Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å få en oversikt over programserverjobber, hvilke jobber som må settes opp og hvilke det er hensiktsmessig å sette opp til regelmessig kjøring her. Prosedyren skal gi nødvendig veiledning for hva man må tenke på før man setter opp en jobb og en beskrivelse for hvordan de forskjellige jobber settes opp og ev. endringer som må gjøres dersom en jobb har stoppet opp.
Gjelder for
Dette dokumentet gjelder primært for fagansvarlige for Visma Enterprise modulene. Ansatte i regnskapstjenesten kan også ha nytte av denne prosedyren.
Ansvar for gjennomføring
Fagansvarlig for Visma Enterprise har ansvar for å sette opp jobber på programserver, samt å vedlikeholde dem.
Beskrivelse
Etter hver hovedrealease bør alle jobber for de forskjellige modulene som er satt opp på programserver settes opp på nytt. Dette er anbefaling fra Visma og det er for å få med seg nyheter og endringer som har skjedd i de forskjellige modulene.Sjekk ev. med Visma om det er jobber i enkelte moduler der det ikke er behov for nytt oppsett. Visma jobber for tiden med rutine der det vil bli lagt ut informasjon i forbindelse med oppgraderinger om hvilke jobber som bør legges opp på nytt. (jrf. tlf. mai 2020).
Før man setter opp en jobb til å kjøre regelmessig på programserver må man sjekke at jobben egner seg for et slikt oppsett. Det er viktig at jobber som kjøres regelmessig og som medfører arbeid både med å bestille og hente ut blir satt opp til å gå automatisk for å sikre en effektiv arbeidsmetode. Alle integrasjonsjobber må settes opp til periodisk kjøring på programserver.
Enhver jobb som settes opp må ha sitt unike klokkeslett. Dette for at ikke jobbene skal kollidere og skape stopp på programserveren. Ha en dialog med IT-avdelingen og få oppgitt klokkeslett der de har store jobber og backuper som går. Det må ikke settes opp andre jobber på samme tidspunkt som disse jobbene går. Generelt så gjelder det å ha litt mellomrom mellom de forskjellige jobbene som settes opp. Jobber for selskap 1 er større og bruker lengre tid enn jobbene i tilleggsselskapene. Det er derfor nødvendig med et lengre tidsintervall fra selskap 1 til neste enn det er mellom de mindre tilleggsselskapene. For tilleggsselskapene kan det være hensiktsmessig å ha 3-5 min. intervall. Se litt på hvilken type jobb som kjøres.
Vi har ofte problemer med feil i forbindelse med programserverjobber. Anbefaling fra Visma er at vi setter opp jobbene med lengre tidsintervall innenfor hvert selskap. Dette for at en jobb skal gå helt ferdig før en ny jobb starter. Eks. purrejobber, her går jobben gjennom alle kundene og det er viktig at en jobb går ferdig før neste starter.
Pr. idag må det ikke settes opp jobber på følgende tidspunkt da IT har jobber som kjøres da:
- Kl. 23.00 - Backup,
- Kl. 05.00 - Tomcat,
- Kl. 05.30 - Restart av Unique Broker Service.
Brukeradministrasjon
- For å sette opp en jobb på programserver må du ha fått rettigheter i brukeradministrasjon.
- Kontakt fagansvarlig for å få nødvendig rettighet
For en dypere innføring i programserver; se Visma brukerveiledninger, Programserver, på Visma Community nedlastningsområde.
- NB! Generelt så gjelder det å stå i riktig Visma Enterprise modul og riktig selskap når man skal sette opp en jobb.
- Sjekk at det er satt opp serverbane (disse skal være satt opp ved første gangs oppsett)
- Før en programserverjobb settes opp på nytt bør man endre status på den gamle jobben.
- Endres fra " I kø" til "Venter".
- Gå inn på Verktøy / Programserver / Broker / Jobber / finn den gamle jobben / dobbelklikk på den og velg status "Venter"
Punktliste for oppsett av jobbene:
- Det settes opp en jobb for hver integrasjon.
- Stå i modul Økonomi og riktig selskap.
- Åpne Integrasjonssenter / Integrasjon / Start periodisk kjøring av integrasjonsmodul.
