Kunder i Visma Enterprise - prosedyre for opprettelse og vedlikehold v. 2.1
Hensikt 

Hensikten med dette dokumentet er å forklare hvordan kunder i Visma Enterprise skal opprettes og vedlikeholdes. 

Gjelder for

Ansatte som skal opprette og/eller vedlikeholde kunder/kundeopplysninger i Visma Enterprise.

Ansvar for gjennomføring

Regnskapstjenesten v/ fakturering har ansvar for å opprette og vedlikeholde kunder i Kristiansand kommune. Fagaansvarlig for fakturering har ansvar for å informere  selskap 75 Avfall Sør, 26 Krisitiansand Havn IKS og ev. andre selskap som oppretter sine kunder selv.

Beskrivelse

Kunder skal opprettes og vedlikeholdes i Visma Enterprise Fakturering på K. Hver kunde skal ha et unikt kundenummer og en kunde skal bare forekomme en gang i kunderegisteret. Alle kunder skal registreres i samsvar med Folkeregister / Enhetsregister.

En kunde skal registreres på

Registrere ny kunde

Menypunkt: Visma Enterprise Fakturering / Grunndata / Kunder / Kundeopplysninger

Før kunde opprettes

  • Søk alltid i kunderegisteret om kunden finnes fra før. Bruk blå linje øverst for søk. Søk både på navn og person- / D-/organisasjonsnummer
  • Huk av for "Vis sperrede" nederst på siden
  • Sperret kunde kontrolleres før den åpnes
    • Sjekk om det finnes notat som forklarer hvorfor kunden er sperret
    • Kontroller at alle opplysninger om kunden er i samsvar med dagens og foreta eventuelle korrigeringer på navn og adresse i hht. Folkeregister / Enhetsregister. Unngå spesialtegn.

Ny kunde - opprette

  • Trykk på knappen "Vedlikehold" nederst på siden
  • En eksisterende kunde kommer opp - trykk på knappen "Ny" og deretter knappen "Off.Register"
  • Ny kundereskontro kommer opp
    • Reskontronr. tildeles automatisk fra Visma. Nummerserien starter på 4000001
  • Registrer Fødsels-/Organisasjonsnr. i søkebildet og du får kundeopplysninger fra Folkeregister/Enhetsregister 
  • Sjekk at opplysninger stemmer med det du har fått oppgitt og trykk OK
  • kunden er nå opprettet
  • Kunder registreres med store bokstaver. Privatpersoner registreres på formen ETTERNAVN FORNAVN. Skrivemåte skal stemme med kilden. 
  • e-post adresse må ev. registreres manuelt og kan ikke inneholde æ,ø,å, mellomrom eller spesialtegn
  • NB! Kunder med adresse utland

Svar alltid nei dersom du får denne meldingen om at fødsel- eller organisasjonsnummer er feil.

Dersom det brukes fødselsnummer eller organisasjonsnummer som allerede er brukt kommer følgende feilmelding:

Er reskontronummer riktig - svar OK, og man skal automatisk gå tilbake til blankt bilde. Hvis man skulle oppleve at registreringen "ikke forsvinner" - kontakt Fagansvarlig som kan slette i tabell.

 

Privatpersoner

  • registreres med fødselsnrummer eller
  • D-nummer, 11 siffer
  • Registreres etter standarden: ETTERNAVN FORNAVN
  • Bruk Off.Register for å hente inn kundens data
  • I tilfeller der kunden har registrert postadresse i Folkeregisteret, registreres denne i Visma

 

Lag, foreninger og organisasjoner

  • Registreres med organiasajonsnummer, ni siffer 
  • "Off.Register" brukes for oppslag og kontroll mot enhetsregister

 

Firma og offentlige virksomheter 

  • Registreres med organisasjonsnummer. "Off.Register" brukes for oppslag og kontroll mot enhetsregister
  • Org.nr. hentes i Brønnøysundregisteret

Distribusjonsfanen

Denne fanen skal ikke fylles ut. Dersom det er konvertert data fra tidligere base her, så slettes det. Om det ligger data her vil faktura kun bli sendt som EHF og hvis kunden melder seg ut av Elma så vil faktura feile. For mer info se prosedyre for Fakturadistribusjon - prosedyre for utsendelse og ettersending

Avvikende elektronisk adresse

Eks. Kunden er registrert med org.nr. XXX XXX XXX, men faktura skal sendes som EHF til et regnskapsbyrå som har org.nr. 111 111 111.

