Årsrapport for 2020
Avdeling Miljørettet helsevern

TILSYN

Lovpålagt tilsynsrolle overfor ulike typer virksomheter. Flere typer virksomheter skal godkjennes av eller meldes til kommunen ved avdeling Miljørettet helsevern.  I tillegg til planlagte tilsynsoppgaver, behandler vi henvendelser knyttet til de ulike tilsynsobjektene.

Ifølge merknadene til folkehelseloven innebærer tilsynsansvaret at vi:

1)            skal ha oversikt over godkjennings- og meldepliktige virksomheter
2)            skal følge opp uforsvarlige forhold ved virksomheten
3)            ut fra en risikovurdering skal føre regelmessige tilsyn

Oppgave/
tilsynsobjekt

Planlagte oppgaver

Gjennomføring og kommentar

Avvik fra planlagte oppgaver?

Skoler (53 grunnskoler og 7 vgs.)

Våren 2020 var det planlagt tilsyn ved 7 skoler.

Høsten 2020 var det planlagt ti tilsyn og godkjenningsprosesser.

Kun tre av de planlagte tilsynene fra våren 2020 ble gjennomført. Tilsyn ble utsatt pga. koronasituasjonen.

Høsten 2020 ble det gjennomført to ordinære tilsyn og seks godkjenningsbefaringer. Fem tilsyn ble utsatt pga. stor arbeidsmengde i avdelingen. Det ble utført flere befaringer på bakgrunn av bekymringsmeldinger eller henvendelser knyttet til utbygging/endring av skolelokaler. Miljørettet helsevern har gitt uttalelse til planer for utbygginger og utvikling av uteareal og deltatt på befaringer for å vurdere lokalers egnethet som framtidige skolelokaler. Miljørettet helsevern har også arbeidet med saker knyttet til godkjenning av idrettsanlegg til undervisningsformål. Det har vært lagt ned mye arbeid i å utarbeide rapport etter elektronisk tilsyn med mat og måltider i SFO (privat og kommunale) i 2019. Avdelingen har arbeidet med utvikling av tilsynsmetode og –dokumenter i 2020.

I risikovurderingen vår av tilsynsobjekter har vi plassert grunnskoler med middels-høy risiko, med tilsynsfrekvens 3-8 år. Videregående skoler er gitt en tilsynsfrekvens på 5-8 år. Det er urealistisk med dagens bemanning å kunne følge tilsynsfrekvensen i den overordnede risikovurderingen for tilsynsobjektene skoler og barnehager med så mange tilsynsobjekter i kommunen. Det kommer mange saker i løpet av et år som ikke er planlagte, også for skoler, at det ikke kan settes opp for mange planlagte tilsyn.

Ja

Barnehager (114 objekter)

Våren 2020 var det planlagt tilsyn ved 5 barnehager.

Høsten 2020 var det planlagt tilsyn ved 10 barnehager.

Kun ett av de planlagte tilsynene fra våren 2020 ble gjennomført. Tilsyn ble utsatt pga. koronasituasjonen.

Det ble gjennomført tilsyn ved syv barnehager høsten 2020. Tre tilsyn ble utsatt pga. stor arbeidsmengde i avdelingen. Miljørettet helsevern har jobbet med flere saker på bakgrunn av bekymringsmeldinger knyttet til fysiske forhold ved barnehager. Vi har hatt én sak knyttet til vurdering av planer for ny barnehage. Avdelingen har arbeidet med utvikling av tilsynsmetode og –dokumenter i 2020.

I risikovurderingen vår av tilsynsobjekter har vi plassert barnehager med høy risiko, med tilsynsfrekvens 3-5 år. Det er urealistisk med dagens bemanning å kunne følge tilsynsfrekvensen i den overordnede risikovurderingen for tilsynsobjektene skoler og barnehager med så mange tilsynsobjekter i kommunen. Det kommer mange saker i løpet av et år som ikke er planlagte, også for barnehager, at det ikke kan settes opp for mange planlagte tilsyn.

Ja

Badeanlegg

(11 objekter)

Våren 2020 var det ikke planlagt noen tilsyn, men vi skulle planlegge stedlige tilsyn til høsten 2020. 

Høsten 2020 var det planlagt tilsyn ved to badeanlegg.

