Beredskapsplan for kommunalområdet Oppvekst v. 1.13

HURTIGPROSEDYRE VED KRISE - OPPVEKST

 

1. Strakstiltak og varsling 

 

Strakstiltak:

  • Iverksett strakstiltak for å hindre skade!
Skaff hjelp! 110 - Brann 112 - Politi 113 - Amulanse

 

Varsling:

  • Den som blir kjent med krisesituasjonen varsler enhetsleder og/eller leder ved private barnehager eller skoler.

  • Enhetsleder har ansvaret for å varsle nærmeste leder eller stedfortreder eller beredskapskoordinator i Oppvekst. Se tabellen nedenunder.

  • Kommunalsjef varsler direktøren for Oppvekst og beredskapskoordinator i Oppvekst.

  • Direktøren kan i krisesituasjon etablere stedlig beredskapsledelse i kommunalområdet.

  • Beredskapskoordinator varsler beredskapsleder.

  • Direktør varsler kommunedirektør og ordfører.

 

Aktuelle varslingspunkt:

Stilling /funksjon

Navn

Mobil nr

Stedfortreder

Mobil nr

Kommunalsjef skole / Ass. kommunalsjef.

Rune Heggdal / Roy Wiken

93048039 / 95075258

Svein Tore Kvernes

91572399

Kommunalsjef barnehage

Eva Gjersvold /Gudrun Svensson

92834366 / 90133321

Svein Tore Kvernes

91572399

Kommunalsjef  barne- og familietjenester

Jon Wergeland

93216030

Svein Tore Kvernes

91572399

Kommunaldirektør

Kristin Robstad

97537254

Svein Ove Ueland

90841127

Beredskapskoordinator Oppvekst

Svein Tore Kvernes

91572399

Roy Wiken

95075258

Beredskapssjef

Sigurd Paulsen

97533927

Rolv Arne B. Løvåsen

90510458

Kommunedirektør

Camilla Dunsæd

97510864

Kjell A Kristiansen

98299713

 

Utvidet varslingsliste:

Skoler: Varslingsliste - Skole - rektorer og stedfortredere

Barn og famile Varslingsliste Barne- og familietjenesten

BarnehagerVarslingsliste - Kommunale barnehager - ledere og stedfortredere

Private barnehagerVarslingsliste - Private barnehager - ledere og stedfortredere

Private familiebarnehager  Varslingsliste - Private familiebarnehager - ledere og eiere

Oppvekstdiriktørens stabVarslingsliste oppvekstdirektørens stab-personlige data

Private skoler  Varslingsliste - Friskoler (Private skoler) - ledere

SMS-varsling fra direktør til enhetsledere er satt opp mot enhetene og det foreligger rutine for oppdatering.

 

2. Tiltak fra Oppvekst ved uønskede hendelser som rammer en enhet.

 

Etablere beredskapsorganisasjon: Direktør, beredskapsleder, aktuell kommunalsjef og systemstøtte

Avklare og gi nødvendig støtte til rammet enhet.

  • Stedlig støtte til leder ( skole - ass kommunalsjef, kommunal barnehage - kommunalsjef, barn og familie - kommunalsjef)
    • Lederstøtte og bidra med erfaring
    • Kontaktpunkt til beredskapsledelse
  • Stedlig kommunikasjonsstøtte
    • Støtte til å formulere budskap til foresatte og omgivelsene (SMS / hjemmeside / ev. pressemelding)
    • Nødvendig forberedelse / råd og veiledning til leder ifm. mediehåndtering
    • Kontaktpunkt ift. media / organisere og koordinere treffpunkt med media
  • Psykososial bistand
    • BHT - Oppfølging av ansatte / kollegium (Ev. psykososial kriseteam) 
    • PPT
      • Støtte de voksne i deres møte med barna
      • Bistå i planlegging av aktiviteter og opplegg framover for barn / elever

Særlig for private barnehager og skoler:

Den enkelte barnehage- og skoleeier har ansvar for å gi nødvendig leder- og kommunikasjonsstøtte.

Beredskapsleder og kommunalsjef kan gi råd og bidra med erfaringer tilsvarende kriser.

Den enkelte organisasjons BHT skal brukes. Dersom dette ikke er tilgjengelig og behovet tilsier det, kan det gis støtte via kommunalt kriseteam. Dette avklares med beredskapskoordinator.