- Velg hvilken hvilken integrasjon ved å åpne nedtrekksmenyen.
- Velg starttidspunkt og klokkeslett.
- Velg kjørefrekvens.
- Velg riktig server
- Start periodisk kjøring.
Lukk ned integrasjonssenteret og gå inn på programserveren ved å velge Verktøy / Programserver i verktøylinjen.
Velg deretter "Jobber" og du kommer inn i Server - Jobb - Konsoll. Du kan søke og sortere i den øverste blå linjen.
Søk frem jobben du nettopp satte opp. ev. scroll deg til nederste transaksjon. Jobben vil få siste jobbidnr. og legge seg nederst.
Marker jobben / Endre bruker fra ditt navn til: XXXXXXX. Dette for at man i ettertid skal kunne se at det er en programserverjobb som har gått.
- Klikk på knappen "Detaljer" nederst på skjermen
- Gå inn på utvidet intervall og gjør eventuelle endringer på kjørefrekvens
- I dette bildet kan du også endre status og dato / klokkeslett på jobben.
- Når du har fylt ut alt slik du ønsker så trykker du først "Bruk" og deretter "OK".
For ytterligere detaljer se i Brukerveiledning på Visma Community nedlastningsområde.
Fakturabehandling
Inng. fakt. fra Aksesspunkt
Regelmessige jobber for å lese inn fakturaer settes opp via Integrasjonssenteret. Det settes opp en jobb for hver integrasjon.
Stå i modul Fakturabehandling og riktig selskap.
Før du setter opp ny jobb settes gammel jobb i status "Venter"
- Verktøy / Programserver / Broker / Jobber / finn den gamle jobben / dobbelklikk på den og velg status "Venter"
Åpne Integrasjonssenter / Integrasjon / Start periodisk kjøring av integrasjonsmodul
- Velg hvilken hvilken integrasjon ved å åpne nedtrekksmenyen
- Bruk valgt integrasjonsmodul
- Velg startdato
- Det er viktig å velge riktig server.
- Start periodisk kjøring
Lukk ned integrasjonssenteret og gå inn på programserveren ved å velge Verktøy / Programserver i verktøylinjen.
Velg deretter "Jobber" og du kommer inn i Server - Jobb - Konsoll. Du kan søke og sortere i den øverste blå linjen.
Søk frem jobben du nettopp satte opp. ev. scroll deg til nederste transaksjon. Jobben vil få siste jobbidnr. og legge seg nederst.
- Marker jobben og dobbeltklikk
- Sett riktig starttid
- se på gammel jobb
- dato og klokkeslett
- Klikk på "Utvidet intervall" og velg Ukentlig / mandag-fredag
- Endre bruker fra ditt navn til: PROGRAMSERVERBRUKER INNKJØP. Dette for at man i ettertid skal kunne se at det er en programserverjobb som har gått.
- Når du har fylt ut alt slik du ønsker så trykker du først "Bruk" og deretter "OK"
- Hent opp gammel jobb og slett den
For ytterligere detaljer se i Brukerveiledning fra Visma Community nedlastningsområde.
Fakturadistribusjon
Jobber som kjøres via Fakturadistribusjon settes opp fra økonomi via Integrasjonsenteret.
Det settes opp jobber for utgående faktura og status.
Utgående faktura
Økonomi / Verktøy / Integrasjonssenter / Integrasjon / Start periodisk kjøring av integrasjonsmodul / Velg integrasjon
- Settes opp pr. selskap
- Sender utgående faktura etter at faktura er merket "distribuert"
- Henter automatisk reell distribusjonskanal
- Settes opp to jobber for utgående faktura
- en jobb som går kl. 16.00 (for selskap 1, for de andre selskapene: tilpass kjøretidspunkt)
- en jobb som går kl. 04.00
- Før ny jobb settes opp så sett den gamle jobben i status "Venter" på programserver.
- Gå inn via integrasjonssenter og start jobben med kjørefrekvens 1 gang pr. døgn (kommer forslag)
- Gå deretter inn på programserver og finn jobben
- Endre bruker til PROGRAMSERVERBRUKER ØKONOMI
- Dette for at man kan se at det er en rapport som er satt opp på programserver
- Sjekk at oppsett er slik
Status utgående faktura
- Henter returpost
- Henter retur-ePost
- Kjøres ca. kl. 23 for selskap 1. Tilpass tidspunkt for andre selskap.
