Rutine Behovsutredning Byggeprosjekter

 

Innhold

1.      Innledning. 1

2.      Mandat. 1

3.      Ansvar. 2

4.      Organisering og kommunikasjon. 2

5.      Prosedyre. 3

6.      Arbeidsoppgaver BHU-gruppe. 4

7.      Dokumentasjon. 5

8.      Økonomi 6

9.      Saksbehandling. 6

10.         Veiledning til utfylling av Behovsutredning Byggeprosjekter. 6

 

 

1.      Innledning

Rutinen omfatter aksjoner og ansvarsområder for behovsfasen, fra oppstart til det foreligger en godkjent behovsutredning (Milepel 3).
Den forutsettes å være styrende for aktiviteter både i bestillerområde og internt i By- og Stedsutvikling, og er forankret i Investeringsinstruks for Kristiansand kommune (revidert 19.12.2019).
Rutinen tar utgangspunkt i et normalt byggeprosjekt, og begrepene benyttet avspeiler dette.

 

 

2.      Mandat

BHU-gruppen har ansvar for gjennomføring av Behovsutredningen.
Dette omfatter ansvar overfor overordnet myndighet (Kommunedirektør), bestillerområde, Eiendom og øvrig byggherreorganisasjon for at utredningsarbeidet gjennomføres iht vedtatt styringsmodell (ref: Investeringsinstruksen). BHU-gruppen har i denne sammenheng et spesielt ansvar for å identifisere og vurdere mulige alternative løsninger.

BHU-gruppen består av

Bestillerområde prosjektansvarlig, OMRÅDE        (leder)
By- og stedsutviklings behovsutreder, UTRED      (sekretær)

3.      Ansvar

Utarbeidelse av Behovsutredningen omfatter ansvar overfor overordnet myndighet (Kommunedirektør / Bystyret), Bestillerområde, By- og stedsutvikling og øvrig byggherreorganisasjon, for at utredningsarbeidet gjennomføres iht vedtatt styringsmodell.

BHU-gruppen har i denne sammenheng et spesielt ansvar for å identifisere og vurdere mulige alternative løsninger.

Det enkelte Område / virksomhetsansvarlig har ansvar for å ta initiativ og redegjøre for behov og prioritering, samt utarbeide en samlet behovsutredning. Igangsetting av behovsutredninger skal være tuftet på en grundig vurdering av behov opp mot Områdets overordnede målsettinger, innenfor økonomiske rammebetingelser.
Behovsutredningen fremmes for Kommunedirektøren i arbeidet med handlingsprogram/ årsbudsjett.

Bestillerområde v/Prosjektansvarlig (OMRÅDE)

-       OMRÅDE er fast representant for Områdeleder/Direktør

-       OMRÅDE har overordnede ansvar for å gjennomføre behovsutredningen iht. vedtatt styringsmodell. Herunder å ta initiativ, og redegjøre for behovene og prioriteringene prosjektet skal dekke, og at disse er i henhold til Områdets overordnede målsettinger. Prosjektansvarlig OMRÅDE er leder av BHU-gruppen.

-       OMRÅDE har videre det overordnede ansvar for at relevante funksjons- og brukerkrav regulert i lov og forskrift identifiseres innarbeides i prosjektet.

-       OMRÅDE er administrativt tilknyttet bestillerområde, og rapporterer til Områdets leder (direktør).

By- og stedsutvikling, v/Behovsutreder (UTRED)

-       UTRED skal på vegne av By- og Stedsutvikling, fungere som rådgiver og støtte for bestiller Område, ved gjennomføring av utredningsarbeidet. Eiendom vil normalt være den profesjonelle aktøren, med tilgang på prosjekt- og driftskompetanse, nøkkeltall og tilhørende styringsverktøy.

-       UTRED koordinerer kontakt med øvrig kompetanse i Eiendom og andre områder.

-       UTRED er administrativt tilknyttet By- og stedsutvikling, og rapporterer til nærmeste leder.

Eier av investering
Prosjektstab, Eiendom, Ingeniørvesenet eller Park

 

4.      Organisering og kommunikasjon

Kommunikasjon internt i Bestillerområdet

Den prosjektansvarlige i Området (OMRÅDE) har overordnet ansvar for at bestillerområdets og brukernes krav til prosjektet ivaretas i utredningsfasen. 
OMRÅDE er leder av BHU-gruppen (ref kap.2) og rapporterer til Områdets leder (direktør).

