Målet med tiltakskortet er å sikre at beredskapssekretariatet blir etablert på en rask og effektiv måte med klare oppgaver.
Beredskapssjef har ansvaret for å beslutte om beredskapssekretariatet skal etableres, og varsle aktuelle ressurser.
Beredskapsrådgiver har ansvaret for etablering og drift av sekretariatet.
Beredskapssekretariatet består av
- Beredskapsrådgiver – fungerer som sekretariatsleder og koordinerer arbeidet til sekretariatet
- Personell fra arkivet
- Personell fra innbyggertorg
- Personell fra kommunikasjonsavdelingen
Beredskapssekretariatet skal lede arbeidet med informasjonsstyring til AU og forberede rapporter til KL
- Sekretariatsleder føre kriselogg i CIM
- Øvrige medlemmer av AU bistår med loggføring ved behov
- Arkivet og innbyggertorg skal motta og distribuere innkomne meldinger, eposter og dokumenter
- Hovedregelen for distribusjon fra postmottak er å videresende mail til CIM.
- Meldinger som ikke kommer direkte til postmottak (epost, faks, brev, SMS mm), sendes til mottaker i CIM eller i papirform og journalføres i P360 i etterkant.
- Dersom det er usikkerhet rundt mottaker av meldingen, skal meldingen sendes til beredskapssjef eller AU
- Elektronisk post via felles postmottak eller beredskapseposten skal sjekkes hver time
- Muntlige meldinger skal dokumenteres via skjema S-02 Meldingsblankett
Arkivet skal journalføre innkomne og utgående meldinger i P360