- Settes opp pr. selskap
- Gå deretter inn på programserver og finn jobben
- Endre bruker til PROGRAMSERVERBRUKER ØKONOMI
- Dette for at man kan se at det er en rapport som er satt opp på programserver
- Sjekk at oppsett er slik
Nets Integrasjon
Økonomi / Verktøy / Integrasjonssenter / Integrasjon / Start periodisk kjøring av integrasjonsmodul / Velg integrasjon
- Automatisk utveksling av filer til og fra Nets samt behandling av inngående filer
- Settes opp pr. selskap
- Settes opp til kjøring i tiden 06.00 - 07.00 med intervaller pr. selskap (sjekk klokkeslett slik at ikke noe kolliderer)
- Før ny jobb settes opp så sett den gamle jobben i status "Venter" på programserver
- Økonomi / Verktøy / Integrasjonssenter / Integrasjon / Start periodisk kjøring av integrasjonsmodul
- Velg riktig integrasjon
- Start periodisk kjøring
Overføre faktura til økonomi
Meny: Fakturabehandling / Overfør til regnskap
- Husk å stå i riktig modul
- Husk å sette gammel jobb i status "Venter"
- Fakturabehandling / Overfør til regnskap /
- Kjør på programserver
- I neste bilde, trykk på knappen "Selskaper"
- Huk av for de selskap som skal være med i utvalget
- Trykk "Fortsett"
- Du får opp en boks med varsel om at ingen e-postadresse er valg
- Trykk "Fortsett" igjen
- Vi velger å ikke få e-post
- Du får opp bilde der du velger kjøretidspunkt
- Jobbtype: Regelmessig
- Starttid: Finn aktuell tidspunkt / se på tidligere jobb og velg samme tidspunkt / OK / OK
- Gå inn på programserver
- Fakturabehandling / Verktøy / Jobber /
- Bla nedover i jobbene til du ser jobber i System FAKTURA
- Åpne nedtrekksmeny i kolonnen og velg FAKTURA
- Jobben du nettopp har bestilt legger seg nederst
- Marker jobben og trykk på knappen "Detaljer"
- Gi rapporten en mer detaljert beskrivelse: Overføring av fakturaer alle selskap 20XX
- Velg "Utvidet Intervall"
- Huk av for "Hver time" og Innen "Arbeidstiden" og trykk OK
- Tilbake i bildet "Server - Jobbdetaljer"
- Endre bruker til: PROGRAMSERVERBRUKER INNKJØP
- Trykk på "Bruk" og derettter "OK"
- Sjekk at
- Jobben ligger i status "Ikø"
- Jobben har fått riktig bruker
- Husk å slette den gamle jobben som du har satt i ventestatus
Postere bilag i økonomi
Det settes opp en jobb for automatisk postering av bilag i økonomi. Jobben settes opp for alle selskap og til å gå hvert 30. minutt i arbeidstiden. I tillegg settes det opp en jobb som går daglig, mandag-fredag, kl. 07.30.
- Økonomi / Registrering / Postere bilag /
- Velg alle selskap
- Registretingsansvarlig: A - ÅÅÅÅÅÅÅÅ
- Kjør på programserver
Fanen Utenhet
- Velg Server
- Enhet Rapport kommer automatisk
- Serverbane: REGNSKAP
- Filnavn: Rapport.txt
- Filformat: DEFAULT
Fanen Jobbparametre
- Jobbtype: Regelmessig
- Starttid: Sett opp samme starttid som gammel jobbb
- Utvidet intervall: Jobben settes til å gå hvert 30 min i arbeidstiden
Jobben slik den ser ut når den er satt opp
- For jobben som skal bestilles til 07.30 skal det se slik ut
Valutakurser fra DNB
- Import av valutakurser fra DNB Markets
- Settes opp en jobb samlet for alle selskap
- Selskap som skal inngå i jobben settes inn i fanen Modulregler
- Oppdatere modulregler - sett inn selskap - Oppdatering ferdig
Autopay
Remitteringsjobb
Økonomi / Grunndata / Integrasjon Autopay / Remitteringsjobber AutoPay-detalj
Autopayjobber må settes opp på nytt etter hver hovedoppgradering. Dette for å få med ny funksjonalitet og korrigeringer utført i perioden. Ved store endringer i mindre oppgraderinger må jobben settes opp på nytt.