Brukerkoordinator (BRUK) er det formelle bindeleddet mellom brukerorganisasjonen og utredningsprosjektet. BRUK vil som hovedregel være enhetsleder for den virksomhet prosjektet omfatter. Ved «nytt prosjekt» oppnevnes en person med tilsvarende kompetanse som enhetsleder til BRUK.

OMRÅDE og BRUK har sammen ansvar for sikring av informasjonsutveksling mellom brukerne og utredningsprosjekt, og at relevante funksjons- og brukerkrav regulert i lov og forskrift blir innarbeidet.

Kommunikasjon internt i By- og stedsutvikling:

UTRED forutsettes å ha en løpende (ubyråkratisk) kontakt/dialog med sin avdelingsleder.
Det er foreløpig ikke sett behov for noen formell møtestruktur her, ut over det som normalt følger av rutinemessig behandling / godkjenning av dokumentene som utarbeides.

UTRED vil ved gjennomføringen trekke på kunnskap og kompetanse hos andre aktører i By- og stedsutvikling:

Prosjektledere/andre:

•         Programmeringskompetanse

•         Brukeravklaringer

•         Prosjektgjennomføring

•         Status prosjekteringsanvisninger

•         Nøkkeltall

•         Kostnadsoverslag

 

Forvaltere:

•         Oversikt over foreliggende ledig bygningsmasse og/eller tomter

•         Behov (omfang), grensesnitt mot dagens situasjon (ved ombygging)

•         Gjennomgang tilstand eksisterende bygg (latente bruker-/myndighetskrav)

 

Andre:

•         Klima og arealutvikling

•         Renhold

•         Drift

 

5.    Prosedyre

Utredningsarbeidet skal gjennomføres som en planlagt og styrt prosess, innenfor de rammer som er gitt mht kvalitet, økonomi og fremdrift. Det skal legges vekt på samarbeide og samspill med de ulike prosjektdeltakere; brukere, andre interne aktører samt eventuelt engasjerte rådgivere.

Usikkerhet i behovsanalyse og statistisk materiale skal beskrives. Alternative løsninger mht konsept skal beskrives og vurderes. Alle prosesser og valg i behovsfasen skal dokumenteres på en måte som gjør at en sikrer et godt grunnlag for senere beslutninger om å eventuelt å videreføre prosjektet.

For å strukturere og effektivisere arbeidet i behovsfasen innføres følgende rutiner:

•         Ved oppstart utarbeider bestillerområdet en kortfattet presentasjon av Prosjekt / Behov, et Oppstartsdokument, med beskrivelse av relevant bakgrunnsdata, brukers krav, samt prosjektmål.

 

•         Før arbeidet med selve behovsutredningen igangsettes, utarbeides en Prioriteringsliste av innmeldte prosjekter. By- og Stedsutvikling, ved Prosjektstab, samordner alle oppstartsdokumentene i samarbeid med Eiendom, og legger disse fram for Kommunedirektøren, som foretar en prioritering av ressursinnsatsen.

 

•         Det gjennomføres en granskning av utkast til behovsutredning i et møte med Prosjektstab, leder av Eiendom og bestiller Område (direktør)

 

 

 

6.    Arbeidsoppgaver BHU-gruppe

 

Arbeidsoppgavene for gruppen omfatter blant annet:

Oppgave	Ansvar	Medvirker
Avklaring av de behov prosjektet skal dekke, og at disse er i henhold til Områdets overordnede målsettinger	OMRÅDE	UTRED
Avklaring av rammebetingelser og krav til prosjektet: tekniske, økonomiske og fremdrifts-messige konsekvenser	OMRÅDE	UTRED
Koordinering og avklaring av innspill, ønsker og krav, mellom Bestillerområdet og By- og stedsutvikling	OMRÅDE	UTRED
Vurdering av usikkerhet i grunnlagsmateriale (prosjektforutsetninger)	OMRÅDE / UTRED
Vurdering av eksterne rammebetingelser	OMRÅDE / UTRED
Utarbeidelse av konsept for å løse angitt behov	OMRÅDE / UTRED
Beskrivelse og vurdering av mulige alternative løsninger	OMRÅDE / UTRED
Utarbeidelse av kalkyle	UTRED	OMRÅD
Utarbeidelse av Behovsutredning, iht. vedtatt mal	OMRÅDE	UTRED
Arkivering av underliggende dokumentasjon for Behovsutredning	OMRÅDE

NB!
Se også kap. 10. Veiledning til utfylling av Behovsutredning Byggeprosjekter for mer detaljering av oppgaver.

