Kvalitetsnettverk - mandat v. 1.6

Navn på samhandlingsarenaen

Kvalitetsnettverket.

 

Hensikt og ansvarsområder

Målet med kvalitetsnettverket er å sikre en tilpasset, men enhetlig gjennomføring av internkontrollaktivitetene innenfor alle områdene. Nettverket skal bidra til læring og forbedring av internkontrollprosessen.

Nettverkets oppgave vil være å sikre en enhetlig oppfølging av Kristiansand kommunes internkontrollprosess på kommunenivå og områdenivå (jfr. tabellen under "Roller og ansvar" i kommunens internkontrollpolicy).

Emner som skal tas opp i løpet av et kalenderår i kvalitetsnettverket:

  • Problemstillinger knyttet til kvalitetsarbeid, avvik og uønskede hendelser - rapportering på dette (særlig i forkant av tertialrapportering og årsrapportering).
  • Oppsett og bruk av kommunens kvalitetssystem (inkl. opplæring).
  • Oppfølging og videreutvikling av hensiktsmessige mål og indikatorer for kommunens internkontroll i kvalitetsperspektivet i Styringsportalen.​
  • Oppfølging av forbedringsarbeid på kommunens overordnede internkontroll.
  • Legge til rette for sammenstilling og aggregering av risiko, og utarbeidelse av god styringsinformasjon om risikobildet.
  • Erfaringsdeling mellom områdene og orienteringer om viktige forbedrings- og utviklingsaktiviteter.
  • Arrangere fagsamlinger/fagdager eller tilsvarende for å spre kunnskap om internkontrollarbeid.

 

Forventninger til deltakerne:

  • Delta i faste møter i kvalitetsnettverket.
  • Holde seg oppdatert innen kvalitetsfaget generelt, og innen publiseringsverktøyet EQS.
  • Dele gode eksempler fra eget område med resten av gruppa, gjerne også utenfor de faste møtene.
  • Sørge for tilstrekkelig forankring i eget område i saker og temaer som kvalitetsnettverket tar opp.
  • Ta opp aktuelle problemstillinger som rører seg i området og gjerne diskutere med nettverket hvordan dette kan løses.
  • Bidra til at området følger kommunens metodikk i internkontroll- og kvalitetsarbeid.
  • Ha generelt god kunnskap om hvordan området (eller fagområdet) de representerer jobber med kvalitet og internkontroll, og om Kvalitetssystemet (EQS).

 

Organisering og ressursbruk

Hovedansvarlig område

Området Økonomi og virksomhetsstyring. 

 

Områdenes representasjon i samarbeidet

 
Deltakere og representasjon 
Stilling og organisatorisk plassering Rolle i samarbeidet, evt fullmakter Navn på deltaker
Rådgiver - Strategi, analyse og styring, Økonomi og virksomhetsstyring Leder av kvalitetsnettverket Kristin Skjelbred
Kvalitetsrådgiver - Team virksomhetsstyring og driftsstøtte, Helse og mestring Representant Helse og mestring Jan Helge Lislevand
Rådgiver - Oppvekst stab plan og forvaltning, Oppvekst Representant Oppvekst Trond Arne Johansen
Kvalitetsrådgiver - Prosjekt og eiendomsutvikling, By og stedsutvikling Representant By- og stedsutvikling Elise Almås
Rådgiver - Kultur og innbyggerdialog stab, Kultur og innbyggerdialog Representant Kultur og innbyggerdialog Linda Salvesen
Rådgiver - Politikk og administrasjon, Organisasjon og teknologi Representant Organisasjon og teknologi Camilla Erland Aarnes
Seniorrådgiver - Politikk og administrasjon, Organisasjon og teknologi Beredskapssjef, Informasjonssikkerhetsansvarlig Sigurd Paulsen
HMS-rådgiver - HR, Organisasjon og teknologi HMS-rådgiver Lars Erik Brekne Johnsen
Rådgiver - Strategi, analyse og styring, Økonomi og virksomhetsstyring Fagsystemansvarlig for Kvalitetssystemet (EQS) Helene P. Meland
Rådgiver - Strategi, analyse og styring, Økonomi og virksomhetsstyring Representant for Økonomi og virksomhetsstyring Kristine Knutsen

 

Krav til representasjon i samarbeidet

Alle direktørene vil være representert ved kvalitetsrådgiver eller tilsvarende rolle som direktørene velger selv. Rådgivere for HMS og informasjonssikkerhet, samt beredskapssjef er også faste deltakere i dette nettverket. Representantene fra områdene vil ha rollen som "administrator" for Kvalitetssystemet.

 

Ledelse av samarbeidet

Rådgiver i Strategi, analyse og styring har på vegne av økonomidirektøren ansvar for nettverket og leder nettverket. 

 

Sekretariatsfunksjon knyttet til samarbeidet

Strategi, analyse og styring ivaretar sekretariatsfunksjonen i nettverket.

 

Undergrupper

De områdene som vurderer dette som hensiktsmessig, kan i tillegg opprette en kvalitetsgruppe. Kvalitetsgruppene vil innenfor hvert område bidra til en kobling mellom internkontrollaktivitetene på nivå 2 og 3 – mellom direktørnivå og enhetsledere. Gruppene skal i likhet med kvalitetsnettverket bistå ledelsen i å sikre en koordinert og enhetlig internkontrollprosess tilpasset risikobildet innenfor det enkelte kommunalområde. Aggregering av risiko og forslag til tiltak vil også stå sentralt her. Kvalitetsgruppene skal også bistå kvalitetsnettverket i implementeringsarbeid, og bidra til forbedring av internkontrollprosessen innen de enkelte områder.

 

Møteform og møtehyppighet

Kvalitetsnettverket har faste møter en gang i måneden, men vil kunne kalles inn til ekstraordinære møter ved behov. Møteplanen for hvert halvår ligger tilgjengelig for deltakerne i kvalitetesnettverkets team på "Teams". Referater ligger også der.

 

Avhengigheter og koblinger til andre samarbeid

Kvalitetsnettverket vil ha koblinger til andre nettverk og samhandlingsarenaer som jobber med temaer knyttet til internkontroll og kvalitet.