Saksbehandling i byggesaksbehandlingen v. 1.2

Hensikt

Formål med byggesaksbehandling er å gi tillatelser til tiltak som ivaretar lov og forskrift, og avslå tiltak som er i strid med lov og forskrift. Tiltak kan være unntatt søknadsplikt, tiltak uten ansvarsrett eller tiltak med krav til ansvarsrett.

Hensikten med rutinen er optimal praksis for behandling og prioritering av tiltakene.   

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder alle ansatte som arbeider med byggesaker.

 

Ansvar for gjennomføring

Arbeidsgiver har ansvaret for at den beste praksisen til enhver tid er reflektert i denne prosedyren.

Arbeidsgiver har videre ansvar for at prosedyren er kjent. Alle ansatte skal følge den.

 

Beskrivelse

1. Fordeling og prioritering

  • Mottakskontroll i henhold til sjekkliste
  • Sak fordeles av leder. 
  • Tiltak unntatt søknadsplikt fordeles utvalgte saksbehandlere for kontroll, søknad om tillatelse til tiltak uten ansvarsrett fordeles til Q-team og ordinære byggesaker, evt med dispensasjonsforhold, fordeles til byggesaksbehandler.
  • Saksbehandler følger opp saken.

 

2. Utredning av sak

2a. Forarbeid

Saksbehandler står for videre oppfølging av saken uten ugrunnet opphold. Det må foretas sjekk vedr. følgende forhold:

  • Foreligger det dokumenter i saken som skulle vært unntatt offentligheten?
    • Ved ja – unnta dokumentet umiddelbart
  • Er alle parter i saken registret med kontaktinformasjon?
  • Er det kryssreferanser?
  • Er all nødvendig dokumentasjon mottatt (se sjekkliste)?
    • Ved nei – Ved feil eller mangler sendes mangelbrev til ansvarlig søker \ tiltakshaver med svarfrist 30 dager. Dersom svarfristen ikke overholdes, purres det en gang med frist før saken avsluttes ubehandlet.
  • Er riktig forløp lagt inn?
  • Er alle høringer mottatt (lenke til sjekkliste)

 

2b. Vurdering videre behandling/prosess ved komplett søknad

Vurder saken:

  • Hvilken type sak er det?
    • Tiltak uten ansvarsrett
    • Søknad i ett trinn
    • Rammesøknad
    • Med eller uten dispensasjon

 

2b.1 Søknad uten ansvarsrett

 

2b.2 Søknad i ett trinn

  • Følg forløp i eByggesak.
    • Sjekk om det foreligger saker på eiendommen i systemet som påvirker saksbehandlingen.
    • Dersom tiltaket kan godkjennes, skriv positivt administrativt vedtak.
      • Standardtekst og forløp ligger i eByggesak. 
      • Legg ved tegninger og kart ved utsendelse av vedtak.
      • Vedtaket sendes til sidemannskontroll hos en annen byggesaksbehandler dersom saken ikke inneholder dispensasjon (gjør den det, følg rutine under punkt dispensasjon).
      • Vedtaket sendes alle parter i sak + post.matrikkel@kristiansand.kommune.no + post.gebyr@kristiansand.kommune.no
    • Dersom tiltaket ikke kan godkjennes, skriv avslag.
      • Standardtekst og forløp ligger i eByggesak.
      • Vedtaket skal godkjennes av avdelingsleder byggesak og byggesaksleder.
      •  Vedtaket sendes alle parter i sak + post.gebyr@kristiansand.kommune.no

 

2b.3 Søknad om rammetillatelse

 

2b.4 Søknad om endringstillatelse

  • Følg forløp i eByggesak.
    • Sjekk om det foreligger saker på eiendommen i systemet som påvirker saksbehandlingen.
    • Dersom tiltaket kan godkjennes, skriv positivt administrativt vedtak.
      • Standardtekst og forløp ligger i eByggesak. 
      • Legg ved tegninger og kart ved utsendelse av vedak.
      • Vedtaket sendes til sidemannskontroll hos en annen byggesaksbehandler dersom saken ikke inneholder dispensasjon (gjør den det, følg rutine under punkt dispensasjon).
      • Vedtaket sendes alle parter i sak + post.matrikkel@kristiansand.kommune.no + post.gebyr@kristiansand.kommune.no
    • Dersom tiltaket ikke kan godkjennes, skriv avslag.
      • Standardtekst og forløp ligger i eByggesak.
      • Vedtaket skal godkjennes av avdelingsleder byggesak og byggesaksleder.
      •  Vedtaket sendes alle parter i sak + post.gebyr@kristiansand.kommune.no

 

2b.5 Søknad om igangsettingstillatelse

  • Følg forløp i eByggesak.
    • Sjekk om det foreligger saker på eiendommen i systemet som påvirker saksbehandlingen.
    • Dersom tiltaket kan godkjennes, skriv positivt administrativt vedtak.
      • Standardtekst og forløp ligger i eByggesak. 
      • Legg ved tegninger og kart ved utsendelse av vedtak.
      • Vedtaket sendes til sidemannskontroll hos en annen byggesaksbehandler dersom saken ikke inneholder dispensasjon (gjør den det, følg rutine under punkt dispensasjon).
      • Vedtaket sendes alle parter i sak + post.matrikkel@kristiansand.kommune.no + post.gebyr@kristiansand.kommune.no
    • Dersom tiltaket ikke kan godkjennes, skriv avslag.
      • Standardtekst og forløp ligger i eByggesak.
      • Vedtaket skal godkjennes av avdelingsleder byggesak og byggesaksleder.
      •  Vedtaket sendes alle parter i sak + post.gebyr@kristiansand.kommune.no

