Gruppeliv og dødsfall - prosedyre v. 3.2

Hensikt

Å sikre rettigheter etter Hovedtariffavtalen og frivillig ulykkesforsikring ved dødsfall.

Å sikre at dødsfall meldes på korrekt måte, og innen de frister som gjelder. Det er meget viktig at leder gir alle ansatte informasjon om denne prosedyren.

Å gi råd til ledere og legge til rette for at ansatte og pårørende blir fulgt opp på en god måte av arbeidsgiver.

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder alle ansatte.

 

Ansvar for gjennomføring

Leder og HR har ansvaret for gjennomføringen.

 

Beskrivelse

Hvem er omfattet 

  • Kommunens gruppelivsforsikringen gjelder for ansatte som omfattes av § 10 i den kommunale hovedtariffavtalen. Gjelder også for personer på arbeidsavklaringspenger og uførepensjonister frem til de fyller 67 år.

  • Gjelder ansatte som i tillegg har tegnet frivillig ulykkesforsikring på fritiden.

Informasjon om dødsfallet:

  • Nærmeste leder melder ifra til HR og lønnsavdelingen om dødsfallet per telefon eller mail. Det må informeres om dødsfallet skyldes sykdom eller ulykke i fritiden. 
  • Nærmeste leder skal snarest mulig melde fra til NAV, dersom dødsfallet skyldes yrkessykdom eller yrkesskade. 

  • Nærmeste leder skal ved alvorlig skade eller dødsfall varsle Arbeidstilsynet og Politiet, og varselet skal bekreftes skriftlig. Hva som menes med alvorlig skade finner du hos Arbeidstilsynet. 

    Kopi av varselet sendes lokalt verneombud, Bedriftshelsetjenesten, sektor AMU og  Hovedvernombud for aktuell sektor. Det må også varsles til pårørende.

  • Nærmeste leder (eventuelt via merkantile ansatte) sender personalmelding fra Visma Enterprise med stopp av stilling og lønn, det vil si at siste lønn utbetales den måneden den ansatte døde. 
  • HR melder den ansattes dødsfall videre til kommunens forsikringsselskap. Meldingen/dokumentet lagres som utgående dokument i p360 i den ansattes personalmappe. Hadde den avdøde frivillig ulykkesforsikring i fritiden melder HR dette til rett forsikringsselskap. 

Når det gjelder ansatte som er uføre får aktuell pensjonskasse informasjon om dødsfallet fra offentlige myndigheter (NAV). 

 

Frist for å melde

Det er frister for å melde ifra om dødsfall. Derfor må arbeidsgiver snarest etter at man er gjort kjent med dødsfallet, melde ifra som beskrevet ovenfor.

 

Annet​ 
  • Oppmerksomhet fra kommunen ved dødsfall er det opp til hver enhet å ta stilling til. 
  • Kontakt personaltjenesten om du har spørsmål om prosedyren.
  • Nærmeste leder vurderer situasjonen og ringer eventuelt nærmeste pårørende og kondolerer.
  • Den ansattes og familiens personvern må ivaretas. Avklar alltid hva som kan videreformidles av informasjon til kolleger.
  • Leder vurderer når og i hvilken setting det gis informasjon til kolleger om dødsfallet. Og evt markering. Dersom begravelsen/bisettelsen er åpen, bør leder være raus med å gi fri til de som ønsker å delta. Dette vil sannsynligvis være viktig både for kolleger og avdødes familie.
  • Leder avklarer med nærmeste pårørende på forhånd om noe skal sies fra arbeidsstedet i begravelsen. 

 

 

Vedlegg og referanser