De planlagte tilsynene med to badeanlegg ble ikke gjennomført pga. koronasituasjonen og stor arbeidsmengde. Disse er planlagt i 2021.

Det ble gjennomført ett bassengbadtilsyn som ledd i godkjenning til undervisningsformål. I tillegg har det vært fulgt opp noen bekymringsmeldinger knyttet til hygiene.

Tilsynsobjektet har blitt plassert med middels risiko, med tilsynsfrekvens 5-8 år.

Ja

Idrettshaller/-anlegg

(22 idretts-haller)

Våren 2020 var det planlagt ett tilsyn.

Det ble gjennomført tilsyn ved ett idrettsanlegg, som planlagt. Idrettshaller og –anlegg som brukes i undervisningssammenheng skal godkjennes etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Dette er arbeid vi tar fortløpende i forbindelse med tilsynsprosesser ved skoler eller andre henvendelser. Disse sakene tar mye tid, fordi det ofte er større avvik fra forskriften som må rettes opp.

Nei

Frisører, hudpleie

Det var planlagt å følge opp klagesaker som vi allerede jobbet med.

Det var planlagt å lage et infoskriv som vi leverer i skrankene til de virksomhetene vi kjenner til som tilbyr behandlinger som innebærer penetrering av hud om at de må søke om godkjenning av lokalene. De andre må sende melding.

Vi har avsluttet pågående klagesaker. Det ble lagd et infoskriv, men det ble ikke fulgt opp mot virksomhetene. Det er planlagt for 2021.

Vi har mottatt og behandlet fire meldinger om nye virksomheter via vårt elektroniske skjema for dette.

Tilsynsobjektene er plassert med lav risiko og tilsynsfrekvens «etter behov».

Disse tilsynsobjektene har ikke vært prioritert. Henvendelser blir fulgt opp.

Ja

Hulltaking- og tatoverings-virksomheter

Vi hadde ikke planlagt noe aktivitet utover å behandle innkommende saker fortløpende. Se ellers planlagte oppgaver overfor frisører og hudpleie over.

Vi befarte og godkjente fire nye lokaler til hulltaking- og tatoveringsvirksomhet.

Tilsynsobjektene har blitt plassert med middels risiko, med tilsynsfrekvens 5-8 år. Vi har godkjent de tatoveringsvirksomhetene som vi har vært oppmerksomme på, men har ikke drevet oppsøkende virksomhet. Vi har ikke hatt planlagte tilsyn, men behandler henvendelser fortløpende. Vi mener at dette ikke er helt tilfredsstillende ut fra risikovurderingen vår, siden dette er objekter som skal godkjennes og det er mange virksomheter i denne kategorien i kommunen som vi ikke har godkjent. Særlig gjelder dette hudpleiesalonger som tilbyr ulike former for permanent make-up. Det er derfor planlagt en informasjonskampanje for å få flere av disse virksomhetene til å søke om godkjenning. Se under “frisører, hudpleie” over.

Ja (se kommentar)

Solarier

Vi hadde ikke planlagt noe aktivitet utover å behandle eventuelle saker fortløpende.

Vi har ikke arbeidet med noen saker knyttet til solarier i 2020. Det er planlagt en nasjonal kampanje i 2022.

Tilsynsobjektet har blitt plassert med middels risiko, med tilsynsfrekvens 5-8 år.

Nei

Skadedyr-bekjempere

Vi hadde ikke planlagt noe aktivitet utover å behandle innkommende saker fortløpende.

Vi planla å fortsette å være i dialog med ingeniørvesenet om kommunal skadedyrbekjempelse.

Det har blitt registrert 53 meldinger om observerte rotter fra publikum i 2020 som avdelingen har måttet behandle.

Det har vært noen klagesaker med utgangspunkt i skadedyr.

Tilsynsobjektet (skadedyrbekjempere) har blitt plassert med middels risiko, med tilsynsfrekvens 5-8 år. Forrige tilsyn var et postalt tilsyn med skadedyrbekjempere i samarbeid med Arendal og Grimstad kommune i 2016.  

Nei

Asylmottak

Vi planla å kontakte leder for statlig mottak for å få bedre oversikt over asylmottak i kommunen. 

