Hensikt
Oppfylle Barnekonvensjonen.
Sikre at informasjon om barn/elever blir effektivt og sikkert formidletfra kommunen til SSHF/KPH/ABUP.
Sikre god samhandling mellom kommunen og SSHF rundt et barns behovssituasjon.
Sikre at personinformasjon ikke kommer på avveie.
Sikre at journalførings- og arkivplikten til kommunen blir gjennomført.
Sikre en forankring av aktiviteten i rammeverket for oppvekst.
Alle ansatte i barnehage og skole.
Arbeidsgiver og SSHF har ansvaret for gjennomføringen.
I rammeverket for oppvekst skisseres blant annet områder hvor kommunen skal samarbeide rundt barnet/eleven med eksterne virksomheter. Rammeverket formaliserer også arbeidsmetoder som lokalt hjemler en avtaleinngåelse av denne art:
Disse punktene er ikke uttømmende.
Digitalisering av skjemaer som behandler personinformasjon til barn/elever, her også særlig kategorier personinformasjon, gjør at enkelte av kommunens ansatte må logge seg på systemer som ikke blir driftet av kommunen, men av de mottakende tjenestene. CheckWare er et slikt system. Klinikk for psykisk helse - psykiatri og avhengighetsbehandling (KPH - ABUP), SSHF bruker dette. Det er inngått avtale mellom SSHF og kommunen for dette samarbeidet som ligger i dette saksnummeret: 2021040512.
I de tilfellene du som kommunalt ansatt blir bedt om å fylle ut slike skjema, vil du bli kontaktet av foreldre eller av eleven selv om hen er gammel og moden nok til det.
Kommunalt ansatte må kontakte Klinikk for psykisk helse - psykiatri og avhengighetsbehandling (KPH), SSHF, på telefonnummer: 906 10 600 og be om å bli satt over til ABUP. Det er viktig at det er den kommunalt ansatte som ringer ABUP. Dette er for å sikre at ikke uberettigede kan ringe til en ansatt i kommunen og be om personopplysninger. I samtalen må kommunens ansatte gi disse personopplysningene om seg selv: navn, fødselsnummer (11 siffer) og telefonnummer. Opplysningene må gis for å være sikker på at det er riktige vedkomne/ansatte som gir opplysningene om barnet/eleven - sikker identifisering.
Opplysningene som gis blir brukt til å opprette en bruker i CheckWare. CheckWare har et sikkerhetsnivå 4 på tjenesten og bruker ID-porten for innlogging. Dette er samme sikkerhetsnivå som i kommunens sak-/arkivsystem.
Når skjemaet er utfylt, vil ABUP sende en digital bekreftelse på mottatt informasjon til kommunen. Denne bekreftelsen er merket barnets/elevens fødselsnummer og skal journalføres i barnets/elevens mappe som inkommende dokument.
VIKTIG - Innholdet som ble ført i det digitale skjemaet skal ikke tas vare på/arkiveres i kommunens sak-/arkivsystem, bare bekreftelsen fra SSHF på at utgivelsen av informasjon er blitt gjennomført. I avtalen mellom SSHF og kommunen påtar førstnevnte seg arkivansvar for innholdet i opplysningene som blir gitt.
Hvis kommunalt ansatte velger ikke å oppgi personinformasjonen for å få bruker i CheckWare, vil den ansatte kunne fylle ut aktuelt skjema på papir, skanne dette inn til elevens mappe og sende det til SSHF via SvarUT. Dette anbefales ikke siden risikoen for feilbehandling eller at personinformasjon kommer på avveie regnes som overveiende stor.
ABUP - Avdeling for barn og unges psykiske helse
KPH - Klinikk for psykisk helse
SSHF - Sørlandets sykehus Helseforetak
Gro M. Eilertsen, gro.gronvold.eilertsen@sshf.no