Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at innbyggeren som tar kontakt for spørsmål angående sine faktura fra Kristiansand kommune skal få et tilfredsstillende svar på sin henvendelse.
Gjelder for
Dette dokumentet gjelder alle ansatte i regnskapstjenesten og innbyggertorg som får henvendelser fra kunder med spørsmål i forbindelse med mottatt faktura fra Kristiansand kommune.
Ansvar for gjennomføring
Ansatt som mottar henvendelse fra kunden har ansvar for at kunden får et tilfredsstillende svar.
Beskrivelse
Faktura blir produsert og fakturert fra Visma Enterprise Fakturering. Oppslag på faktura gjøres i samme modul. Kristiansand kommune sender alle faktura elektronisk via Visma Fakturadistribusjon og Autoinvoice.
Privatkunder
For privatkunder brukes følgende kanaler i prioritert rekkefølge
- avtalegiro
- eFaktura
- Vipps
- digital postkasse
- ePost
- Papirfaktura
Dersom kunden har reservert seg for digital post sendes faktura på papir.
Generelt
- Når kunden tar kontakt så lytt til hva som er kundens problem
- Finn informasjon om faktura som er sendt og hvilken kanal det er sendt i
- Kunden må se i egen og ektefelle/samboer sin nettbank
- Hvilke betalingsavtaler med Kristiansand kommune er aktive?
- Betalingsavtalen inneholder avtalegiro- /efakturareferanse
- Hjelpeverge / andre som bistår kunden, må sjekke avtaler i kundens nettbank
- logge inn sammen med kunden
- ev. kontakte bank for hvordan man kan gjøre endringer i kundens betalingsavtaler
- Kunden er selv ansvarlig for sine betalingsavtaler
- Kunden må selv gjøre eventuelle endringer i sin nettbank, Vipps eller digipost/eBoks
- ev. må kunden ta kontakt med egen bankforbindelse eller digipost/eBoks for å få hjelp
- Ansatte i Kristiansand kommune har ingen mulighet for tilgang til kundens betalingsavtaler
- Ansatte i Kristiansand kommune kan være behjelpelig med å finne kontaktinformasjon til kunden. Dvs. hjelpe kunden å finne telefonnr. til aktuell kanal.
- Oppfordre kunden til å tegne Avtalegiroavtale #Avtalegiro og eller eFakturaavtale #eFakturaavtale
Bedriftskunder
Bedriftskunder får tilsendt faktura i følgende kanaler i prioritert rekkefølge:
- EHF
- ePost
- Papirfaktura
For at kunden skal kunne motta faktura på EHF må kundens økonomisystem være oppdatert til å motta faktura på EHF format. Kunden må i tillegg melde seg inn i Elma. Les mer om Elma og Aksesspunkt.
Ved å søke på kundens navn eller organisasjonsnr.i Elma kan du se om kunden er registrert her.
Mer informasjon om kunden, eks. dato for innmelding i Elma finner du i Digitaliseringsdirektoratet
- Søk opp aktuell kunde
- Registreringsdato står i kolonne 4
Hvor finner jeg fakturaen min
- Informasjon om dine faktura fra Krisitansan kommune finner du her på Min Side på kommunens internettside.
Faktura i Visma Enterprise Fakturering
Menypunkt: Fakturering / Distribusjon / Oversikt faktura
Her finner du informasjon om hvilke faktura som er sendt kunden og hvilken kanal de er sendt i. Ved oppstart i dette bildet vises alle faktura som er sendt ut fra Kristiansand kommune.
Bruk blå linje for å begrense søk.
- skriv inn eksakt verdi i et felt
- fakturanr. - aktuell faktura vises
- reskontronr. alle faktura sendt til kunden vises
- sorter ev. på oppdragsgiver, fakturadato, forfallsdato
Status distribusjon
- Utboks - faktura ligger klar for utsendelse i løpet av dagen
- Mottatt distributør - faktura er sendt fra Kristiansand kommune til Aksesspunkt og vil bli videresendt til kunden i løpet av ca et døgn
- Feil - ikke distribuert - kontakt post.regnskap@kristiansand.kommune.no
- Ikke distribuert - kontakt post.regnskap@kristiansand.kommune.no
- Distribuert - faktura er sendt til kunden
Distribusjonskanal
- Viser hvilken kanal faktura er sendt til
Driftsmelding
- Viser hvordan kunden er varslet om faktura
- Viser ev. feilmeldinger
- Feil ved sending, avsender er informert
- Faktura er forsøkt sendt, men det er feil i adresse, faktura er kommet i retur
- Dersom faktura har feil status i kolonnen "Status distribusjon"
- Send mail til post.regnskap@kristiansand.kommune.no
- Feil ved sending, avsender er informert
Meldinger fra distribusjonskanal
- Stå på aktuell faktura og dobbelklikk eller trykk på knappen "Detaljer" nederst i bildet
- Gå til fanen "Distribusjon" i bildet som kommer opp
- Her finner du meldinger om faktura
- når den er sendt
- hvilke kanaler som er forsøkt og hvilken kanal den er sendt i
- ev. feilmelding vil vises her
- Om kunden også bruker Visma Autoinvoice
- Internal betyr at faktura er sendt internt i Autoinvoice
- Seen: her ser du dato og klokkeslett da kunden har sett fakturaen sin
- Incoming_receive: kunden har mottatt faktura
- Ved meldinger som ikke er helt forståelige
- ta kontakt med ansatte i regnskapstjenesten som jobber med utgående faktura og dere kan finne ut av det sammen, ev. kontakte fagansvarlig
Er faktura sendt ut?