 Vi planla å ha tilsyn med boliger for enslige mindreårige asylsøkere (ingen bekymringsmelding). 

Vi hadde en samtale med leder for statlig mottak og ble informert om anbudskonkurransen som pågikk om kontrakt for 10 nye år. Nå som Kristiansand kommune har vunnet anbudet om 10 år for både integreringsmottaket og forsterket mottak, så er det planlagt å ha et møte med ledere for disse i 2021.

Det ble ikke utført et tilsyn med boliger for enslige mindreårige pga. koronasituasjonen og stor arbeidsmengde. Det er planlagt å ha et møte med leder for dette i 2021.

Vi har ikke tilstrekkelig oversikt i dag over hvilke forhold UDI følger opp og om det er forhold som bør følges opp av Miljørettet helsevern.

Tilsynsobjektet har blitt plassert med middels risiko, med tilsynsfrekvens 5-8 år.

Ja (se kommentar)

Hospitser/
nødboliger

Vi hadde ikke planlagt noe aktivitet utover å behandle eventuelle saker fortløpende.

Det kom ingen henvendelser. Vi planlegger i 2021 å ha et møte om bokvalitet i nødboligene.

Tilsynsobjektet er plassert med lav risiko og tilsynsfrekvens «Etter behov».

Nei

Camping-plasser

(4 objekter)

Vi hadde ikke planlagt noe aktivitet utover å behandle eventuelle saker fortløpende.

Vi har ikke arbeidet med noen saker knyttet til campingplasser i 2020. Vi hadde tilsyn ved alle campingplassene i gamle Kristiansand i 2016. Tilsynsobjektet er plassert med lav risiko og tilsynsfrekvens «Etter behov».

Nei

Lokaler for undervisning og forsamlings-lokaler hvor allmennheten har adgang eller som benyttes av mange mennesker

Vi hadde ikke planlagt noe aktivitet utover å behandle eventuelle saker fortløpende.

Vi har foretatt befaring og gitt en formell vurdering av en åpen barnehage.

Tilsynsobjektet er plassert med lav risiko og tilsynsfrekvens «Etter behov». Vi planlegger i 2021 å sende brev til UiA, Gimlekollen mediesenter og Ansgarskolen om meldeplikten.

Nei

Virksomheter som har utslipp av avløpsvann

(4 objekter)

Eventuelle saker tas fortløpende i forurensningsgruppa eller med Miljøvernenheten. Vi planla å få oversikt over situasjonen i Søgne og Songdalen.

Vi har ikke fått oversikt over situasjonen i Søgne og Songdalen ennå. Det skal jobbes med i 2021.

Det har ikke vært noen saker.

Tilsynsobjektet er plassert med lav risiko og tilsynsfrekvens «Etter behov».

Ja

Serverings-steder (tobakkskade-loven)

Vi hadde ikke planlagt noe aktivitet utover å behandle eventuelle saker fortløpende.

Tilsynsobjektet er plassert med lav risiko og tilsynsfrekvens «Etter behov».

Vi har blitt enige med Arbeidstilsynet om at det ikke er behov for tilsyn i nærmeste framtid pga. gode rutiner ved serveringsstedene og avvik blir fanget opp ved skjenkekontrollene. Ut fra risikovurderingen vår tenker vi at henvendelser kan behandles fortløpende.

Nei

Virksomheter med kjøletårn og luftskrubbere

Vi hadde ikke planlagt noe annen aktivitet enn å behandle meldinger og henvendelser fortløpende.

Tilsynsobjektet har blitt plassert med middels risiko, med tilsynsfrekvens 5-8 år.

Miljørettet helsevern har god dialog med driftsansvarlige ved de kjøletårn og scrubberanlegg som finnes i kommunen.

Nei

Drikkevann
(ansvar for vann-forsynings-bassengene og omgivelsene)

Vi hadde planlagt et årlig møte i mars med Mattilsynet og driftsavdelingen for vann i kommunen. I tillegg planla vi å følge med på løpende planarbeid.

Pga. koronasituasjonen ble det planlagte møte i mars 2020 avlyst. Det er planlagt et nytt møte i mars 2021.

Tilsynsobjektet er plassert med lav risiko og tilsynsfrekvens «Etter behov».