PPT - Har samme rolle som hos kommunale enheter.

 

Oppgaver for beredskapsldelsen i Oppvekst:

Sikre nødvendig støtte og ressurser til enheten og koordinere disse.

Ha løpende dialog med stedlig lederstøtte.

Undersøke omfanget av involverte og kontakte aktuelle andre enheter dersom det er søsken eller andre pårørende.

Opprette og føre logg. (lenke)

Holde kommunens kriseledelse orientert (ordfører, kommunedirektør, beredskapsleder og Kommunikasjon)

 

3. Mottak av meldinger 

 

Dersom du mottar en melding av ansatte eller andre om ulykke/krise, skriv ned meldingen, og spør etter:

Hvem ringer?

Hva har skjedd? – omfang – skader?

Hvem er varslet?(foresatte, etc..)

Hvor har det skjedd, og når skjedde det?

Hvem er på stedet? – brann, politi, helse?

Hva er behovet for hjelp?

Telefonnummer til den som har ansvaret

 

4. Huskeliste for krisehåndtering  

                                                                                                                                                         

  1. Iverksette strakstiltak for å begrense skade og hindre videre utvikling

  2. Skaff oversikt over situasjonen / få tak i nødvendig informasjon og fakta/håndtere media

  3. Fordel roller og sørg for at involverte ivaretas

  4. Informasjon til foresatte/elever/overordnede

  5. Vær obs på språklige utfordringer

  6. Vurder situasjonen ut fra fakta

  7. Før skriftlig logg (over meldinger inn/ut, iverksatte tiltak, statusrapporter m.m.)

  8. Vurdere informasjonstiltak internt og ekstern

  9. Planlegg neste fase i krisen sammen med egen beredskapsorganisasjon og/eller kommunalsjefer

 

4. Viktige vakttelefoner 

 

Lenke til viktige vakttelefon Overordnet plan for kriseberedskap - HTML (Ikke tilgjengelig)

 

5. Informasjonsberedskap

 

Informasjonsberedskap for oppvekst ivaretas normalt av kommunalsjefene eller berørt enhetsleder. Dersom kommunen har satt overordnet kriseledelse er det den som har det overordnede informasjonsansvaret, og oppvekstsektoren skal forholde seg til det.   Tiltakskort for mediehåndtering: dokument: K-2 Mediehåndtering

 

All tekst under dette punktet er under revisjon.

 

 

Innhold

 

 

                                                                                                                                                        

  1. Om planen…………………………………………………………………………………..3

  2. Aktuelle planer i kommunen……………………………………………………………….3

  3. Prinsipper for beredskapsarbeidet i kommunalområdet………………………………. 3

  4. Organisering av og oppgaver til direktørens stab ved kriser…………………………..3

  5. Private barnehager…………………………………………………………………………5

  6. Økonomi……………………………………………………………………………………..5

  7. Forhold til media…………………………………………………………………………….6

  8. Informasjon…………………………………………………………………………………..6

  9. Faser i kriser…………………………………………………………………………………6

  10. Krav til enhetenes beredskap……………………………………………………………7

  11. Evaluering……………………………………………………………………………………9

  12. PP-Tjenesten rolle og oppgaver ved kriser………………………………………………9

  13. Vedlegg………………………………………………………………………………………9

 

 

 

 A. Om planen           

Denne planen er gjeldene for kommunalområdet Oppvekst. Den har som mål å sikre en god, helhetlig og oversiktlig beredskap for kommunalområdet.

Planen er en del av overordnet beredskapsplan for kommunen. For kommunalområdet oppvekst er det spesielt følgene retningslinjer og lover som er vektlagt i denne planen:

  • Retningslinjer i fra direktorat for samfunnssikkerhet og beredskap

  • Lov om helsemessig- og sosial beredskap

  • Forskrift om krav til beredskapsplanlegging

  • Regjeringens og departementets føringer for beredskap i skoler og barnehager

  •  Diverse andre lover og forskrifter som nevnes/vises til i dokumentet

 

Utarbeiding av planen har skjedd i samråd med arbeidsgruppe fra ulike enheter i kommunalområdet.