- Se kolonne for Status distribusjon og Distribusjonsdato
- Se ev. fane for Distribusjon på bilde Detaljert fakturainformasjon
- Her ser du alle kanaler som det er forsøkt å sende til og ev. feilmeldinger
Kopi av faktura til kunden
- Utskrift til e-post: Stå på aktuell faktura
- Trykk på knappen "Distribuer èn" nederst i bildet
- Huk av for Send via e-post
- Skriv inn e-post adresse
- Distribuer
- Papirutskrift: Stå på aktuell faktura og trykk på blå binders til venstre i bildet
- Stå på aktuellt vedlegg og trykk Vis dokument - skriv ut
Avtalegiro
- For kunder som har inngått avtalegiroavtale med sin bank vil Kristiansand kommune sende fil med trekkbeløp til banken.
- Dersom kunden ønsker belastningsoppgave tilsendt på papir må det hukes av for dette i kundens nettbank.
- Regningsbeløp betales automatisk fra konto ved forfall.
- Forutsatt at det er dekning på konto.
- Avtalegiroavtale opprettes pr. oppdragsgiver.
- Eks. kunden får faktura på både husleie og barnehage. Kunden må da inngå 2 avtalegiroavtaler i banken.
- For å inngå avtalegiroavtale har man bruk for avtalegiroreferanse.
- Avtalegiroreferanse finner man nederst på tilsendt papirfaktura.
- Les mer om Avtalegioro her:
- https://www.avtalegiro.no/Privat/Pages/default.aspx
- bla til nederst på siden og du finner mange aktuelle spørsmål og svar
eFaktua
- Om kunden ønsker å motta faktura som eFaktura, må kunden inngå avtale i sin nettbank
- Faktura mottatt som eFaktura må godkjennes i banken for at den skal bli betalt
- En kunde som har opprettet eFakturaavtale med Kristiansand kommune vil få alle faktura fra Kristiansand kommune tilsendt som eFaktura til nettbank.
- For å inngå eFakturaavtale har man bruk for eFakturareferanse.
- eFakturareferanse finner man nederst på tilsendt papirfaktura.
- Les mer om eFaktura her:
- https://www.efaktura.no/privat
- bla til nederst på siden og du finner mange aktuelle spørsmål og svar
Avtalegiro og eFaktura i kombinasjon
- Regningsbeløpet blir automatisk betalt ved forfall.
- Dersom kunden har valgt å få belastningsoppgave vil denne bli sendt til nettbanken.
Vipps
- Kunden har innstillinger i sin Vipps som gjør at regninger mottas her
- Les om Vipps og hvordan man gjør endringer her.
Purringer
- Purringer, Inkassovarsel og Betalingsoppfordring, blir sendt fra Visma Enterprise Økonomi.
- Blanketter sendes i Digital postkasse for kunder som har aktivert Digital postkasse.
- Purringer sendes som EHF til kunder som kan motta purringer i denne kanalen
- Andre blir sendt på papir.
Menypunkt: Visma Enterprise Økonomi / Innbetalingsrutiner / Distribusjon av betalingsdokumenter.
- Bruk blå linje for søk.
- Distribusjonslogg - her ser du informasjon om purringen som er sendt.
- Stå på aktuell linje.
- Trykk på knappen Detaljer nederst i bildet.
- I bildet som kommer opp kan du se logg for utsendelse av faktura
Reservasjon mot digital post
Dersom kunden ikke ønsker å motta post digitalt er det mulig å reservere seg https://www.norge.no/nb/reservasjon
Definisjoner
Vedlegg og referanser
Avtalegiro https://www.avtalegiro.no/Privat/Pages/default.aspx
eFaktura https://www.efaktura.no/privat