- Det settes opp en jobb for all valuta pr. selskap.
- Når autopayjobber skal settes opp på nytt må den gamle jobben først avbestilles på programerserveren
- Avbestilles via "Jobbstatusknappen" i jobb-register der jobben er satt opp
- Når jobben er avbestilt vil Programserver være et aktivt valg til å bestille ny jobb under knappen "Kjør rapport".
Sett deretter opp en ny jobb
- Åpne nedtrekksmeny i feltet "Jobbid" øverst i bildet
- Velg jobbidnr, All valuta / OK
- hvis jobben skal settes opp på nytt etter oppgradering må du først avslutte gammel jobb via "Jobbstatusknappen"
- Sjekk at jobben du skal sette opp er i samsvar med det du ønsker
- Kjør rapport på programserver'
- Fane Utenheter
- Server-bane: AUTOPAY
- Filnavn:Autopay
- Filformat: PDF
- E-Post
- Dersom du vil motta epost når jobben er kjørt legger du inn epostadresse i feltet for mottaker. Men dette er ikke å anbefale. Det blir for mange mail.
- Filformat: DEFAULT
- Fane Jobbparametre
- Jobbtype: Regelmessig
- Starttid: Velg dato og klokkeslett
- Utvidet intervall: Settt opp intervall for når jobben skal kjøres
- Trykk OK
- Jobben legger seg på programserver, nederst
- Marker jobben og trykk på knappen "Detaljer"
- Endre beskirvelse på jobben slik at den får likt navn med andre Autopay jobber
- Autopay_all_valuta_selskap XX
- Endre bruker til PROGRAMSERVERBRUKER ØKONOMI
- Trykk Bruk og OK
Avregningsretur
Avregningsretur settes opp fra Integrasjonssenter. Alle selskap inngår i denne Integrasjonen og ved å sette opp denne jobben vil det komme avregningsretur på alle selskap.
Jobben må settes opp på nytt etter hver hovedoppgradering. Dette for at ny funksjonalitet og endringer skal fungere. Dersom det er store endringer i Autopay i en mindre oppgradering må jobben settes opp på nytt.
Gå inn på programserver og Sett gammel jobb i status "Venter".
Gå deretter inn i integrasjonssenter og sett opp jobben på nytt.
Verktøy / Integrasjonssenter / Integrasjon: Start periodisk kjøring av Integrasjonsmodul
- Åpne nedtrekkspil i feltet for Integrasjon, bla ned og velg: Visma.net / Beskrivelse Autopay
- Beskrivelse: Bak denne knappen ligger det en beskrivelse for start av denne integrasjonsmodulen
- Velg dato for starttidspunkt
- Kjørefrekvens: 1 gang pr. døgn
- Server: OKBROKER
- Start periodisk kjøring
Jobben legger seg på programserver og du finner jobben nederst med navn UI: Autopay.
Detaljer jobben og
- Legg inn ekstra beskrivelse: UI:Autopay_Avregningsretur_alle_selskap
- Endre bruker til: PROGRAMSERVERBRUKER ØKONOMI
- Trykk Bruk og OK for å lagre endringer
Purrerutine Automatisk
Automatisk purrerutine for Innkassovarsel, P1, Betalingsoppfordring, P2, og Overføring til Procasso, PWS, settes opp på programserver.
Inkassovarsel P1 og Betalingsoppfordring P2
- Merk at det er forskjellig purretype for barnehage og husleie.
K500 Eiendomsavgifter (PFEL) kjøres først, deretter kan det på purretype PFEL settes opp en jobb som går på K100 - K800.
K110 Foreldrebetaling (PBHG)
K240 Husleie (PHUS)
K997 - K999 (PFEL)
Husk å sette gammel jobb i status "Vent" før du setter opp ny jobb.