I slike tilfeller må elektronisk adresse legges inn

  • Fane: Distribusjon
  • Fakturaformat: EHF
  • Distribusjonskanal: Visma Aksesspunkt
  • Legg inn regnskapsbyråets elektroniske adresse: 0192:111111111

 

Interne kunder

  • Brukes bare i selskap 1, Kristiansand kommune.
  • Registreres med KK foran navn.
  • I feltet for org.nr. angis enhetens bedriftsnummer.

 

  • Søk i Brønnøysund for å finne bedriftsnr
  • Søk opp Kristiansand kommune
    • Nå ser du Kristiansand kommune øverst og områdene er listet opp nedenfor
    • Velg aktuelt område
  • Nederst i bildet velges "Oversikt over registrerte virksomheter"
  • Finn aktuell enhet ved søk, Ctrl. + F
  • Ansvarsnr. registreres i søkefelt 2
    • Søk i Økonomi for å finne ansvarsnr.: Økonomi / Spørring / Saldo og transaksjoner / Bruk listeknappen i feltet for Ansvar og søk
  • Gjør søk i Visma og se om bedriftsnummer allerede er i bruk. Hvis bedriftsnr. allerede er i bruk må søkefelt 2 utvides med flere ansvarsnr.
  • Ikke opprette flere kunder på samme bedriftsnr.

Hovedadresse:FAKTURAMOTTAK

Neste linje: POSTBOKS 74 registreres 

Postnr.: 4685 - Stedsnavn hentes automatisk

Merke kunden for internfakturering
Menypunkt: Fakturering / Tilfeldig oppdrag / Registrering tilfeldige fakturagrunnlag
  • Hent reskontronr. inn via listeknappen
  • Trykk på knappen «Internfakturering»
  • Hent opp en og en oppdragsgiver og huk av for internfakturering
  • Unntak: Oppdragsgiver 980 og 990, disse skal ikke internfaktureres

 

Selskap som ligger i vårt system med eget selskapsnr.

Kunder som er registrert med organisasjnsnr. og har registrert seg i Elma vil automatisk få tilsendt faktura på EHF.

Vi har mulighet for å sende faktura direkte inn til Fakturabehandling for aktuelt selskap. Vurder i hvert enkelt tilfelle om det er hensiktsmessig.

Fanen for Distribusjon faktura fylles ut slik: 

  • Fakturaformat: EHF
  • Distribusjonskanal: Fakturabehandling - andre selskap
  • Filsti: filsti for hvor filen skal lagres
  • Filsti angis med identisk adresse for alle kundene
    •  men skilles med selskapsnummer i siste del av filen
  • Riktig filsti må alltid kopieres inn i feltet 
    • dette fordi filstien er lang og det er viktig at den blir helt nøyaktig 
    • kontakt fagansvarlig eller Robert for å få oppgitt riktig filsti

 

Off. Register

Oppslag mot folkeregister og enhetsregister er integrert i Visma Enterprise. Brukes for å hente inn korrekt informasjon ved opprettelse av nye kunder og for kontroll av opplysninger på eksisterende kunder.

Ny kunde​

Vedlikehold kunder

For kunder som allerede er registrert kan man i vedlikeholdsbildet for reskontro kontrollere og ev. hente inn nye opplysninger fra Folkeregister / Enhetsregister.

NB! Hvis ingenting skal oppdateres fra Infotorg - BRUK "knappen" AVBRYT. (har opplevd at ulikheter oppdateres når man bruker X for å lukke ned)

  • Trykk på knappen "Off.Register"
  • Velg  Sammenligne

Detaljer_-_Sammenligne.JPG

  • Denne boksen kommer opp og viser avvik fra Folkeregister med grønn farge
  • Hent med riktig opplysninger over til Visma ved bruk av piltastene
  • Kommunenr. brukes ikke og hentes ikke over til Visma

Detaljer.JPG

  • Knappen Detaljer viser info om kunden

 

Adresseendring 

Adresseedring som avviker fra offentlig register skal ALLTID dokumenteres med fullmakt fra kunden. Dokumentasjon lastes opp som vedlegg på kundens reskontro på K.

