Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å beskrive hvordan ansatte i Kristiansand kommune kan melde inn stedfortreder og registrerer fravær i systemet Visma Enterprise, modulene fakturabehandling og eHandel.

 

Gjelder for

Dokumentet gjelder for ansatte som har tilgang og oppgaver innenfor Visma Enterprise fakturabehandling og eHandel.

 

Ansvar for gjennomføring

Leder melder inn stedfortreder til regnskap. 

Regnskap registrerer stedfortreder i brukeradministrasjon.

Ansatt registrerer fravær i Visma Enterprise.

 

Beskrivelse

Ansatte som har oppgaver i Visma Enterprise fakturabehandling og eHandel har mulighet til å få registrert en stedfortreder i systemet. Ved fravær legger den ansatte inn fraværsperiode og systemet vil da flytte oppgavene til stedfortrederen i fraværsperioden. Stedfortrederen "arver" fullmaktene fra opprinnelig mottaker i fraværsperioden, slik at det ikke er nødvendig å delegere tilganger permanent.

Stedfortrederen er den samme i systemet til den endres, og det er bare mulig å registrere én stedfortreder pr. bruker, pr. modul. I fakturabehandling gjelder det alle roller, mens i eHandel er det kun godkjenner som kan ha en stedfortreder.

 

Du må ikke legge inn fravær hvis du ikke har en stedfortreder. Du og din stedfortreder kan heller ikke være stedfortredere for hverandre i samme periode.

 

Saksgangen er som følgende:

1. Leder melder inn stedfortreder til post.regnskap@kristiansand.kommune.no

2. Regnskapstjenesten registrerer stedfortreder i Visma.

3. Den ansatte legger inn fravær i Fraværsassistent i Visma.

 

For å registrere fravær i Fraværstassistenten, går du til oppstartsbildet av Visma Enterprise.

Velg Fraværsassistent oppe til venstre og legg inn fraværsperiode.

 

Klikk på Lagre.

 

Her kan du også se hvem som er registrert som din stedfortreder ved å velge Vis stedfortreder/modul.

 

 

Dersom du er tilbake fra fravær før sluttdatoen, kan du velge Avbryt fravær.