Formålet med denne veilederen er å etablere en felles forståelse for hvilken type dokumentasjon barnehagene er pliktig til å opprette, og hvor denne dokumentasjonen skal journalføres og arkiveres.
Veilederen må sees i sammenheng med kommunens arkivplan. (Link vil komme når denne er klar)
Veilederen gjelder for de kommunale barnehagene i Kristiansand.
Offentlige organer har plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i organets virksomhet, dersom de har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. Arkiveringsplikten gjelder uavhengig om dokumentene er utvekslet med eksterne eller er utarbeidet for intern bruk. Plikten til å arkivere er heller ikke begrenset til kun å gjelde de dokumentene som er saksdokumenter for organet. Arkiveringsplikten omfatter derfor en større gruppe dokumenter enn journalføringsplikten.
Dersom et dokument verken har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, skal det arkivbegrenses. Det betyr at dokumentet ikke skal arkiveres, eventuelt fjernes fra arkivet.
I sak- og arkivsystemet skal ethvert offentlig organ registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter offentleglova § 4 må regnes som saksdokumenter, dersom disse er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.
Det er knyttet to krav til dokumenter som skal journalføres; 1) de skal være gjenstand for saksbehandling, og 2) de må ha verdi som dokumentasjon.
Det skilles mellom saksarkiv og «barnemappe» arkiv.
Saksarkivet inneholder barnehagens generelle saker f.eks referater fra rådsmøter, årsplaner, tilsyn mm. Dokumenttittelen i disse saksmappene vil være synlig på offentlig journal.
«Barnemappe» arkivet inneholder barnenes «mapper». Dokumenttittelen på dokumenter som ligger i «barnemappe» arkivet kommer ikke på offentlig journal.
Det er kun dokumentsenteret som kan opprette nye saker, både i saksarkivet og «barnemappe» arkivet. Den enkelte saksbehandler har tilgang til å opprette nye dokumenter i eksisterende saker.
Saksmappe: Opprettes etter barnehagens behov. Saker som gjelder hele barnehagen med mer. Sakene tilhører saksarkivet og vil ligge på offentlig journal.
Barnemappe: Det opprettes barnemappe på alle barn i kommunale barnehager i kommunen. Alle arkivverdige dokumenter som gjelder barnet, skal legges inn her. Dokumentene tilhører «barnemappe» arkivet, og dokumenttittelen vil ikke fremkomme på offentlig journal.
Inngående - dette er inngående brev til barnehagen - Dokumentsenteret journalfører all innkommen post. E-post, papirpost, sms mm. direkte til barnehagen registrere som inngående.
Utgående – brev /skriv produsert av barnehagen selv, som sendes ut. Svar ut, post, epost, “ranselpost” med mer.
Internt notat med oppfølging – brev som går internt i kommunen. Brukes gjerne når avdelinger henvender seg til andre sektorer internt i kommunen.
Internt notat – notat som ikke trenger oppfølging. Ingen mottaker kreves. Brukes for innleggelse av foreldresamtaler, logger mm.
Kommunikasjonen kan være arkivverdig uavhengig av format. SMS - sendes først til mail og kan derfra importeres til sak- og arkivsystemet for arkivering. Barnehagene skal ikke sende bevaringsverdig svar via SMS- tjeneste. Dette må alltid gjøres pr. brev evt. pr. mail (merk personsensitiv info. skal ikke sendes pr. mail)
Enhetsleder/styrer får tilgang til alle barnemappene i sin barnehage. Enhetslederne/styrerne må videre gi tilgang til ansatte som har tjenstlig behov. Før tilgang gis skal den ansatte ha hatt opplæring i sak- og arkivsystemet, og undertegne brukertilgangserklæring.
Overføring av barnemapper internt i kommunen:
Kristiansand kommune definerer barnemapper som organspesifikke (jfr. arkivforskrifta §1-1). De er derfor knyttet til kommunen og kan vandre mellom barnehagene i organet uten samtykke. Dokumentsenteret kontaktes for endring av tilgang.
Overføring av barnemapper ut av kommunen:
Krever samtykke av foresatte. Samtykke skal være informert og skriftlig, og lagres i barnemappen. Ved samtykke oversendes kun kopi av dokumentene.
