Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å klargjøre, beskrive og definere prinsipper for hvordan den administrative myndigheten skal delegeres fra parksjefen. 

 

Gjelder for

Alle ansatte med delegert myndighet.

 

Vedtatt

Vedtatt av parksjefen 24.3.2021

 

1. Innledning
 

Dette prinsippdokumentet beskriver delegering av parksjefens myndighet til enhetsledere (nivå 3) og nivå 4-ledere samt prinsipper for videre delegering.
 

Grunnlaget for dette dokumentet er det til enhver tid gjeldende delegeringsvedtak fra bystyret til kommunedirektøren, Delegering fra bystyret til kommunedirektøren - reglement og  Delegering fra kommunedirektøren

Parksjefen er gitt myndighet til å treffe vedtak i saker som ikke har prinsipiell betydning, jf. kommuneloven § 13-1, sjette ledd. Parksjefen har adgang til å videredelegere sin myndighet. Videredelegeringen skal være skriftlig.

Dokumentet er et ledelses- og styringsverktøy mellom parksjefen og øvrige ledere og skal bidra til å skape en felles ledelseskultur. 

 

2. Generelt om delegering
 

All delegert myndighet skal utføres innen rammen av lov, forskrifter, avtaleverk, styrende dokumenter gitt av overordnede, vedtatte budsjettrammer ​og i samsvar med de saksbehandlingsregler som følger av lover, forskrifter og god forvaltningsskikk.

 Videredelegeringen skal være skriftlig og iht. retningslinjene omtalt i   Videredelegering av administrativ myndighet fra direktør - prosedyre

Med delegering menes å tildele et organ/en person man har organisasjons- og instruksjonsmyndighet over, myndighet til å treffe avgjørelser i nærmere angitte saker.

Ved delegering beholder den som delegerer sin overordnede myndighet, både til å tilbakekalle delegeringsfullmakten, til å gi instrukser om hvordan den tildelte avgjørelsesmyndigheten skal utøves – generelt eller i den enkelte sak – og til å omgjøre vedtak truffet i medhold av delegeringsvedtak, så langt ikke private parters interesser er til hinder for dette.

 Overordnet har fullt faglig og administrativt ansvar for de avgjørelser som underordnede treffer, i medhold av delegering.  Direkte overordnede har full instruksjonsmyndighet innenfor sitt ansvarsområde når det gjelder delegert myndighet. Instrukser kan gis ved generelle fastsatte retningslinjer eller ved konkrete instrukser i den enkelte sak.

Delegert myndighet kan når som helst trekkes tilbake.
 

Direkte overordnede kan omgjøre avgjørelser og vedtak fattet av underordnede i henhold til delegert fullmakt, innenfor rammene av forvaltningslovens regler, jf. fvl. § 35.

 

3. Saker av prinsipiell betydning
 

Bystyret har i delegeringsreglement, (vedtatt 09.10.2019) gitt kommunedirektøren myndighet til å treffe vedtak i saker som ikke har prinsipiell betydning

Hva som er «av prinsipiell betydning», må avgjøres ut fra vedtakets karakter og konsekvenser, ut fra kommunens størrelse, og ut fra en vurdering av i hvilken utstrekning de mer prinsipielle sidene av den aktuelle avgjørelse må anses klarlagt ved prinsippavgjørelser, instrukser eller tidligere praksis.
Det forhold at et mindretall blant de folkevalgte er uenige med dette, og ønsker en kursomlegging, vil ikke i seg selv medføre at saken anses av «prinsipiell betydning», så lenge det ikke er inntrådt nye omstendigheter som medfører at det er en nærliggende mulighet, for at det vil være mulig å oppnå flertall for en slik omlegging nå.

Administrasjonen har et selvstendig ansvar for å vurdere om saken er prinsipiell. Dersom saksbehandler/leder er i tvil, skal han/hun legge saken frem for overordnet som avgjør om saken er prinsipiell. Dersom det er tvil om hvorvidt en sak er av prinsipiell betydning, har kommunedirektøren og ordfører ansvaret for å avklare dette. Det er ordfører som til sist har ansvaret for å avgjøre om en sak er prinsipiell eller ikke.

Vedtak her vil være retningsgivende for tilsvarende saker i ettertid.

 

4. Parksjefens delegering til enhetsledere, nivå-4 ledere, samt øvrige ansatte.
 

Enhetsledere og nivå-4 ledere gis myndighet til å treffe avgjørelser innen deres respektive ansvarsområder i saker som ikke har prinsipiell betydning.
 

Ledere har myndighet til å treffe vedtak iht. KF delegering .

 

Vedtak knyttet til tilskuddsordninger innen landbruk og skogbruk kan vedtas og signeres av saksbehandler som har fått tilgang til saksbehandlingssystemene:

• e-Stil PT produksjonstilskudd
• e-Stil RMP Regionalt miljøtilskudd
• ØKS NMSK tilskudd og skogfond
• Agros Tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel
• Agros Tilskudd til drenering
• Agros Spesielle miljøtiltak i jordbruket
• Agros Tilskudd til tiltak i beiteområder
   

 

Stedfortreder
 

Stedfortrederrollen kan inntre ved planlagt eller ikke-planlagt fravær. Ved planlagt fravær orienteres stedfortrederen av parksjefen i forkant. Parksjefen orienterer også by- og stedsutviklingsdirektøren. Ved ikke-planlagt fravær vil stedfortrederrollen inntre i forbindelse med akutte og/eller plutselige hendelser, der parksjefen ikke selv kan meddele sitt fravær.