                                                                                                                                                                                         

B. Aktuelle planer i kommunen 

 

  • Plan for overordnet krisehåndtering. i Kristiansand kommune

  • Enhetenes planer  for beredskap

  • Plan for Helsemessig og sosial beredskap

 

C. Prinsipper for beredskapsarbeid i kommunalområdet 

                                                                                                                                                                                                                

  • Ansvarsprinsippet, som betyr at den  med myndighet, som har det daglige ansvaret, har ansvaret også i en krise

  • Likhetsprinsippet, som betyr at organiseringen i en krise skal være mest mulig lik den daglige organiseringen

  • Nærhetsprinsippet, som betyr at en krise skal håndteres på lavest mulig nivå

  • Samordningsprinsippet, en skal sikre best mulig samvirke med relevante aktører

 

D. Organisering av oppgaver til direktørens stab ved kriser 

 

Ledergruppa supplert med Ole Wongraven, Inger Skarning og Trond Arne Johansen er kriseledelsen i Oppvekst.

 

Beredskapsansvarlige:

Direktøren er øverst beredskapsansvarlig for kommunalområdet

Kommunalsjefene er nærmeste beredskapsledere for enhetslederne

Enhetsleder er beredskapsleder i barnehager/skoler.

Beredskapskoordinator server hele kommunalområdet ved kriser.

 

 

          

 

 

Direktøren har ansvar for følgende:

  • Årlig gjennomgang / revisjon av beredskapsplanen for kommunalområdet.

  • Sørge for at alle i staben og enhetsledere er kjent med planen.

  • Ajourhold av kommunalområdets interne plan i forhold til oversikt over personlige data.

  • Årlige beredskapsøvelser.

  • Saksbehandling av beredskapsmessige forhold, blant annet føre kriselog i CIM.

 

Kommunalsjefene har ansvar for følgende:

  • Rykker ut til enheter i kriser

  • Bistår enheter i kriser

  • Koordinerer, varsler direktør og kommunalområdets beredskapsleder om krisehåndtering, ved kriser

  • Påser at enhetene har ajourført beredskapsplaner.

  • Initierer evaluering etter krise

  • Vurderer hjelp/ressurser til private barnehager i krise

                                                                                                                                     

Enhetsledere har ansvar for følgende:

  • Hovedansvarlig for krisehåndteringen på enheten. Når nødetatene kommer frem, overtar de ansvaret for den akutte kriseledelse. Det øvrige har enhetsleder ansvar for.

  • Ansvar for å kontakte de instanser som er aktuelle ut i fra situasjonen, se hurtigprosedyrer ved kriser, nødetater

  • Ansvar for å ajourføre beredskapsplan i tråd med føringene i denne planen.

  • Årlig gjennomføre og oppdatere ROS-analyser for enheten

 

Beredskapsleder for kommunalområdet:

  • Koordinerer beredskap ved kriser hvor direktøren/kommunalsjefene er involvert.

  • Koordinerer beredskap etter kriseledelse er satt sentralt i kommunen

  • Varsler enhetene ved fare for naturskader

  • Varsler enhetene ved fare for kriser innenfor helse/epidemier

  • Kontinuerlig oppdatering av varslingslister

  • Årlig gjennomføre og oppdatere ROS - analyser for kommunalområdet

  • Ansvar for opplæring av krisehåndtering i kommunalområde

  •  

  • Aktuelle varslingspunkt:

Stilling /funksjon

Navn

Mobil nr

Stedfortreder

Mobil nr

Kommunalsjef skole

Rune Heggdal

93048039

Roy Wiken

Svein Ove Ueland

95075258

90841127

Kommunalsjef barnehage

Eva Gjersvold

92834366

Svein Tore Kvernes

Svein Ove Ueland

91572399

90841127

Kommunalsjef barne- og familietjenester

Jon Wergeland

93216030

Eivind Eikeland

Svein Ove Ueland

99502026

90841127

Beredskapskoordinator oppvekst

Svein Tore Kvernes

91572399

 

Roy Wiken

95075258

Kommunaldirektør

Kristin Robstad

 

Svein Ove Ueland

90841127

 

Nødetatene

Brann

110

Politi

112

Ambulanse

113

Legevakt

38056290

 

F. Økonomi           

  • Ansatte i kommunalområdet har myndighet til å iverksette alle nødvendige strakstiltak for å hindre skade på liv/helse. Enhetsleder skal om mulig godkjenne ressursbruken. Om ikke dette er mulig, skal enhetsleder underrettes snarest om ressursbruken.