 

7.    Dokumentasjon

Formelle krav til innhold i Behovsutredningen fremgår av Kommunal Investeringsinstruks og tilhørende vedlegg, Mal Behovsutredning Byggeprosjekter. Det er i det følgende pekt på en del viktige momenter som skal inngå i arbeidet med behovsutredningen.

Alle fakta, vurderinger og valg i behovsfasen skal dokumenteres på en måte som gjør at en sikrer et godt grunnlag for senere beslutninger om å eventuelt å videreføre prosjektet.

Usikkerhet skal beskrives. Alternative løsninger skal vurderes og beskrives i Behovsutredningen.

A     Behovsanalyse / Statistisk materiale

B     Funksjonsbeskrivelse / Romprogram

C     Konseptvalg og Forslag til lokalisering/tomt

 

D1 Kostnadsramme

D2 Periodisert bevilgningsbehov

E      Driftsmessige konsekvenser (periodisert)

F      Evt. Andre rammebetingelser

Se kap. 10 for veiledning til utfylling av disse punktene i Behovsutredning Byggeprosjekter

Sjekkliste

Det er utarbeidet en sjekkliste for å kvalitetssikre at viktige forhold rundt behovet er medtatt, og at kalkylen skal være så fullstendig som mulig.  Legges ved Behovsutredningen som eget dokument.

 

8.    Økonomi

Alle interne kostnader i behovsutredningsfasen dekkes over hvert Områdets driftsbudsjett. Kostnader til eventuell ekstern assistanse (bistand til programmering, tekniske vurderinger, etc) dekkes normalt av Område.

Ved en realisering av prosjektet skal alle dokumenterbare, påløpte kostander i behovsfasen overføres til investeringsprosjektet.

 

9.    Saksbehandling

Før behovsutredning ferdigstilles og signeres, skal prosjektet forelegges By- og stedsutvikling, ved Prosjektstab og leder av Eiendom, som sammen med Bestillerområde (direktør) foretar en gjennomgang.

Prosjektstab, ved By- og stedsutvikling, har ansvar for å sende ferdig signert Behovsutredning til Kommunedirektøren. Kommunedirektøren foretar vurdering av investeringsbehov og bevilgningsforslag, og eventuell anbefaling overfor Bystyret om å innpasse dette i økonomiplanen.

Bestillerområdet har ansvar for å følge saksbehandlingen av Behovsutredningen inntil denne er godkjent av Bystyret (Milepel 3).

 

10.  Veiledning til utfylling av Behovsutredning Byggeprosjekter

 

Vedr. «Prosjektnummer»:
Prosjektnummer for bygg fastsettes av By- og stedsutvikling.

 

Vedr. pkt. A. Behovsanalyse/ Statistisk materiale:
Formuler mål som beskriver effekter for bruker og mulige gevinster som søkes oppnådd ved å gjennomføre prosjektet. Det konkrete ønsket om byggeprosjekt skal synliggjøres gjennom analyse og/eller statistikk.

Utredningen skal gi en kort innføring i de problemstillinger som danner grunnlaget for investeringsprosjektet. Det skal skilles klart mellom nødvendige og ønskelige funksjoner. Argumenter for investeringen må framsettes.

Eksempler:

-          Prognoser for elevtallsutvikling, inkludert usikkerhet og statistisk materialet

-          Pålegg fra sentrale myndigheter.

-          Tidligere kommunale vedtak.

-          Sammenlikning med andre tilsvarende driftsenheter.

-          Mulighet/behov for «bufferkapasitet» i andre (eksisterende) bygg?