Ja

Virksomheter i kommunen med potensiale til å påvirke helsen til en større del av befolkningen negativt.

Vi hadde planlagt å lese ROS for nye Kristiansand. Vi planla å få oversikt over situasjonen i Søgne og Songdalen.

Vi var i kontakt med beredskapssjefen om virksomheter i Søgne og Songdalen. Dette vil vi følgen opp i 2021. Vi leste og diskuterte ROS for nye Kristiansand.

Tilsynsobjektet er plassert med lav risiko og tilsynsfrekvens «Etter behov».

Nei

Utleieboliger/-firmaer

Vi hadde ikke planlagt noe aktivitet utover å behandle eventuelle saker fortløpende.

Tilsynsobjektet har blitt plassert med middels risiko, med tilsynsfrekvens 5-8 år. Vi anser ikke oppfølgingen vår for å være tilfredsstillende i forhold til risikovurderingen vår.

Nei (se kommentar)

Institusjoner

Vi planla å lage et felles tilsynsskjema for institusjoner som barneverns-institusjoner, fengsel og sykehjem.

Vi fikk ikke prioritert å lage et tilsynsskjema, slik vi hadde planlagt. Dette er utsatt til 2021.

Tilsynsobjektene har blitt plassert med middels risiko, med tilsynsfrekvens 5-8 år.

Andre kommuners erfaringer fra bl.a. tilsyn med sykehjem tilsier at vi bør ha tilsyn med dem.

Ja (se kommentar).

KLAGESAKER

Behandling av klagesaker etter forskrift om miljørettet helsevern (støy, lukt, avfall, forurensning o.l.)

Kommunens rolle/oppgave iht. forskriften:
Virksomheter og eiendommer skal planlegges, bygges, tilrettelegges, drives og avvikles på en helsemessig tilfredsstillende måte, slik at de ikke medfører fare for helseskade eller helsemessig ulempe. Kommunen skal føre tilsyn med at denne forskriften overholdes og treffe de nødvendige enkeltvedtak hjemlet i folkehelseloven kapittel 3. Saksbehandlingen må følge forvaltningsloven.

Oppgave

Planlagte oppgaver

Gjennomføring og kommentar

Avvik fra planlagte oppgaver?

Behandling av klagesaker etter forskrift om miljørettet helsevern (støy, lukt, avfall, forurensning o.l.)

Dette er «ad hoc-saker» vi må ta imot og behandle iht. forvaltningslovens regler. Det er vanskelig i et årshjul å planlegge for slike saker. Vi er nødt til å sette av tid til denne typen «uforutsette» og ofte svært tidkrevende oppgaver.

I 2020 har Miljørettet helsevern arbeidet med over 50 slike saker.

Disse sakene er generelt tidkrevende å behandle og utgjør uforutsigbar arbeidsmengde. Noen ganger blir saksbehandlingstiden for lang pga. den totale arbeidsmengden.

Nei (se kommentar)

UTTALELSER

Uttalelser i plan- og byggesaker etter forskrift om miljørettet helsevern. Kommunens rolle/oppgave iht. forskriften:

Kommunen skal arbeide for å fremme folkehelse og bidra til å sikre befolkningen mot faktorer i miljøet som kan ha negativ innvirkning på helsen, blant annet ved å ivareta hensynet til helse og trivsel i planlegging etter plan- og bygningsloven.

Oppgave

Planlagte oppgaver

Gjennomføring og kommentar

Avvik fra planlagte oppgaver?

I plan- og byggesaker får vi innkalling til møter i samarbeids-gruppene i for plansaker og tilsendt sakene i forbindelse med politisk behandling. I tillegg får vi saker direkte til uttalelse fra byggesaks-avdelingen.

Vi planla å følge med på saker som skulle behandles i samarbeidsgruppene i Byutvikling, diskutere dem på våre ukentlige avdelingsmøter og gi innspill eller gå på møtene ved behov.

Vi har gjort det vi hadde planlagt.

Dette er saker vi potensielt kan jobbe svært mye med. Vi må derfor prioritere hvilke saker vi skal sette oss mer inn i enn andre.

Nei (Se kommentar)

RÅDGIVNING

Rådgivning og veiledning til privatpersoner, virksomheter og offentlige etater. Tema: støy, skadedyr, radon, inneklima, asbest etc.