     

  • Dersom krisehåndteringen viser seg å kunne bli mer ressurskrevende enn hva kommunalområdets økonomi tillater, skal direktøren orientere kommunedirektøren. Kommunedirektøren er gitt økonomiske fullmakter av bystyret for å kunne håndterer kriser raskt og effektivt.

 

G. Forhold til media 

Disse skal/kan uttale seg til media ved kriser:

  • Enhetsleder

  • Kommunalsjef

  • Direktør

 

Vær forberedt på stort trykk fra media ved katastrofer og kriser.

Enhetene får kommunikasjonsfaglig bistand ved behov.

Kommunalområdet følger overordnet tiltakskort for mediehåndtering i dokument K-2 Mediehåndtering

 

H. Informasjon 

Ved krisesituasjoner har som hovedregel virksomhetsleder ansvar for informasjon internt og eksternt. Kommunalsjefen vil være den som støtter/stedfortreder hvis enhetsleder ikke kan ivareta dette. Hvis flere kommunalområder er berørt vil kommunenes overordnede kriseledelse ivareta informasjonsansvaret

  • Ansatte må vite hvem som har informasjonsansvar, for blant annet å kunne henvise media videre

  • Ansatte må få informasjon om hvilken informasjon som er frigitt og hva som skal holdes internt

  • Ansatte bør vite hvilke kanaler som brukes til å gi informasjon til aktuelle grupper.

I. Faser i kriser 

Etter første fase vil det normalt være behov for ulike former for oppfølging. Det forutsettes at dette er innebygd i enhetens beredskapsplaner

Fasene er definert slik:

  • Mobiliseringsfasen – Fra hendelsens start, varsling og umiddelbar håndtering

  • Akuttfasen – Håndtering av det påfølgende i selve krisen frem til normalisering

  • Oppfølgingsfasen – Oppfølging av enheter som har vært i krise. Denne perioden kan i enkelte tilfeller strekke seg over en lang periode

Kommunalsjefen for kommunalområdet vil ha løpende kontakt med enhetsleder for å kunne følge opp og gi  assistanse til enheten, for eksempel:

  • Kriseteam , assistanse i forhold til barn , personale og foreldre

  • Spesiell støtte fra PP-tjenesten

  • Bistand fra bedriftshelsetjenesten

  • Behov for ekstra ressurser – også økonomiske

Enhetsleder har et spesielt ansvar for at eventuelle behov for oppfølging blir meldt til kommunalsjefen.

 

J. Krav til enhetenes beredskap

 

Enhetene:

  • Nødvendig kompetanse på enhetene i forhold til beredskap

  • Nødvendig kompetanse på enhetene i forhold til håndtering av media

  • Årlig opplæring og øvelser i beredskap

  • Gjennomføre og oppdatere ROS- analyse for enheten

  • Enhetene skal ha egne beredskapsplaner med tiltakskort.

  • Tiltakskort skal utarbeides etter følgende hovedliste:se nedenunder identifiserte hendelser for kommunalområdet

  • Årlig revidering av beredskapsplanene i forbindelse med øvelsen på enheten

  • Kontinuerlig oppdatering av varslingslister

  • SMS varslingssystem for alle berørte parter/barn/elever foresatte og ansatte

Kommunalområdet har gjennomført ROS- analyser . De identifiserte hendelsene kategoriseres inn i 9 tematiske hendelser, se liste nedenunder.

Enhetene forventes å foreta ROS-analyse for alle de 9 kategoriene. Hver kategori har en rekke underpunkter(hendelser). Enhetene må vurdere selvstendig hva dette betyr i for deres drift. Det forventes at enhetene ser til kommunalområdets ROS- analyse for hver av kategoriene.