Menypunkt: Økonomi / Innbetalingsrutiner / Innfordring - periodisk kjøring
Inkassovarsel,P1 og Betalingsoppfordring, P2
- Velg reskontrotype
- Velg riktig purrekode.
- NB! egen purrekode for barnehage og husleie
- Bilagstype: 23 Purring og renteberegning. Huk ev. av for "ta med fakturadetaljer"
- fakturadetaljer skrives da ut på inkassovarsel/betalingsoppfordring.
- Huk av for: Ta med fakturadetaljer
- Kjør på Programserver.
Fane Utenheter
Det spørres om utskriftsenhet 3 ganger i denne rekkefølgen og hver utskriftsenhet må få sitt eget filnavn
- Purreforslag - filnavn: Purreforslag_selskap_resk.type_purrekode
- Purrenota - filnavn: Purrenota_selskap_resk.type_purrekode Nb. for procasso skal det ikke være purrenota
- Godkjenning - filnavn: Godkjenning_selskap_resk.type_purrekode
- Bla gjennom de 3 enhetene og sjekk at navn er fylt ut riktig
Fane Jobbparametre
- Velg regelmessig kjøring og sett dato og klokkeslett for oppstart.
- Klikk på knappen "Utvidet intervall" og velg kjørefrekvens.
- Trykk OK og jobben legger seg nå nederst på programserver med navn: Innfordring - periodisk kjøring - XX
Gå inn på programserver og finn jobben
- Innfordring -periodisk kjøring - xx
- Detaljer jobben og gi den en beskrivelse slik at den er gjenkjennelig.
- Aut.purrerutine.selskap,resk.type,purrekode,regelmessighet
- Endre Bruker til PROGRAMSERVERBRUKER ØKONOMI
- Dette for at vi i ettertid kan se at det er en jobb som er kjørt på programserver
- Trykk på knappen "Bruk" og deretter "OK" når du går ut.
- Slett den gamle jobben som står i status "Vent".
Purreforslag og -godkjenning legger seg i mappen M:\Visma_Enterprise\Okonomi\Purringer.
Purrenota genereres til Økonomi / Innbetalingsrutiner / distribusjon av betalingsdokumenter.
Purrenota vil få status "Utboks" og bli sendt ut neste gang integrasjonsjobben for Nets Integrasjon går.
Purrenotaer med status "Feil-ikke distribuert" og purrenotaer som kommer i retur pga feil adresse korrigeres i henhold til prosedyren for fakturadistribusjon. Fakturadistribusjon - prosedyre for utsendelse og ettersending
Procasso
For overføringer til Procasso skal det kun kjøres forslag og godkjenning for overføring. Kjøringen legger seg med status "Godkjent". Overføring til Procasso skjer via webservice. Når overføring er vellykket får kjøringen status "Overført inkasso"
Bestillingsbildet fylles ut slik
- Velg reskontrotype
- Velg purrekode
- Bilagstype: 35 Procasso
- Kjør på programserver
Gå inn på programserver og finn jobben
- Innfordring -periodisk kjøring - xx
- Detaljer jobben og gi den en beskrivelse slik at den er gjenkjennelig.
- Aut.purrerutine.selskap,resk.type,purrekode,regelmessighet
- Endre Bruker til PROGRAMSERVERBRUKER ØKONOMI
- Dette for at vi i ettertid kan se at det er en jobb som er kjørt på programserver
- Trykk på knappen "Bruk" og deretter "OK" når du går ut.
- Slett den gamle jobben som står i status "Vent".
Ferie- Korrigeringsjobber
Endre kjøredato Remittering / Purring
I ferier er det hensiktsmessig å utsette jobbene for remittering og purring. Dette for å unngå at remitteringsforslag blir liggende uten å bli ferdigbehandlet og at det ikke skal sendes ut store mengder purringer på tidspunkt der det er liten bemanning til å ta imot publikumshenvendelser. I en ferieperiode vil det også skje at ikke alt av innbetalinger er behandlet og ajour. Det kan derfor bli sendt ut purring på faktura som er betalt av kunden, men ikke regnskapsført i økonomi.
Remitteringsgruppa avtaler datoer for remittering.
