Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at ansatte som ønsker å opprette et nytt/har opprettet et team i Microsoft Teams har kjennskap til hva eier av teamet har ansvar for.
Gjelder for
Dette dokumentet gjelder alle ansatte som står som eier for et team i Microsoft Teams
Ansvar for gjennomføring
Eier av et team i Microsoft Teams er ansvarlig for å gjennomføre punktene i prosedyren
Beskrivelse
Microsoft Teams er et verktøy for samarbeid internt i kommunen, men gir deg også mulighet for arbeid mot eksterne kontakter som kan inviteres med til samarbeid. Teams inneholder en komplett nettbasert sosial og møte-løsning. Her kan du både være vert for telefon-, video- og webkonferanser med alle i eller utenfor kommunen, eller benytte Teams til den daglige kommunikasjonen internt i kommunen.
Opprettelse av team i Microsoft Teams skal gjøres via kommunens bestillingsløsning for teams
Et team skal inneholde minst to eiere. Som eier av et team i Teams forplikter du deg til å sette deg inn i følgende retningslinjer for bruk av teamet:
- Eiere av teamet har ansvar for å sørge for at kun de som skal være med i teamet blir lagt til og evt. fjerne medlemmer som ikke skal ha tilgang.
- Team i Teams er ikke et fagsystem og skal IKKE inneholde sensitiv informasjon eller informasjon som har historisk verdi. Denne type data skal plasseres i egnet fag-/arkivsystem. Det er eiers ansvar å sørge for at dette blir overholdt.
- Eier har ansvar for å gjøre begrensninger i tilgang på data som blir publisert i teamet om dette er nødvendig. Som standard får alle medlemmer i teamet tilgang til alt som publiseres i teamet. Dette gjelder f.eks. filer, nettprat (chat), epost, notater og annen informasjon som legges i teamet.
- Om en eier av teamet slutter må denne erstattes med ny eier. Dette for å sikre at teamet fortsatt oppfyller vilkår for bruk.
- Team som ikke har vært brukt på 180 dager vil generere en epost til eiere av teamet som da må svare på om teamet fortsatt skal holdes aktivt. Om ikke henvendelsen besvares slettes teamet, med alt innhold, uten mulighet for å gjenopprette dette.
Teams benytter Sharepoint (lagring av filer i team) og Onedrive (filer sendt i chat) for lagring av data.
Tenk på dette før du lagrer
Dette kan du tenke over når du skal bestemme hvor et dokument skal lagres.
- informasjonen ikke skal kunne leses av uvedkommende
- informasjonen ikke skal kunne endres eller slettes av uvedkommende
- informasjonen skal være tilgjengelig for rette vedkommende til rett tid
Vedlegg og referanser
Mer informasjon om lagring av data finner du i Prosedyre for lagring av dokumenter