen av andre grunner vurderer at det ikke lenger er behov for koordinator, skrives det en sluttevaluering i koordinatormappen i Profil. For de som jobber i andre fagsystemer dokumenteres dette et sted det er lett å finne tilbake til i eget fagsystem, og koordinator avslutter tjenestene (Koordinator og evt. IP) i tjenestebildet i Profil. Jobber du ikke i Profil må du ta kontakt med saksbehandler for å få disse tjenestene avsluttet. Husk da å oppgi begrunnelse.
Husk også å endrer IPLOS score, samt passivisere eventuelt individuell plan eller «enkelt samspill» i DIPS Samspill.
Veileder om Rehabilitering, habilitering, individuell plan og koordinator (2015)
Veileder om oppfølging av personer med store og sammensatte behov (2017)
Regional koordinerende enhet (Sunnaas)
Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig)
HM - Forskrift om individuell plan ved ytelse av velferdstjenester
HM - Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven)
Pasient- og brukerrettighetsloven
E-læring for Individuell plan (helsekompetanse.no)
E-læring Inividuell plan (Naku) - meste rettet mor habiliteringsfeltet
E-læring ansvarsgruppe (helsekompetanse.no)
Dips samspill for koordinatorer (KS læring Kristiansand, krever egen innlogging)
Dips samspill for planeiere, foresatte og andre (KS læring Kristiansand, krever egen innlogging)