 

Adresseendring ved dødsfall

  • Vergemål opphører ved kundens død. Vergens navn og adresse må fjernes
  • Adressen til dødsboet registreres på kunden. Skrives slik: Navn DØDSBO
    • Informasjon om dødsboet finner du i Fiks folkeregister
  • Dokumentasjon på kontaktperson lastes opp som vedlegg på kundens reskontro
    • Er det ikke registrert kontaktperson, kan siste bopeladresse registreres
    • Evnt. bruk ki@kristiansand.kommune.no
      • ​NB!  Denne må slettes igjen ved registrering av kontaktperson for dødsboet 

 

CO adresse  

I tilfeller der vi registrerer CO adresse må vi sjekke hvilken betalingskanal kunden har for at blanketter skal bli sendt riktig. 

Vi bør oppfordre til at det opprettes avtalegiro.

Avtalegiro 

  • CO adresse registreres inn på kundens reskontrobilde
  • Dersom kunden i sin nettbank har huket av for at han vil mottat belastningsoppgave (Faktura - Avtalegiro) blir denne sendt til kundens CO adresse. Purring sendes kundens CO adresse
  • Har kunden valgt å ikke motta betalingsvarsel så vil det ikke bli sendt ut belastningsoppgave (Faktura - Avtalegiro) fra oss. Purring vil bli sendt kundens CO adresse

eFaktura / Vipps 

  • CO adresse registreres inn på kundens reskontrobilde
  • Alle fakturablanketter vil bli sendt til kundens nettbank
    • NB! Hjelpeverge må ha tilgang til kundens bankkonto for å kunne godkjenne eFaktura
    • Dersom hjelpevergen ikke har denne tilgangen må eFaktura avtalen sies opp slik at den ikke sperrer for at faktura kan bli sendt i kanaler som er rangert etter eFaktura
  • Purring vil bli sendt til kundens CO adresse

Digital postkasse

  • Kunder som får hjelpeverge eller ønsker blanketter tilsendt til CO adresse må gå til instillinger i sin digitale postkasse og velge vekk mottak av faktura
  • Faktura vil da bli sendt på papir dersom kunden ikke har andre digitale kanaler som prioriteres foran papir​

 

Overstyre distribusjonskanal

Prioriteringsrekkefølgen til Visma Fakturadistribusjon overstyres kun dersom det er en helt spesiell grunn for det. 

Kunder kan ha behov for spesiell distribusjon. Det kan være i tilfeller der kunden har hjelpeverge eller det kan være en annen person som skal ha tilsendt kundens faktura for betaling. Og at det er en grunn for at hjelpeverge ikke kan gjøre endring i kundens nettbank. I tilfeller der kunden har en aktiv e-Fakturaavtale eller en digital postkasse vil faktura skrives ut og sendes til betalingsadressen.

Betalingsadresse bør være lik for de forskjellige oppdragsgivere, men kan være forskjellig dersom det er grunn for det. 

Slike spesielle registreringer må koordineres med de forskjellige forsystem.

Bruk riktig kilde for å sjekke adresse. Informasjon om betalingsadresse skal dokumenteres med fullmakt fra kunden / hjelpeverge og dokumentasjon lastes opp som vedlegg på kundens reskontro.

 

Menypunkt: Visma Enterprise Fakturering / Grunndata / Kunder / Tilleggsinformasjon kunder

  • Velg aktuell kunde og oppdragsgiver det skal gjøres endringer på. Åpne nedtrekksmeny i feltet for Spesiell distribusjon

Spesiell_distribusjon.JPG

0: Standard (default)

  • Faktura blir sendt til Visma Fakturadistribusjon og videre distribuert på bakgrunn av de avtaler kunden har (efaktura, digital postkasse m.v.)

1: Utskrift til papir

  • Faktura blir alltid sendt som print via Visma Fakturadistribusjon. Denne funksjonen kan f.eks. benyttes hvis faktura har en alternativ betaler men kunden har efakturaavtale, Vipps. e.l.

2: Lokal utskrift

  • Distribusjonsstatus blir automatisk satt til Ikke distribuert og distribusjonskanalen blir satt til Blankett. Fakturaen kan deretter printes på lokal skriver

3: Distribueres ikke 

  • Faktura blir ikke distribuert. Distribusjonsstatus blir satt til Skal ikke distribueres og distribusjonskanalen blir satt til Blankett

4: Distribueres pr e-post (krever Enterprise Plus eller versjon 2021.02)

  • Faktura blir alltid sendt som e-post via Visma Fakturadistribusjon. Denne funksjonen kan f.eks. benyttes hvis faktura har en alternativ betaler men kunden har efakturaavtale, Vipps. e.l. 

