Hensikt

Hensikten med denne rutinen er å gjøre fordeling av søknader enklere og mer effektivt. 
 

Gjelder for

Forvaltning og koordinering 
 

Ansvar for gjennomføring

Avdeling 1- Mottak og koordinering - Har ansvar for å fordele innkomne søknader. 

Saksbehandlere - Har ansvar for å bidra til fordeling av søknader ved behov. 

Ledere - Saker som oppleves feilfordelte skal drøftes med enhetsleder. Viderefordeling skal skje av enhetssleder.

Beskrivelse

Generell fordeling av saker på avdelinger 

Avdeling 1 - Mottak og koordinering 

• Behandler saker som må ferdigstilles innen en uke.
  Hastegrad og tidshorisont avgjør om sakene skal overføres til avdeling 2 og 3. 
   
• Når det søkes om flere tjenester i samme søknad, må avdeling 1 vurdere behov for snarlig oppstart, som for eksempel TRYG og HE-SONE. I de tilfeller det er behov for rask igangsetting, må søknaden splittes. Saksbehandler i avdeling 1 behandler og igangsetter det som haster, og oppretter ny søknad på resterende tjenester, som knytte opp til den opprinnelig søknaden. Videre må det huskes å sende mail til aktuell saksbehandler som skal ta søknaden videre, samt til teamkoordinator. På den måten sikrer en at søknaden blir fanget opp når vi kun har digitale postlister.
   
• Når det kommer helseopplysninger fra SSHF på utskrevet pasient om behov, eller mulig behov, for kommunale tjenester sjekker saksbehandler i avdeling 1 ut behovet for igangsetting av tjenester når melding mottas. Dersom det ikke er behov for umiddelbar oppstart av tjenester (innen en uke fra melding sendt) dokumenteres dette i et journalnotat. Ut fra mottatt opplysninger må saksbehandler vurdere om det er behov for å opprette muntlig søknad om videre tjenester som legges til aktuell saksbehandling i avdeling 2 eller 3. Ved opprettet søknad send epost til ny saksbehandler, samt teamkoordinator som informasjon om opprettet søknad. Det er viktig at det gis tilpasset informasjon om søknadsprosess til søker når avdeling 1 har innledende samtale med pasienten.

Avdeling 2- Bolig- og tjenestetildeling

• Saksbehandler søknader om tjenester på dato 1-16. 
• Saksbehandler søknader om bolig på dato 1-16.

Avdeling 3- Bolig- og tjenestetildeling

• Saksbehandler søknader på dato 17-31.
• Saksbehandler søknader om bolig på dato 17-31.

Fordeling av søknader innad i avdelingene 

• Saksbehandler somatikk: eldre, MS, demens, eldre som er plaget med angst, ervervet funksjonstap og vanlige somatiske diagnoser.
   
• Saksbehandler rus og psykisk helse:  LAR-brukere, rus-problematikk, ungdomstjenesten, oppfølgingstjeneste, psykiatri-diagnoser, ME (i disse saken anbefales det å samarbeide saksbehandler somatikk).
   
• Saksbehandlere UH(utviklingshemming): medfødte funksjonstap, avlastning og omsorgsstønad ved barn, UH-diagnoser

Det gjøres oppmerksom på at dette er et forsøk på å sette opp noen klare grenseganger/retningslinjer. Dette er ingen fasit, og det vil alltid være unntak.
 

Fordeling av saker hvor det er flere søsken som mottar tjenester

• Nye søknader: her vil første søknad styre hvem som blir saksbehandler videre.
   
• Gamle saker: her vil eldste søsken styre hvem som blir saksbehandler for alle søsknene.
   
• Saker fra 2019 fullføres, også eventuelle klager.
  Ny søknad = ny saksbehandler dersom dato tilsier det.
   

Bruk merknadsfeltet i brukerbildet til å skrive id-nr på de ulike søsknene, samt hvem som er saksbehandler.