Avtal med overordnet, fakturagruppen og kommunal innfordring for hvilke tidspunkt purrejobbene skal utsettes.
- Stå i modul Økonomi og trykk på "Verktøy" i øverste linje
- Velg "Programserver" i menyen som kommer frem
- Når du kommer inn her så åpner du menyene til og velg KK-BROKER
- Velg knappen for "Jobber" nederst i bildet som da kommer opp.
- Maximer bildet for å få full oversikt over alle felt.
- Søk frem jobben du skal utsette i det blå feltet øverst
- Marker aktuell jobb
- Trykk på knappen "Detaljer" nederst i bildet.
- Trykk på kalender i feltet for starttid
- Velg ny dato for starttid
- Trykk OK
- Når du kommer tilbake i bildet "Server-Jobbdetaljer" vil knappen "Bruk" være aktiv.
- Trykk først på "Bruk" og deretter på OK
- Når du er tilbake i oversiktsbildet for jobbene så sjekk at ny dato er blitt riktig
- Trykk ev. page up/ page down eller gå ut av bildet og inn igjen
Status / starte jobb - programserver
Av ulike årsaker skjer det at jobbene som er satt opp på programserver stopper opp. Det kan ha sammenheng med stopp/brudd på server eller nettverk. Jobber som "ofte" stopper opp er "Behandle eBilag" og "Postere bilag".
For å sette jobben i gang igjen gå inn på programserver, søk opp jobben, sjekk status og korriger.
- Stå i modul der jobben kjøres Økonomi eller Fakturabehandling
- Trykk på "Verktøy" i øverste linje
- Velg "Programserver" i menyen som kommer frem
- Velg knappen for "Jobber" nederst i bildet. Maximer bildet for å få full oversikt over alle felt.
- Se i kolonne "Status"
- Ferdigstilt med feil / Feil
- sjekk hvilken jobb det er, hvem som har satt den opp
- gi ev. beskjed eller sett den i gang igjen selv (se nedenfor)
- Venter - en del jobber er bevisst satt i status "venter" og skal bare stå
- Gjelder Visma Aksesspunkt menighetene
- Planlagt - dette kan bety at jobben står i kø og vil bli kjørt når det er klart på server
- Følg med og se om den starter ved neste starttidspunkt. Vær tålmodig. Sjekk om det er store faktureringskjøringer som har mange (50' bilag som skal posteres. Gjelder for kommunale avgifter eller om Avfall Sør har faktureringskjøring.
- Sett ev. jobben i kø igjen. Vær tålmodig, ikke sett den i kø for tidlig. Det kan være at det er kø på serveren eller at jobben egentlig kjører uten at du ser det. (inng. faktura og nets cremul blir ofte feil om man stresser jobbene) Gjelder også kommunale avgifter, se forrige pkt.
- Følg med at den starter
- Marker ev. jobb som ikke starter av seg selv
- Trykk knappen "Detaljer" nederst i bildet eller dobbelklikk på jobben
- Åpne nedtrekksmeny i feltet "Status"
- Sett jobben i kø
- Sjekk starttid og sett ev. inn dagens dato (ikke rør klokkeslettet)
- Trykk OK i det lille bildet
- Trykk på knappen "Bruk" og deretter "OK" nederst i bildet.
- Dersom jobben ikke starter etter et par forsøk så meld saken til IT- Servicesenter
- Dersom du ikke kommer inn i Visma Enterprise så meld sak til IT - Servicesenter
Hvis jobbene står "i kø"
Starttidspunktet er passert
- Meld feil til IT - Servicesenter
Starttidsppunktet ikke er passert og regnskapet fremdeles ikke oppdateres
- Lukk ned programserveren
- Gå til Økonomi / Grunndata / Selskapsinnstillinger / Selskap/Region
- Dersom status siste postering står med PO, endres denne til OK - NB: sjekk om det er store faktureringskjøringer i selskap 1 eller 75 som har mange (50') bilag å postere. Det tar lang tid.
- Denne feilen kan gjelde flere selskap og status må endres i hvert selskap
Web er nede
Økonomirapporter web fungerer ikke eller fakturabehandling web ikke fungerer
- Meld feil til IT - Servicesenter
Definisjoner
Vedlegg og referanser