Kommunikasjonsstøtte til områdene v. 1.7

Hensikt                              

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at områdene er kjent med hvilke tjenester kommunikasjonsenheten leverer.

 

Kommunikasjonsstøtte til områdene

Kommunikasjonsenheten har i kapitel 5 i Kommunikasjonsstrategi besluttet å opprette en områdekontakt for hvert av kommunens områder.

 

Områdekontaktens ansvar kan variere fra område til område, men primæroppgavene er:

  • Bidra strategisk inn i kommunikasjonsarbeidet for hvert område.
  • Delta på jevnlige statusmøter med området for å kunne bidra strategisk og sikre at kommunikasjon er tidlig med i prosesser og oppdatert på saker som pågår, og dermed kan gi gode råd.
  • Være kommunikasjonsenhetens kontaktpunkt overfor området. (Flere fra kommunikasjon kan bidra til å løse oppdrag for området, men via områdekontakten.)

 

Konkrete oppgaver for en områdekontakt

  • Bidra til at informasjon som ligger på nettsidene og Innafor er korrekt og oppdatert i samarbeid med området.
  • Profilering av aktuelle saker, prosjekter og «arrangementer» både på hjemmeside, Innafor og i ulike sosiale medier.
  • Områdekontakten skal bidra til at kommunikasjonen internt i områdene kan flyte godt
  • Bidra med medierådgiving og pressemeldinger
  • Bistå i kriser – medierådgivning og støtte til ledere med krisekommunikasjon
  • Bidra med å tilrettelegge kommunens løsning for medieovervåkning for området. Dette for at området skal kunne følge med på det som skrives om dem i media og kunne reagere/korrigere der det er nødvendig med hensyn til eventuelle faktafeil og/eller omdømme.
  • Opplæring for at områdene kan hjelpe seg selv
  • Synliggjøre hvilke verktøy og retningslinjer som eksisterer ​​​​​​​

 

Hva skal områdekontakten ikke bidra med:

  • Områdekontakten er ikke tilgjengelig for området på fulltid. Det er kommunikasjonsenheten som prioriterer hvordan tiden til den enkelte ansatte skal prioriteres utfra andre oppgaver i enheten og hvilke andre prosjekter som pågår.
  • Kommunikasjonsenheten har ingen 24/7 vaktordning i ordinær driftsituasjon
  • Journalistoppdrag der media dekker saker 
  • Utarbeide PowerPoint-presentasjoner, brosjyrer eller andre grafiske elementer
  • Teknisk støtte i forbindelse med møter
  • Referatskriving
  • Spørreundersøkelser

 

Hva forplikter området seg til:

  • Ha en fast kontaktperson i området som har dialog med områdekontakten.
  • Sikre at kommunikasjonsenheten blir informert i god tid om aktuelle saker eller prosjekter vi skal bidra inn i.
  • Ha en eller flere i eget område som kan publisere på områdets tjenestesider på portalen og Innafor.
  • Sette seg inn i de verktøy og prosedyrer kommunikasjonsenheten har tilrettelagt for hjelp til selvhjelp
  • Bruke kommunens rammeavtaler der kommunikasjonsenheten ikke kan eller har kapasitet til å bidra

 

Oversikt over områdekontakter:

Helse og mestring: Børge Røssaak Nilsen

Oppvekst: Jon Sverre Karterud

By- og stedsutvikling: Bjørn Vidar Lie

Kultur og innbyggerdialog: Julie Pettersen

Økonomi: Hilde Fjukstad

Organisasjon: Antonia Santi

Samhandling og innovasjon: Kristin W. Timenes