Bruksområde
Rutinebeskrivelsen gjelder saksbehandling av klager på kontrollsanksjoner.
Hensikt
Sikre at alle klager på kontrollsanksjoner blir behandlet, uavhengig av hvilken måte en klage sendes inn på. Skal også sikre at alle klager blir arkivert, behandlet og besvart i henhold til gjeldende regelverk.
Gjelder for
Dokumentet gjelder for saksbehandlere i Kristiansand kommune, parkering.
Ansvar for gjennomføring
Saksbehandlere i parkering har ansvaret for gjennomføringen.
Beskrivelse
Mottak av klager
- Mottatt klage er unntatt offentlighet.
- Digital klage mottas via kundeportalen, og må registeres inn i kommunens sak-/arkivsystem.
- Klage via brev registreres i kommunens sak-/arkivsystem.
- Klage innkommet via epost: her bes avsender om å registrere klagen digitalt via kundeportalen.
Når klage på kontrollsanksjon er registrert i kundeportalen, endres saksstatus i fagsystemet Pilen automatisk til "Stoppet". Gjelder også om forhøyelse er påløpt. Ved andre klager, husk å manuelt endre saksstatusen i Pilen. Dette for å unngå at purringer sendes ut mens klagen er under behandling.
Klage til rapport
- Vurder om det er behov for rapport fra betjent på klagesaken.
- Dokumentasjon sendes via Teams til rett betjent.
Behandling av klager
- Innkommet klage registreres i kommunens sak-/arkivsystem.
- Rapport fra betjent innhentes og registreres i kommunens sak-/arkivsystem som X-notat.
- Klagen behandles, og svarbrev produseres i Pilen.
- Svarbrev registreres i kommunens sak-/arkivsystem og sendes klager via SvarUt.
Etterarbeid
- Ved avslag må saksstatus i Pilen endres tilbake til "Normal" i Pilen.
- Ny betalingsfrist settes til 3 uker fra vedtaksdato.
Klager bringer saken inn for Parkeringsklagenemnda
- Endre saksstatus i Pilen til "Parkeringsklagenemnda".
- Registrere all nødvendig dokumentasjon på nettsiden til Parkeringsklagenemnda, samt gi en skriftlig redegjørelse i saken. Alle innsigelser må kommenteres. Husk å kontrollere at skiltplan er korrekt registrert i Parkeringsregisteret og at den var gyldig på ileggelsestidspunktet. Legg inn lenke til planen.
- Når tilbakemelding fra nemnda mottas, tilbakestilles saksstatus i Pilen til "Normal".
- Parkeringsklagenemnda sender ut vedtaksbrev til klager, med kopi til aktuelt selskap.
- Har klager fått avslag, settes ny betalingsfrist til 2 uker fra forkynnelsesdato.
- Får klager medhold, endres saksstatusen i Pilen til "Klage medhold".
Lovverk