​

 

Faktura til annen betaler

  • Legg ev. navn og adresse i fanen for Betaler

Faktura_til_annen_betaler_1.JPG

 

Faktura til ePost

Faktura_til_epost.JPG

 

Betalingsadresse

  • Betalingsadressene lagres og kan hentes frem for andre oppdragsgivere, bruk knappen for "Velg adresse"
  • Om betalingsadressene ikke finnes
    • Registrer betalingsadresse på kunden slik:
      • ETTERNAVN  FORNAVN / ADRESSE / POSTNR.
      • NAV KRISTIANSAND / v/navn / Adresse / Postnr 
  • NB Inkassovarsel / betalingsoppfordring vil bli sendt til Kundens adresse og ikke til betalers adresse 

 

Adresse Utland

Fanen Generelt

  • Skriv inn adressen, men la postnr. /-sted stå med 0000

Fanen Tillegg

  • Nasjon: Legg inn nasjonskode for det landet vedkommende har postadresse i.
  • Språk:
    • Reskontroens "forretningsspåk"
    • Benyttes ved utskrift av formularer og dokumenter
    • Språkkode skal være NO for Norge
    • Ved andre språkkoder vil engelsk ledetekst og fritekst skrives på standardblankett.

Fanen Adresser

  • Postnr./-sted: skal stå med 0000

  • Postnr./-sted utland: hentes fra tabell

Dersom du ikke finner postnummeret du skal bruke, må du registrere dette selv i tabellen.

  • Klikk da på knappen "Vedlikehold" og du får opp et bilde for å registrere Utendlandsk Poststed
  • Registrer aktuelt postnummer. Foran postnummeret må du registrere nasjonskode
  • Ved utskrift av blankett senere er det dette som styrer om nasjonskode skrives på blanketten eller ikke. Nasjonskoden må være med for at posten skal komme frem. Hvis du er i tvil om nasjonskode kan du slå opp i registeret under "Nasjon", åpne nedtrekksmeny og du får opp gyldige nasjonskoder

Kontaktpersoner

  • Dersom kunden ønsker faktura til ulike avdelinger registreres ønsket navn/merking på kundens reskontro på fanen "Kontaktpersoner" 
  • På faktura vil dette vises i feltet for "Deres ref."

  • Legg inn linjenummer
  • Bruk listeknappen og velg "REF Kundereferanse" i felt for Type
  • Skriv inn kontaktpersonens navn
  • Kontaktpersoner kan også legges inn samtidig med at man legger inn fakturagrunnlag på kunden

 

Endre bankkontonr.

Ved remittering på K og kunden skal ha utbetalt til annen bankkonto enn den bankkonto innbetalinger er kommet fra,  må det kontrolleres at ny bankkonto tilhører kunden. Det gjøres i bankenes felles konto og adresse register Sjekke kontonummer i KAR-registeret i banken - Prosedyre.

Menypunkt: Visma Enterprise Økonomi / Grunndata / Reskontro / Vedlikehold reskontro / Velg reskontrotype Kxxx

  • Sjekk bankkonto i KAR-registeret,  Sjekke kontonummer i KAR-registeret i banken - Prosedyre 
    • Ta kontakt med en som har tilgang til banken
  • Velg riktig kunde
  • Registrer bankkontonr.
  • Skriv notat på fanen for notater, Type: FAKT
  • Last opp vedlegg med dokumentasjon for endringen, skifteattest e.l.

Vedlikehold_reskontro_1.JPG

 

Sperre eller slette kunder

Kunder som det er sendt faktura til, men som for eksempel er dobbeltregistrert må sperres.

  • Skal ha * + mellomrom foran navnet
  • Sett hukk i kolonne for sperret i fanen "Generelt"
  • Skriv årsak til sperring i feltet for Notat / Last opp vedlegg med dokumentasjon

Kunder som det ikke er registrert fakturaer på, kan slettes. Send mail til fagansvarlig for evt. sletting.

 

Definisjoner

D-nummer er et midlertidig ID-nummer som brukes hvis man har søkt om beskyttelse i Norge eller har en midlertidig oppholdstillatelse i Norge.

KAR-register: Bankenes felles konto- og adresseregister

Vedlegg og referanser