 

Vedr. pkt. B. Funksjonsbeskrivelse/ romprogram:
En skal her konkretisere de behov som er beskrevet og argumentert for i behovsanalysen. Området er ansvarlig for å sette opp et netto arealbehov i samsvar med f.eks. fastsatte standarder og forskrifter. Eier av investering setter opp bruttoarealet (se kap. 10 Veiledning).
Det må vurderes om det skal benyttes standard løsning (kommunal norm) eller «skreddersøm», og om det er behov/ønske om trinnvis utbygging.

Ekstern ekspertise:
Her må Området vurdere hvorvidt arbeidet kan utføres av interne resurser, eller om det er behov for ekstern konsulenthjelp.

Økonomi:
Ettersom prosjektet på dette stadium vanligvis ikke har bevilgning, skal eventuelle kostnader til utredningsarbeidet dekkes innenfor den enkelte Områdets driftsbudsjett. Ved realisering av prosjektet skal alle kostnader relatert til prosjektet overføres til investeringsprosjektet.

 

Vedr. pkt. C. Konseptvalg og Forslag til lokalisering/tomt:
Det må vurderes konsept for å løse angitt behov. Dette kan være nybygg, tilbygg eller ombygging av eksisterende bygg, eventuelt mulighet for leie. Spesielle krav til kvalitet og levetid (høye/lave) må også fremkomme her. Bygg kategori må også fremkomme her (eks. lager, verksted, skolebygg, sykehjem osv).

Behovsutredningen skal, om mulig, ha lokalisert prosjektet.
Arbeidet skal omfatte en evaluering av ulike løsningsalternativer for prosjektet som inkluderer valg av anbefalt alternativ. Tomtealternativer identifiseres og vurderes i samarbeide med Klima og Arealutvikling.

Fremskaffelse av tomt i de tilfeller det er behov for det er en tidkrevende prosess, og kan innebære overordnede planvurderinger som går utover den enkelte Områdets særinteresser. Samarbeid med Klima- og arealutvikling må derfor innledes på et tidlig tidspunkt. Gjennom dette vil de kommuneplan- og reguleringsmessige forhold bli ivaretatt. Eventuelle konsekvensanalyser basert på Områdets anslåtte arealbehov utarbeides av Klima og Arealutvikling / Plan- og bygningsetaten, i samarbeid med eier av investering. Når tomtespørsmålet er avklart fremmer Klima- og arealutvikling egen sak om tildeling av tomt og tomtekostnad. Dersom kostnadene for tomt ikke kan fastsettes før prosjektet fremmes i økonomiplansammenheng, skal Klima- og arealutvikling anslå tomtekostnaden, som da benyttes i den videre saksbehandling.

Behov for eventuell infrastruktur må avklares (transport, adkomstforhold, VA, etc).

Det må her også foretaes en evaluering av ulike løsningsalternativer for prosjektet som inkluderer valg av anbefalt alternativ.

 

Vedr. pkt. D1. Kostnadsramme:
På bakgrunn av Områdets forslag til netto romprogram (se pkt. B), eieruttalelse om fremdrift, og prosjektkostnad basert på antatt brutto arealramme, må bl.a. følgende hensyntas:

-          Årstall for prisnivå

-          Byggestart

-          Ferdigstillelse

-          Tomt, utomhus, inventar etc.

-          Finanskostnader

-          Forventet tillegg (P50) og Usikkerhetsavsetning (P85)

-          Prisregulering

Kostnadsoverslaget skal være iht. NS 3453, og inneholde mest mulig av den spesifikasjon som er vist i tabellen. Finans og prisstigning beregnes som siste ledd i oppsett av kalkyle, og skal være med i Periodisert bevilgningsbehov.

Forutsetninger
Kostnader av vesentlig karakter som ikke kan beregnes på nåværende tidspunkt, må nevnes under dette feltet.

 

Vedr. pkt. D2. Periodisert bevilgningsbehov:
Periodisert bevilgningbeløp utgjør årlig fordeling av kostnader (årlig forbruk) frem til ferdigstilling. Dette settes opp i løpende priser og iht. antatt fremdrift.
Eventuelle inntekter må også synliggjøres så godt det lar seg gjøre.

 

Vedr. pkt. E. Driftsmessige konsekvenser:
Ved hjelp av årskostnadsanalyse skal økonomiske konsekvenser knyttet til drift kartlegges. Basert på dette arbeidet fordeles prosjektets totale driftskonsekvenser på:

-          Eiendom:
Teknisk drift av bygget (FDV-funksjoner: Forvaltning, Drift, Vedlikehold). Disse tallene er det eier som er avsvarlig for å fremskaffe.