Oppgave

Planlagte oppgaver

Gjennomføring og kommentar

Avvik fra planlagte oppgaver?

Rådgivning og veiledning til privatpersoner, virksomheter og offentlige etater (inkludert egen organisasjon).

Vi kan ikke planlegge for denne typen arbeid, og slike henvendelser må besvares og evt. følges opp når de kommer inn.  Vi må passe på at det er rom for å ta imot slike henvendelser.

Dagens mengde publikumshenvendelser er håndterbar. Vi har forbedret nettsidene våre på disse temaene. I tillegg er befolkningen flinkere til å bruke søkemotorer på nett. For å kunne yte god service til befolkningen, må vi sette av tid til å kunne ta imot og besvare slike henvendelser.

Vi får fra tid til annen spørsmål om vår forvaltningspraksis fra andre kommuner. Vi prøver å bistå og dele dokumenter og maler med kolleger i andre kommuner.

Nei

ANNEN TJENESTEYTING

Oppgave

Planlagte oppgaver

Gjennomføring og kommentar

Avvik fra planlagte oppgaver?

Utsteding av hygiene-sertifikat til skip i havner i Kristiansand kommune

Vi planlegger ikke utstedelse av hygienesertifikat.  Vi får forespørsler fra meglerne om vi kan utstede et sertifikat til en konkret båt.

Vi utførte inspeksjon og utstedte hygienesertifikat til 14 båter i 2020. I tillegg gav vi én måneds forlengelse av sertifikatet til 11 båter (ikke ny inspeksjon). Dette tallet var høyere enn vanlig pga. koronasituasjonen.

Vi utfører per i dag ikke inspeksjonene så grundig som det er lagt opp til etter den internasjonale håndboka for utstedelse av hygienesertifikat. Tidsforbruket på en båt av f.eks. typen Superspeed vil ligge på ca. 8 timer med dette opplegget. Vi meldte fra til Helsedirektoratet om at med det nye opplegget så så vi oss nødt til å frasi oss denne oppgaven. Vi fikk da aksept fra Helsedirektoratet for å fortsette å utføre oppgavene slik vi hadde gjort dem.

Nei

Ta badevanns-prøver i sommer-sesongen

Vi planla ikke å ta rutinemessige prøver men kun ved mistanke om forurensning.

Vi tok ingen vannprøver.

Kommunen har hatt et omfattende overvåkningsprogram i svært mange år, og vi har en stor database av prøveresultater som gir en god oversikt over normaltilstanden til alle aktuelle badesteder. Stort sett har kvaliteten alltid vært i «grønn» sone, med unntak av sterke nedbørsperioder, men dette vet vi allerede vil gi høyere verdier. Ettersom prøver tatt til faste tider kun er øyeblikksbilder, mener vi at vår omfattende erfaring med normaltilstanden er tilstrekkelig. Derimot har vi en beredskap for å ta prøver ved behov, enten fordi det er tegn til forurensning av badevannet, eller på grunn av bekymringshenvendelser fra publikum. En slik målrettet prøvetaking anses som tilstrekkelig, siden vi har så gode bakgrunnsverdier fra mange års målinger. Det er ikke på grunn av ressurssituasjonen at vi har gått vekk fra et overvåkningsprogram, men rent faglige hensyn og mange års erfaring. Vi har bestemt oss for å ta en årlig risikovurdering av om det er noen nye grunner til å reetablere et prøvetakingsprogram. Dette ligger inne i årshjulet vårt.

Nei

OVERORDNET OVERSIKT OVER FAKTORER SOM PÅVIRKER FOLKEHELSEN

Forskrift om miljørettet helsevern gir oss plikt til å ha oversikt over negative miljøfaktorer. Dette gjelder bl.a. forurensning, støy, stråling o.l.

Oppgave

Planlagte oppgaver

Gjennomføring og kommentar

Avvik fra planlagte oppgaver?

Forskrift om miljørettet helsevern gir oss plikt til å ha oversikt over negative miljøfaktorer. Dette gjelder bl.a. forurensning, støy, stråling o.l.

Vi hadde ikke planlagt noen oppgaver knyttet til dette.

