P360 Endringer utført i HRM-systemet Logg.P360 - intern rutine v. 1.0

Hensikt

Sikre saksbehandlingen i P360 etter at det er gjort endringer i HRM.

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder arkivarer ved Dokumentsenteret.

Ansvar for gjennomføring

Teamlederene ved Dokumentsenteret.

Beskrivelse

HRM-økonomisystemet er koblet mot kontaktstrukturen i P360. Ved endringer i HRM-økonomisystem må Dokumentsenteret påse at saksbehandlere og ledere fortsatt får tilgang til sine saker og dokumenter. Dette gjøres ved å masseoppdatere aktive saker og dokumenter som ikke er besvart, samt endre tilgangsgruppe.

LoggP360 heter postboksen vi mottar melding om endringer som er utført i HRM. Ansvar for fordeling og videresending herfra går mellom teamlederne + Elin Langenes. Hovedoppgaven er å videresende disse meldingene (epostene) til ansvarlig postmottak. Teamleder eller annen ansvarlig ved teamet har så ansvaret med å kontrollere endringene mot kontaktstruktueren i P360. 
 

Melding om Avdeling/Enhet uten leder:

Avvent et par dager for å se om enheten har fått ny leder. Er det ikke på plass i løpet av et par dager, og det fortsatt kommer melding fra LoggP360, må vi informere (epost) til leder på neste nivå. Bruk gjerne ADM, og søk opp system-genererte tilgangsgruppe - velg Vis medlemmer for å se hvem som står som leder. Det er ofte leder som vil stå oppgitt, men dette bør kontrolleres ved å søke på navnet under Brukere i ADM.

  • Søk opp den deaktiverte leder i Avansert søk Kontakt (jmf bildene over) og søk på navnet til vedkommende. Klikk deaktivert kontakt frem og se på nylig mottatte dokumenter. Er det dokument som nylig er lagt inn og som ikke er behandlet (ikke avskrevet el besvart), kan vi se om det er naturlig å sette dokumentet over til annen saksbehandler ved enheten evt til fordelig på enheten.
  • Saker under behandling: Hovedregelen er at en leder som avslutter sitt arbeidsforhold selv skal avslutte aktive saker som ikke naturlig skal overføres ny leder. Personalmapper flyttes til ny leder (Ansvarlig person). Mangler enheten ny leder, avvent med å endre til ny leder er på plass. Dette kan vurderes på andre typer saker som er naturlig ikke å avslutte. 
  • Innkommne dokumenter som ikke er avskrevet: Informere leder på neste nivå om dette. MERK gjelder ikke nylig (dager) mottatte dokumenter, da kan vi se om det er naturlig å velge annen saksbehandler eller til fordeling.
  • Reserverte dokumenter: Viser det seg at disse tilhører deaktivert leder må vi informere leder på neste nivå om dette.
  • Integrasjoner: VIKTIG å kontrollere om det er satt opp en integrasjon mot enheten. Kontakt IT-tjenesten/leverandør (eksternt firma) i så fall.

Utklipp som viser en slik mail:

Under følger en liste med ansvar som per i dag ikke har en leder
Navn - Ansvarsnummer - OverordnetAnsvarsnummer
Øvre Slettheia oppvekstsenter skole - 2152 - 21

mvh Din gode venn, PowerShell
 

Melding om endring av leder ved Avdeling/Enhet:

Kontroller staus til personene i ADM Bruker - stemmer det at tidligere leder (*) er meldt ut (deaktivert) og ny står som leder tilknyttet enheten, må det endres saksansvarlig på saker under arbeid. Masseoppdater saker under arbeid (særlig fokus på personalmapper), og endre fra tidlig leder til ny. Saker tilknyttet saksarkiv som ikke har hatt aktivetet - ca 3 mnd avsluttes (uten å endre til ny leder).
Ta kontrollsøk på tidligere leder etter restanser. Ta kontroll søk på innkommende dokumenter som ikke er behandlet (Avskrevet dato - Har ikke verdi). Tidligere leder må få beskjed om mangler.

* Ligger tidligere leder fortsatt som aktiv: send en mail til begge med spørsmål om meldingen fra HRM stemmer.

Utklipp som viser en slik mail:

Andre endringer som ikke påvirker nesting av ansvarsgrupper
2233 (Hellinga barnehage) - Endret

  • Leder: Elin Kjellingland -> Anita Haugen

mvh Din gode venn, PowerShell

Melding om endringer i HRM struktur - fjernet enhet:

Start i Admin og søk opp system-genererte tilgangsgruppe - velg Vis medlemmer for å se hvem som står som leder. Det er ofte leder som vil stå oppgitt, men dette bør kontrolleres ved å søke på navnet under Brukere i ADM.

I P360: Bruk søkefunksjonen for sak og dokument, og søk frem den deaktiverte enheten (Ansvarlig enhet) når vi skal finne det som skal overføres.

  1. Saker under behandling som står på deaktivert enhet må flyttes over på saksbehandleren (Ansvarlig person), som nå vil stå tilknyttet aktiv enhet.
  2. Innkomne dokumenter som ikke er avskrevet (merk av nyere dato) skal flyttes over på saksbehandleren som står tilknyttet aktiv enhet.
  3. Reserverte dokumenter må flyttes over på saksbehandleren som nå vil stå tilknyttet aktiv enhet.

Integrasjoner: VIKTIG å kontrollere om det er satt opp en integrasjon mot enheten/saksbehandler. Kontakt IT-tjenesten/leverandør (eksternt firma) i så fall.  

 Skal enheten deativeres/utgå må vi gjøre endringer under punktet Tilgangsgrupper.

Skjermbilde.PNG

Det holder ikke kun å søke på kontakten for da å se om det er tilknyttede saker og dokumenter – da alt ikke blir listet opp i den oversikten, men søke som nevnt i punktet over (Saker under behandling, Innkommende, Reserverte). Limer inn utklipp av søket Innkommende som ikke er avskrevet.

Tilgangsgrupper

  • Sjekk at de egendefinerte tilgangsgruppene for personaldokumentasjon har riktige enheter tilknyttet.
  • Tilgangsgrupper for spesielle fagfelt med sektorprefiks må holdes oppdatert.
  • Sjekk de automatisk opprettede tilgangsgruppene (global virksomhetsmal)
    • Har Avdeling/Enhet byttet navn må vi endre navn på tilgangsgruppen, mens tilgangene skal oppdateres automatisk. Navnet på tilgangsgruppen skal være det samme som navnet på organisasjonsenheten.
    • Er organisasjonsenheten deaktivert, og det er opprettet en ny tilsvarende organisasjonsenhet kan vi gjenbruke tilgangsgruppen. Vi må da inn og endre hvilken avdeling som er medlem og endre navn på tilgangsgruppen. Dette gjøres i ADM og Rediger på tilgangsgruppen.
    • Om organisasjonsenheten er deaktivert og tilgangsgruppen ikke skal gjenbrukes, føyer vi til «Utgår -» foran navnet på tilgangsgruppen. 
    • Hvis det opprettes ny organisasjonsenhet vurder å opprette ny tilgangsgruppe.

Endringer i HRM Struktur for selskap 1 (Kristiansand kommune):
Ved denne meldingen fra Logg.P360 oppdater vi navnene på de “automatisk” opprettede tilgangsgruppene:

Definisjoner

LoggP360: Etter endringer i HRM sender systemet logg over endringene som er utført
HRM: HR Management Software - fagprogram for lønnsprosessene i kommunen