Kommunens risikovurderingsprosedyre Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig) 

Identifiserte hendelser

Hendelsene er kategorisert etter 9 tematiske hendelser

Risiko knyttet til forvaltning

  • Brudd på taushetsplikten

  • Dokumenter på avveier

  • Feil saksbehandling

  • Korrupsjon

  • Underslag

  • Manglende politiattest

Risiko hendelser ansatte

  • Forgiftning

  • Rus

  • Labile voksne

  • Død

Risiko barn og helse

  • Allergiske reaksjoner

  • Barns psykiske helse

  • Barns fysiske helse

  • Langvarig sykefravær for barn

  • Forgiftning

  • Labile barn som kan være til skade for seg selv/andre

  • Rus blant elever

Risiko alvorlige hendelser- barn forsvinner

  • Barn blir borte fra enheten i driftstiden

  • Barn blir borte på tur

  • Barn blir borte på vei til skolen

  • Barn blir kidnappet

Risiko Psykososialt miljø for barn og voksne

  • Krenkende atferd/mobbing mot barn/elever

  • Seksuelle overgrep på barn/elever

  • Vold mellom barn/elever

  • Vold mot barn utøvd av ansatte

  • Vold mot ansatte

  • Trakassering/krenkende atferd, mobbing mot ansatte

Risiko ulykker knyttet til trafikk

  • Brøyting

  • Henting og levering av barn

  • Sykkeltur

  • Skolevei

  • Transport av elever

  • Varelevering

Risiko terrorhandlinger

  • Bombetrussel

  • Elever/barn med våpen

  • Andre med våpen

  • Gisselsituasjon

  • Skoleskyting

Risiko alvorlige ulykker hendelser knyttet opp til naturskader

  • Ekstremvær

  • Ras

  • Brudd på strøm og vannforsyning

  • Bygning kollaps

  • Nedfall av gjenstander fra tak

Risiko kriser ulykker skade på barn i lek, aktivitet og undervisning

  • Ved enhetenes uteområde

  • Ved aktivitet i gymsal/idrettshall

  • Brannskader

  • Ved bruk av lekeapparater

  • Drukning

  • Fall

  • Klemskader

  • Kvelning

  • I sammenheng med sløydundervisnin

  • Skade ved matlagin

K. Evaluering 

Etter at en krise er over, foretas en evaluering internt på enheten og ved kommunaldirektørens stab. I tillegg foretas en felles evaluering. Ved større hendelser foretas evaluering av kriseledelsen.

Beredskapsplanene skal ajourføres etter evalueringene.

L. Andre ressurser

Lenke til Psykososialt kriseteam

Skal yte nødvendig helsehjelp til personer som opplever kriser, ulykker og ekstraordinære belastninger når ordinære ressurser ikke er tilstrekkelig

Psykososialt kriseteam kan fullt bemannet være tverrfaglig sammensatt av bl.a.: Lege, psykolog, psyk. Sykepleier, sosialfaglig personell. Når barn er involvert inngår som hovedregel alltid Barnevernsvakten som del av kriseteamet, eventuelt supplert av PP-tjenesten, helsesøster etc.

PPT

I en krisesituasjon kan PPT bistå beredskapsleder med faglig støtte.
 

Familiens hus

Både helsepersonell og barnevernfaglig personell på Familiens hus kan ved behov bistå beredskapsleder med faglig støtte.

Støtte fra kriseteam, PPT eller Familiens hus avklares med kommunalsjef for Barne- og familietjenester.

 

M. Vedlegg                                                                                                                                                                        

Varslingsliste kommunale barnehagerVarslingsliste - Kommunale barnehager - ledere og stedfortredere

Varslingslistskoler Varslingsliste - Skole - rektorer og stedfortredere

Varslingsliste barne-og familetjenesten Varslingsliste Barne- og familietjenesten

Varslingsliste stab kommunalområdet oppvekst Varslingsliste oppvekstdirektørens stab-personlige data

Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig)

Smittevernveileder - barneskole

Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig)

Tiltakskort for kommunalområdet:

            Nr 1 Etablering av kommunalområdets AU og deres oppgaverTiltakskort Oppvekst- etablering av AU i kommunalområdet

            Nr 2 En enhet utsatt for terror Tiltakskort Oppvekst-Terrorhandlinger

            Nr 3 Kriser ulykker barn i lek, aktivitet og undervisning Tiltakskort Oppvekst- kriser og ulykker

            Nr 4 Ulykker skader knyttet til trafikk og alvorlig hendelser, barn forsvinner Tiltakskort Oppvekst-Ulykker,skader,trafikk

            Nr 5 Psykososialt miljø for barn/eleverTiltakskort oppvekst-Psykososialt miljø for barn

            Nr 6 Psykososialt miljø for voksneTiltakskort Oppvekst-Psykososialt miljø for voksne

 

Dokumenter

Overordent beredskapsplan for KommunenTiltakskort

 

ROS-analyse foretatt av kommunalområdet