Kulturpris - prosedyre v. 1.3

 

Hensikt

Sikre riktig prosess for tildeling av kulturpris og gjennomføring av arrangement i forbindelse med utdeling av kulturpris.

Gjelder for

Kulturfaglig rådgiver i Kultur og innbyggerdialog stab som saksbehandler kulturprisen.

Ansvar for gjennomføring

Kulturfaglig rådgiver i kulturdirektørens stab, p.d.d. Angjerd Munksgaard

Beskrivelse

Arbeidet kan deles inn i tre kategorier:

Forarbeid (oppstart ca 2,5 måneder før forslagsfrist 1. mars)              

  • Opprette sak i p360, unntatt offentlighet etter offl. § 26, 2. ledd
  • Sørge for at digitalt skjema for kulturprisen på portalen åpnes for innsending av forslag i starten av januar hvert år. Gi beskjed til rådgiver på kommunikasjon har ansvar for skjema. P.d.d. Zoran Teofilovic.
  • Opplyse i kultur- og idrettsutvalget at dersom juryen har egne forslag til kandidater må disse også leveres via digitalt skjema.
  • Annonsere i aktuelle aviser og digitale plattformer.
  • Legge inn annonsering av prisen i p360 som første dokument i sak.
  • Legge ut informasjon på kulturdirektørens Facebook-side.
  • Vurdere å produsere artikkel på kommunens nettside m/uttalelser fra utvalgets leder. Avtales i samarbeid med utvalgsleder og direktør. Gjøres i samarbeid med kommunikasjon. Rådgiver Julie Pettersen er kontaktperson for kultur.
  • Svare på innkomne henvendelser om ordningen. ​

 

 2. Etter frist for innsending av forslag (1. mars)    ​

  • Sørge for at digitalt skjema på portalen stenges umiddelbart etter forslagsfrist 1. mars. Gi beskjed til rådgiver på kommunikasjon, som har ansvar for skjema. Alle innkomne skjema lagres automatisk i sak i p360.
  • Innhente samtykke av foreslåtte kandidater. Standardtekst for personvernerklæring og samtykke er tilgjengelig i p360. Samtykke kan mottas per epost eller muntlig via telefon. Epost lagres i sak i p360. Ved samtykke per telefon må det produseres et notat i sak i p360. 
  • Innkalle jurymedlemmer til et første møte med drøfting av innkomne forslag. Direktør og saksbehandler er til stede på møtet. Saksbehandler har sekretæransvar.
  • Produsere oversikt over foreslåtte kandidater, som har samtykket, i p360 og presentere dette for jury. Når møtet er over skal alle dokumenter som omhandler innkomne forslag makuleres (eventuelt samles inn ved behov for flere møter). 
  • Hvis juryen ikke kommer til enighet på første møte, kalles det inn til nytt møte i løpet av 2 uker. Etter juryen har bestemt seg for kandidat makuleres alle fysiske dokumenter. 
  • Produsere sak i P360 for behandling i Kultur- og idrettsutvalget. Saken skal inneholde juryens begrunnelse for tildeling av pris. På dette grunnlag innstiller direktøren til vedtak. VIKTIG! Saken skal være unntatt offentlighet etter offl. § 26, 2, ledd.​

3. Etter vedtak​

  • Rådgiver bistår leder av kultur- og idrettsutvalg å kontakte prisvinner og informere om prisen. 
  • Offentliggjøring av navn gjøres i dialog med prisvinner.
  • Planlegge og gjennomføre arrangement i forbindelse med utdeling av kulturpris. Det vil i mange sammenhenger være naturlig å gjennomføre tildelingen av kulturprisen i en sammenheng/annet arrangement hvor prisvinner er gjest, eller selv er bidragsyter. Arbeidet gjøres i samarbeid med leder av utvalg, kulturdirektør og prisvinner.
  • Samarbeide med kommunikasjon om nyhetssak/dekking av arrangement. Ta kontakt med rådgiver Julie Pettersen. 
  • Det skal produseres diplom til prisvinner etter gjeldende mal. Ta kontakt med TRESS designbyrå.
  • Prisvinner skal motta kunstverk designet av Camilla Prytz. Husk å sjekke at det er riktig årstall sandblåst på glassvase. Står på skjenk i kontorområdet til kulturstaben (gjelder til 2029).
  • Foreta nødvendige innkjøp til arrangementet, eksempelvis blomsterbukett til prisvinner. Arrangement og utgifter til arrangement gjøres i samarbeid med stabsleder.
  • Kontere utbetaling av kulturprisen (50.000 kroner) til mottaker av pris.
  • Kontering av kostnader knyttet til gjennomføring av tildeling av kulturprisen i henhold til budsjett. (Ansvar 401020, Art 147092, Tjeneste 38501, Prosjekt 3400002)

 

Fra 2023 består juryen av kultur- og idrettsutvalgets medlem Adriana Ruiz (AP) i tillegg til utvalgets leder og nestleder, jf. kultur- og idrettsutvalgets sak 4/23.

Vedlegg og referanser

Retningslinjer for Kristiansand kommunes kulturpris 

Saksnummer 2025011918, Public 360

ROS-analyse