Hensikt
Prosedyre for eksterne høringer kommunen er ansvarlig for – digital utsendelse i P360.
Prosedyre for interne høringer kommunen er ansvarlig for – utsendelse og mottak direkte i P360.
Saksbehandler har en sak i P360 der det skal sendes ut dokument på høring. Kontakt dokumentsenteret dersom det må opprettes ny sak.
Merk at en høring kan sendes til uttalelse både eksternt og internt. Som beskrevet nedenfor, svarer de eksterne via skjema på nettsiden, og de interne svarer via internt notat. Det må altså opprettes 2 dokument-typer - et utgående brev med kun eksterne mottakere og et internt notat med oppfølging - i samme sak.
Dette dokumentet gjelder saksbehandlere og ledere.
Leder har ansvaret for gjennomføringen.
Klargjøring av svarskjema på kommuneportalen og informasjon i høringsbrev til eksterne mottakere.
I god tid før utsendelse sender saksbehandler e-post til post.kommunikasjon@kristiansand.kommune.no. Selve høringsbrevet trenger ikke å være ferdig.
E-posten skal inneholde følgende informasjon:
Det skal gis informasjon i høringsbrevet om at svar på høringen skal sendes til kommunen via skjema på følgende nettadresse: https://www.kristiansand.kommune.no/skjemaer/KK101/
Dersom det er lagt ut informasjon om høringen på kommuneportalen under aktuelt fagområde, bør også lenke dit inngå i høringsbrevet.
Lenke til høring/nettside sendes også til post.kommunikasjon@kristiansand.kommune.no , som publiserer dette på Kristiansand kommune - Kunngjøringer
Digital utsendelse via SvarUt
eller
Digitale høringsinnspill og mottak
Høringsinstansene går til oppgitt nettadresse https://www.kristiansand.kommune.no/skjemaer/KK101/. Her kan man som innbygger (privatperson eller virksomhet) logge seg inn via Id-porten, velge aktuell høring i en nedtrekksliste og gi høringsuttalelse ved å legge inn en kort melding og vedlegg.
Det er tilrettelagt for at ansatte i firma kan logge seg inn med egen ID og definere i eget felt hvilken virksomhet de opptrer på vegne av. Ved innsending mottas kvittering vedlagt egen uttalelse.
Det aktuelle skjemaet er satt opp med integrasjon mot P360 og blir journalført i korrekt sak automatisk.
Dersom høringen skal sendes til saksbehandlere internt i kommunen, opprettes det internt notat med oppfølging til disse. Høringen sendes som vedlegg til notatet.
Saksbehandler svarer på høringen ved å svare på notatet med et nytt notat. Dette legger seg da i aktuell høringssak.
https://www.kristiansand.kommune.no/skjemaer/KK101/
P360: Public360 online - kommunens sak og arkivsystem.