Innsyn kan kreves i alle saker etter offentligloven, personopplysningsloven og forvaltningsloven. Se egen veileder:
Dokumentasjon som er felles for hele barnehagen, og andre saksmapper barnehagen har behov for.
Skriv tydelige titler så det er lett å forstå hva dokumentet inneholder. Husk at tittelen vil være tilgjengelig på offentlig journal.
| Type dokument | Sakstittel eks. | Inn | Ut | Notat m opplølging / Notat uten oppfølging |
|
Søknader/ brev internt til kommunen f.eks liv og helsemidler |
Søknad om “.... ” | Med oppfølging | ||
| Årsplan |
Årsplan - «barnehagenavn» |
Uten oppfølging | ||
| Referat fra samarbeidsutvalg | I | U | Uten oppfølging | |
| Referat fra personalmøter | Personalmøter “barnehagenavn” | Uten oppfølging | ||
| Oppfølging av trivselsundersøkelser | “Trivselsundersøkelse” | Uten oppfølging | ||
| Tilsynssaker |
Tilsyn «hva» «barnehagenavn» «hvem» «år» eks: Tilsyn – miljørettet helsevern – x barnehage - 2020 |
I | U |
En barnemappe er en arkivmappe som inneholder dokumenter knyttet til et enkelt barn. Dvs. den kan inneholde mange ulike dokumenter og saker som er knyttet til barnet.
| Type dokument | Tittel | Inn | Ut | Notat m oppflg./ Notat u oppflg. | Info |
| Dokumenter ved barnehageopptak | Barnehageplass tildeling | I | U | IST | |
| Flytting/endring barnehageplass | Barnehageplass flytting/endring | I | U | IST | |
| Samtykker (bilde, om turer osv.) | Samtykkeskjema | I | U | ||
| Helseskjema | Helseskjema | I | U | ||
| Medisineringsskjema | Avtale om medisinering | I | U | ||
| Foreldresamtaler | Notat fra foreldresamtale | U (om foresatte får kopi) | |||
| Kartlegging/observasjoner/notater som eventuelt kan føre til bekymringsmeldinger | Notat fra observasjon (av lek,spisesituasjon, levering, samspill e.l.) | Uten oppfølging | |||
| Alle observasjonsskjema |
Beskrive kartleggingsverktøy, f.eks: Tras, logos, alle med m.m |
U (om foresatte får kopi) | Uten oppfølging | ||
|
Alle dokumenter til/fra PPT f.eks. henvisning |
Beskrive dokumentes innhold. F.eks Henvisning til utredning hos PPT, pedagogisk rapport, sakkyndig vurdering fra PPT mm. | I | U | Med oppfølging | |
| Vedtak om spesialpedagogisk hjelp/tilrettelegging | Vedtak om avslag/innvilgelse av spesialpedagogisk hjelp | U | |||
| IOP/ Årsrapport om spesialpedagogisk hjelp | IOP/ Årsrapport om spesialpedagogisk hjelp | U |
Kopi til PPT Kopi til foresatte via SvarUt |
||
| Andre typer enkeltvedtak f.eks vedtak om skyss | Enkeltvedtak om (beskrivelse av hva det gjelder) | U | |||
| Bekymringsmeldinger til barnevernet | Bekymringsmeldinger til barnevernet | U | |||
| Dokumenter fra/til barnevernet/helsestasjon/sykehus osv. |
Beskrivelse av innholdet i dokumentet f.eks Tilbakemelding fra barneverntjenesten etter mottatt bekymringsmelding, opplysninger til barneverntjenesten etter forespørsel e.l. |
I | U | ||
| Skademelding- individuelt | Skademelding (hva skaden består i, f.eks benbrudd, fallskade m.m) | U (uten å sende, dette skjer fra forsikringsselskapet) | |||
| Klage fra foreldrene vedr. forhold i barnehagen/mobbing og annet (personlig) (kritikk rettet mot forhold rundt det enkelte barn) | Klage fra foresatte på (beskrivelse av hva det klages på, f.eks inneklima, mobbing, personal mm.) | I | |||
| Aktivitetsplan | Aktivitetsplan «dato» | U | |||
| Samarbeidsmøter,kjernegruppe, ansvarsgruppe | Referat fra (beskrivelse av møteform) | U | |||
| Overgangsskjema barnehage – skole | Overføring av informasjon fra «barnehagenavn» til «skolenavn». | U |