Dette arbeidet er det ikke tilstrekkelig kapasitet til. Vi gir innspill til andres arbeid innenfor ulike temaer, men vi er ikke selv pådrivere, slik vi mener vi bør være. Dette anser vi for ikke å være tilfredsstillende.

Nei (se kommentar)

ANDRE OPPGAVER i 2020

Oppgave

Planlagte oppgaver

Gjennomføring og kommentar

Samarbeids-møter

Vi har mange faste samarbeidspunkter med andre etater gjennom året. I 2020 ble det planlagt noen færre pga. koronasituasjonen.

Det ble gjennomført færre samarbeidsmøter i 2020 enn andre år pga. koronasituasjonen. Det har likevel vært en del samarbeidsmøter også i 2020:

- møter i uformelt interkommunalt samarbeid med kommuneoverleger og saksbehandlere innen miljørettet helsevern i flere andre kommuner i Agder.

- månedlige møter i forurensningsgruppa, med miljøvernenheten, ingeniørvesenet, Avfall sør og parkvesenet.

- møter med barnehagemyndigheten i kommunen (de som godkjenner etter barnehageloven)

- flere møter med andre etater som har ansvar opp mot serveringssteder (SOS-forum)

- årlig samarbeidsmøte med Eiendom og oppvekst om kommunale skole- og barnehagebygg.

- møte med bedriftshelsetjenesten.

- møte med «inneklimagruppa», med representanter fra bedriftshelsetjenesten og Eiendom.
- møter i tverretatlig gruppe med saker som handler om “samlere” og forsøpling.

- møte med ledere i byggesak for å bli kjent med hverandres oppgaver og ansvarsområder.

- flere møter i prosjektgruppe for folkehelsestrategi i kommunen.

Deltakelse på konferanser og kurs

Vi ønsker hvert år å gå på i alle fall årskonferansen for forum for miljø og helse, der vi møter våre kollegaer i andre kommuner samt de som har ansvar for miljørettet helsevern i Helsedirektoratet.

Disse konferansene ble avlyst i 2020.

Foredrag

Dette er ikke en type oppgaver vi planlegger for.

23.01.20 og 06.02.20 holdt vi foredrag for henholdsvis barnehage- og skoleledere om sentrale bestemmelser i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

19.05.20 hadde vi heldagsmøte med rådgiver i Miljørettet helsevern i Lister-kommunene, der vi fortalte om vårt arbeid med miljørettet helsevern.

Oppgaver i forbindelse med tilsyn fra Fylkesmannen 4.-5. april 2019. Avslutningsmøte 09.03.20

Dette er ikke en type oppgaver vi planlegger for.

Fylkesmannen hadde tilsyn med kommunens arbeid med tilsyn med barnehager og skoler etter forskrift om miljørettet helsevern, med tilsynsbesøk 4.-5. april 2019. Kommunen fikk et lovbrudd på § 30 i Folkehelseloven om internkontroll og en rekke innspill til forbedringer i arbeidet. Avslutningsmøte 09.03.20. Se vedlegg til årsrapporten.

Oppfølgingen fra Miljørettet helsevern sin side har bl.a. dreid seg om:

- Arbeid med dokumenter i internkontroll- og
kvalitetssystemet.

- Omlegging fra Sharepoint til kommunens kvalitetssystem EQS.

- Informasjonsarbeid til skole- og barnehageledere.

- Endring av tilsynsmateriell.

- Endring av nettsider.

- Utvikling av nytt registreringssystem for tilsynsobjekter.
Utarbeide kravspesifikasjon og kontakt med utvikler.

- Bedring av rapporteringsrutiner til ledelsen.

-  Ansettelse av ny person i avdelingen.

Arbeid med kvalitetssystem

I årshjulet har vi planlagt en del oppgaver knyttet til revisjon av maler og dokumenter i kvalitetssystemet vårt. Andre oppgaver oppstår underveis i året.

- Vi har hatt en gjennomgang av nettsidene med tanke på “klart språk”.

- Vi har flyttet det overordnede kvalitetssystemet vårt til EQS.

- Vi har brukt mye tid på testing av register for tilsynsobjekter i EQS.

- Vi har gitt innspill på oppvekst sitt avviksskjema i EQS for barnehager og skoler.

- Vi har arbeidet med utvikling av tilsynsdokumenter.