 

2b.6 Søknad om midlertidig brukstillatelse \ ferdigattest

  • Følg forløp i eByggesak.
    • Sjekk om det foreligger saker på eiendommen i systemet som påvirker saksbehandlingen.
    • Vurder behov for befaring.
    • Dersom tiltaket kan godkjennes, skriv positivt administrativt vedtak.
    • Dersom tiltaket ikke kan godkjennes, skriv avslag.
      • Standardtekst og forløp ligger i eByggesak.
      • Vedtaket skal godkjennes av avdelingsleder byggesak og byggesaksleder.
      •  Vedtaket sendes alle parter i sak + post.gebyr@kristiansand.kommune.no

 

2b.7 Dispensasjon

  • Sjekk om det foreligger saker på eiendommen i systemet som påvirker saksbehandlingen.
  • Har søknaden vært på høring hos alle instanser som skal uttale seg?
    • Ved nei – send saken på høring
    • Ved ja – vurder om saken er komplett og om saken kan ferdigbehandles
      • Dersom dispensasjon kan gis og tiltaket kan godkjennes, skriv positivt vedtak. Saken skal undertegnes avdelingsleder byggesak og godkjennes av byggesaksleder. 
      • Standardtekst og forløp ligger i eByggesak.
      • Legg ved tegninger og kart ved utsendelse av vedtak.
      • Send kopi av vedtak til post.gebyr@kristiansand.kommune.no
    • Dersom tiltaket er avhengig av dispensasjon som ikke kan gis, er det bare dispensasjonen som behandles. Tiltaket behandles ikke før eventuell dispensasjon er gitt.
      • Gi fortrinnsvis muntlig tilbakemelding først, så skriftlig tilbakemelding til søker om at det går mot et avslag, med mulighet for endring av søknad eller å trekke søknaden.
      • Vurder om dispensasjonssøknaden skal behandles administrativt eller sendes til politisk behandling. Prinsipielle saker skal til politisk behandling i By- og stedsutviklingsutvalget. Ved tvil om det skal sendes politisk, diskuter med kollegaer eller leder.
      • Dersom saken skal avgjøres administrativt, skriv avslag. Saken skal undertegnes av saksbehandler og godkjennes av byggesaksleder før utsendelse.
      • Standardtekst og forløp ligger i eByggesak.
    • Dersom saken skal til politisk behandling, skriv saksfremlegg og meld saken opp til rette møtedato. Saksfremstillingen skal godkjennes av byggesaksleder og plan- og bygningssjef.
      • Standardtekst og forløp ligger i eByggesak.

 

2b.8 Saksfremlegg

  • Sjekk om det foreligger saker på eiendommen i systemet som påvirker saksbehandlingen.
  • Skriv saksfremlegg.
    • Legg inn utvalg, By- og Stedsutvalget
    • Legg inn møtedato, så tidlig som mulig
    • Mal ligger i eByggesak
      • Det er viktig å skrive enkel og konsentrert slik at politikerne finner sakens kjerne og hva de skal konsentrer seg om. Bruk kartutsnitt, tegninger og bilder. Vis gjerne til eventuelt liknende tiltak \ vedtak i området.
      • Legg ved dokumenter som har betydning for saken (tegninger, redegjørelser, søknad, naboprotester, erklæringer, uttalelser)
    • Saksfremstilling skal godkjennes av byggesaksleder og plan- og bygningssjef.

 

Definisjoner

  • Saksbehandling er en oppgave som inngår i kommunenes forvaltning av byggesaksreglene. Skal plan- og bygningsloven fungere etter intensjonen, må kommunen behandle i henhold til lover og regler, samt være forutsigbar.
  • Kommunens saksbehandlingsplikt omfatter søknadspliktige tiltak med og uten krav om ansvarsrett, samt tiltak unntatt fra byggesaksbehandling og ulovlig igangsatte tiltak. Bestemmelsene om ansvarsrett overlater et omfattende ansvar til aktørene i byggesaken. Ansvaret for oppfyllelse av det offentlige regelverket er lagt på de enkelte foretak med reell mulighet til å påse at feil ikke oppstår. Godkjenning for ansvarsrett er i stor grad basert på tillit ved at oppfyllelse av krav til foretakenes faglige kvalifikasjoner og styringssystem i utgangspunktet egenerklæres.

 

Vedlegg og referanser

 

Bibliotekene våre her på avdelingen:

  • Plan og bygningsrett, Holth og Winge
  • Plan- og bygningsloven, Tyren
  • Eierseksjonsloven, Hagen, Lilleholt og Wyller
  • Forvaltningsloven, Woxholt
  • Landbruksrett, Falkanger