Betingelser/Type

Katalog og fritekst

Ekstern nettbutikk

Lokal katalog og fritekst

Kun fritekst

Utfyllende beskrivelse til hjelp for valg av metode.

Bestiller søker opp artikler fra katalog og fritekstbestiller artikler som ikke ligger i katalogen.

Kan velge å sette en handlevogn som abonnement dvs. samme handlevogn leveres med jevne mellomrom i gitt intervall (funksjonalitet på handlevogn).

Leverandør lager katalog i sin katalog mal. Dette er et arbeid som leverandør utfører sammen med sin leverandør av katalogverktøy med utgangspunkt i det sortiment som er avtalt jfr. Anbudsprosess og inngitt tilbud.

Artikler i katalog er ferdig kontert med art. Fritekstartikler må konteres og momskodes.

Handlevogn sendes til godkjenning.

Når artikler kommer må bestiller registrere varemottak. Faktura matches linje for linje mot varemottak, ved avvik går fakturaen til avvikshåndtering. 

Bestiller går inn i ehandel på egen fane Ekstern nettbutikk, velger aktuell leverandørs nettbutikk og blir sendt ut for pålogging med sitt brukernavn og passord i denne web’en, kan variere fra leverandør til leverandør. Her skal avtalt sortiment med våre priser ligge tilgjengelige. Viktig å avgrense sortiment til det som inngår i avtale, og merke artikler med gode priser (kjernesortiment) så de ikke «forsvinner» i mengden.

Bestiller får tilgang til nettbutikkens funksjonalitet. Handlevogn lages ute i nettbutikken, importeres så tilbake til ehandel inn i en handlevogn. Artiklene konteres og momskodes – dette kan gjøres i en operasjon hvis en skal ha lik kontostreng på alle artikler. Handlevogn sendes til godkjenning.

Når artikler kommer må bestiller registrere varemottak. Faktura matches linje for linje mot varemottak, ved avvik går fakturaen til avvikshåndtering. 

Dette er en katalog hvor alt arbeid utføres av saksbehandler internt hos oss. Katalogen vil for bestiller se helt lik ut i ehandel som om den var produsert av leverandør, med unntak av bilder.

Før en velger denne løsningen bør en tenke igjennom hvor ofte og mye en katalog endres så en ikke påtar seg for mye arbeid.

Artikler i katalog er ferdig kontert og momskodet. Fritekstartikler må konteres og momskodes.

Handlevogn sendes til godkjenning.

Når artikler kommer må bestiller registrere varemottak. Faktura matches linje for linje mot varemottak, ved avvik går fakturaen til avvikshåndtering. 

En ren fritekstleverandør har ingen artikler liggende i ehandel som kan søkes opp. Under fanen Formular/Generell mal lager bestiller hver enkelt artikkellinje; gir artikkelnavn, antall, pris eks. mva., velger hvilken leverandør som skal motta ordren samt konterer og momskoder. 

Artikkellinjene legges i handlevogn en etter en som de beskrives. Det er viktig at en er så nøyaktig som mulig, og gjerne innhenter informasjon hvilken artikkel en skal ha med rett pris med tanke på at ordre og faktura kobles

Handlevogn sendes til godkjenning.

Når artikler kommer må bestiller registrere varemottak. Faktura matches linje for linje mot varemottak, ved avvik går fakturaen til avvikshåndtering. 

Bruksområde

Hyllevarer, mange artikler men en kan allikevel sette et utvalgt sortiment som skal følges – standardisering

NB! Anbefales fordi det er enklere å håndtere ift kontraktsoppfølging og mer brukervennlig for bestillere.

Innen de fleste områder så sant leverandør har en god web løsning og det er ett veldig stort antall artikler i avtalen. Når sortiment er vanskelig å avgrense og merke frarådes denne løsningen.

Krevende å holde kontroll på pris og produktsortiment ift kontraktsoppfølging. Hver enkel nettbutikk har forskjellige brukergrensesnitt, noe som krever mye av bestilleren.

Ved ekstern nettbutikk mister man en del funksjonaliteter fra Visma Ehandel.  

Mindre lokale leverandører med få artikler hvor en ønsker å la leverandør slippe kostnadene ved å få katalog produsert av Capgemini eller andre leverandører av kataloger.

NB! Her kan man ikke få inn bilde på produktene med mindre leverandøren sender linker med bilder til oss. Bildene må være i "https:" og bildene må være lagret på en nettside hos leverandøren. 

Når en ønsker å formalisere bestillingsprosess. Kan brukes om en har avtale eller ikke.

Gjerne aktuell for tjenester når en ber om tilbud som ender i bestilling.

Krever at bestillere tenker kobling mot faktura.

For at bestilling skal sendes leverandør må regnskapstjenesten ha lagt inn epost adresse på leverandørreskontro. Mangler epost adresse må ordren skrives ut på papir/pdf og sendes leverandør.

Krav til leverandør

Leverandør må selv sørge for å kunne levere EHF-katalog til kommunen via PEPPOL.

Samhandlingsavtale

Kjernesortiment settes som preferert i katalog fra leverandør

For å få ehandel på plass må man stille krav i anbudskonkurransen – avtale vil ikke starte opp før dette er på plass.

Hvis leverandør kan tilby ekstern nettbutikk lager eHandelsansvarlig et oppsett i eHandel for leverandørens nettbutikk. 

For å få ehandel på plass må man stille krav i anbudskonkurransen – avtale vil ikke starte opp før dette er på plass.

Kun epostadresse som følges opp

NB! firmapost

Kun epostadresse som følges opp

NB! Firmapost

Påløper kostnader for leverandør

Ja

Ja

Nei

Nei

Oppfølging fra saksbehandler

Leverandør skal sørge for at katalog til enhver tid er oppdatert med rett sortiment til rett pris. Vi godkjenner katalog i Visma ehandel.

Leverandør holder sortiment oppdatert med rett pris i sin løsning. Vi må logge på og ta stikkprøvekontroll for å følge med på at alt er som avtalt.

Vi fyller ut Excel-ark med aktuelle artikler ved oppstart av avtale som må vedlikeholdes etter som utvalg av artikler eller pris endrer seg.

Ingen oppfølging

Sårbarhet

Krever at det er tilgengelige ressurser til forløpende å godkjenne kataloger som oppdateres av leverandør. Viktig å bestille på oppdatert sortiment fra leverandør for å sikre høy leveringsdyktighet. Samt for å få minst mulig avvik i kobling av ordre og faktura.

Leverandørens oppetid på web butikken. Her bør sortiment alltid være oppdatert i henhold til lager. Dette sikrer høyere leverings-dyktighet fra leverandør og mindre avvik i kobling ordre og faktura.

Krever at det er tilgengelige ressurser til forløpende å importere kataloger som oppdateres av leverandør.

Unøyaktige bestillinger som gjør at en ikke kan koble ordre og faktura.