Hensikt

Sikre at meldinger med et arkivverdig innhold blir arkivert.

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder alle ansatte som har et meldingsansvar.

 

Ansvar for gjennomføring

Den enkelte ansatte som lukker meldinger (meldingsansvarlig) har også ansvaret for å vurdere om meldingen er arkivverdig og for gjennomføringen arkiveringen.

 

Beskrivelse

Arkivering av meldinger etter at de er lukket kan gjøres på forskjellige måter. Her er to alternativer som anbefales.

1) Arkivering via nedlasting.

Ved å trykke PDF i menyen oppe til høyre som vist på bildet under, vil en versjon av meldingen og andre underskjema lastes ned til maskinen din.

I filutforskeren  på datamaskinen vil du under nedlastinger kunne finne igjen dokumentet. Dette dras over i aktuelt dokument i P360. (Drag and drop)

 

2) Arkivering via e-post

Ved å trykke E-post i menyen oppe til høyre som vist på bildet under, vil en versjon av meldingen og andre underskjema kunne sendes til deg via e-post. Vær sikker på at du velger riktig mottaker. Forsendelse til feil mottaker kan bety generering av nytt avvik om det er personinformasjon som ikke skal på avveie i meldingen.

Dra filvedlegget som framkommer i e-posten over i slippsonen som er beskrevet under for videre behandling i P360.

 

OBS: Husk å slette alle mellomlagrede versjoner enten i Outlook; inboksen + slettede elementer eller på harddisk; nedlastninger + søppelkasse

 

Definisjoner

 

Vedlegg og referanser