 

-          Område:
Ordinær drift (personell, materiell mv.). Disse tallene er det Område selv som er ansvarlig for å fremskaffe.

Beløpene skal angis i faste priser.

 

Vedr. pkt. F. Eventuelle andre rammebetingelser:
Her er det viktig med en tydelig beskrivelse av alle uavklarte forhold samt forhold som kan ha fremdriftsmessige eller økonomisk eller betydning for prosjektets gjennomføring. Eksempelvis:

-          Latente lovpålagte krav (utover Prosjektets omfang)

-          Infrastrukturkostnader (utenfor tomt)

-          Planforhold (kommuneplan / reguleringsplan / rekkefølge)

-          Usikkerhet mht tomteerverv (fremdrifts- og kostnadsmessig)

-          Spesielle finansieringsforhold (refusjonsordninger/spillemidler etc.)

-          Forhold til eksisterende leietakere / brukere

Dette kan også være politiske vedtak som har vært utgangspunkt for Områdets initiativ, lovregulerte pålegg, spesielle finansieringsforhold eller refusjonsbestemmelser m.v., som ikke naturlig hører inn under pkt. vedr. behovsanalyse eller funksjonsbeskrivelse, men som danner en viktig premiss for utforming av prosjektet. Kommunedirektørens tidligere vurdering av prosjektet (omfang, kostnad, fremdrift) kan være en slik rammebetingelse som bør anmerkes.

 

Vedr. pkt. G Underskrifter:
Behovsvurderingen skal dateres og underskrives av:

-          Kommunalsjef (Område)

-          Prosjektansvarlig i Området

-          Eier av investeringen

 

 

 

Veileder for arealberegning i forbindelse med romprogrammering

For definisjon av beregning av arealer vises til NS 3940, Nettoareal (NTA) og Bruttoareal (BTA).
NS 3940 brukes bare i forhold til beskrivelse av måleverdige arealer.

 

FORMÅL

I forbindelse med arealberegning oppstår det ofte diskusjon om hva som ligger i de ulike faktorer som samlet gir et nettoareal, hva som skiller et nettoareal og bruttoareal, og hva som ligger i hhv. funksjonsareal og et programareal.

Oversikten nedenfor skal klargjøre hva vi ønsker skal ligge i de ulike begrepene.

 

ROMPROGRAM

Beskriver hvert roms A+B -arealer i nettoarealer (NTA).

Funksjonsarealet er det areal som fremkommer som en følge av funksjonsanalysen hvor arealer for funksjonen innen de ulike avdelinger er beskrevet	= A-areal
Biareal er det netto hjelpeareal som må være i bygget for at funksjonene skal fungere i hht bl.a. lovverket, så som: garderober, toaletter, bøttekott, lager, varemottak, søppelrom, renholdsrom, garasje, tilfluktsrom m.v.	= B-areal
Dette gir et netto programareal (NTA)	= A + B
Teknisk areal er kommunikasjons- og konstruksjonsareal, samt tekniske rom: ventilasjonsrom, fyrrom m.v. (rom forbygningens drift og vedlikehold)	= C-areal
Bruttoareal (BTA)	= A + B + C
Brutto / netto faktor

 

 

 

 

RAMMEPROGRAM

Rammeprogram beskriver et foreløpig program som grunnlag for kostnadskalkyler i de tilfeller romprogram ikke er ferdig utredet av brukerne.

Beregning av et rammeprogram:

Funksjonsarealet beregnes ut fra gjennomsnitlig erfaringstall	= A
Biarealet tillegges med ca. 18 – 20 % dersom det på dette stadium i programmeringen ikke er mulig å konkretisere nærmere. %-del varierer med byggets type, kompleksitet og størrelse.  A x %	= B
Nettoareal (NTA)	= A + B
Nettoareal multipl. med brutto / netto-faktor til bruttoareal	= A + B + C
Akseptabel brutto / netto-faktor vil variere fra bygg til bygg. Erfaringsmessig brukes fra 1,3 - 1,6. Skolebygg vanligvis 1,4.