Stedfortreder overtar alle fullmakter i parksjefens fravær og overtar ansvaret for beslutninger knyttet til daglig drift. Beslutningene skal tas i tråd med gitte styringssignaler og de rammer og mål som er satt for kommunen.

Enhetsleder produksjonsenheten Kurt Tange Jensen, fungerer som parksjef i dens fravær.

 

Adgang til videredelegering

Videredelegering er ikke aktuelt utover det som omtales i dette dokument med vedlegg.
 

Delegeringen skal være tydeliggjort og skriftlig i sak- og arkivsystemet (P 360) og i Kvalitetssystemet i tråd med Videredelegering av administrativ myndighet fra direktør - prosedyre

Ved delegering av myndighet til å treffe enkeltvedtak, skal det sikres at enkeltvedtak signeres med to underskrifter for å ivareta hensynet til kontroll. En signatur kan godtas i saker, så fremt direktør finner det hensiktsmessig.

 

Vedtak knyttet til tilskuddsordninger innen landbruk og skogbruk kan signeres kun av saksbehandler, som har fått tilgang til saksbehandlingssystemene som er opplistet under punkt «11 Myndighet til å undertegne dokumenter».

 

5. Budsjett-, økonomiansvar og anvisningsmyndighet
 

Enhetsledere og nivå-4 leder gis budsjett- og anvisningsmyndighet for drifts- og investeringsbudsjettet, innen hvert sitt ansvarsområde. Nærmere angivelse av myndigheten gis i kommunens styrende dokumenter.

Delegering av myndighet i budsjettsaker - reglement

Anvisningsreglement

 

6. Personalmyndighet

Myndighet i personalsaker

Kommunedirektøren har etter kommuneloven det løpende personalansvaret for den enkelte ansatte.

Parksjefen er gitt myndighet til å treffe avgjørelser i personalsaker, hvor dette ikke i henhold til særskilt lov eller bestemmelse, er tillagt annet organ eller kommunedirektøren eller by- og stedsutviklingsdirektøren selv. Myndigheten er begrenset til avgjørelser innenfor budsjettets rammer. 

Myndigheten kan delegeres videre til ledere med personalansvar. Det samme gjelder myndighet til å gjennomføre medarbeidersamtaler og å behandle søknader om permisjon. Eventuelle unntak skal begrunnes skriftlig og forelegges parksjefen for vurdering og godkjennelse.

Enhetsledere og nivå-4 ledere gis myndighet til å treffe avgjørelser i personalsaker, hvor dette ikke i henhold til særskilt lov eller bestemmelse, er tillagt annet organ eller kommunedirektøren selv. Myndigheten er begrenset til avgjørelser innenfor budsjettets rammer.

Enhetsledere og nivå-4 ledere gis myndighet til å gjennomføre medarbeidersamtaler og behandle søknader om permisjon.

Permisjonsreglement

Sykefravær - oppfølgingsrutine, nærværsarbeid

Prosedyre for utviklingssamtale(medarbeidersamtale)

Prosedyre for endring og opphør av arbeidsforhold (kommer)

Kommunens regler og retningslinjer skal praktiseres slik at det i størst mulig grad oppnås lik praksis i hele kommunen.

 

Opprettelse av stillinger
 

Myndigheten tilligger direktør for by- og stedsutvikling og kan ikke videredelegeres.

 

Oppsigelse av stillinger
 

Myndigheten tilligger direktør for by- og stedsutvikling og kan ikke videredelegeres.
Varsel om oppsigelse, avskjed eller suspensjon etter arbeidsmiljøloven, skal også undertegnes av by- og stedsutviklingsdirektøren.

 

Ansettelsesmyndighet

 

Ansettelser delegeres til den enkelte enhetsleder og nivå-4 leder. Den som får delegert myndigheten skal se til at det oppnevnes ansettelsesutvalg i den enkelte sak.

Ansettelsesreglement

Myndighet i henhold til gjeldende hovedtariffavtale (HTA) og hovedavtale (HA):

Kommunedirektøren fastsetter lønn for direktører.

Fullmakt for fastsetting av lønn ved tilsetting for ledere i kap. 3.4.2 og 3.4.3, og ansatte i kap. 5 delegeres til direktørene i kommunalområdet, i samsvar med retningslinjene i lokal lønnspolitikk

[1].

Fastsetting av lønn ved tilsetting for ansatte i kapittel 4 foretas av nærmeste leder med personalansvar. Lønnsfastsettelse ut over garantilønn i Hovedtariffavtalen og lokalt etablerte tillegg skjer etter anbefaling fra kommunalsjef. Lønnsvedtak fattes i slike tilfeller av Forhandlingsleder.

Lokale forhandlinger etter HTA kap. 3 pkt. 3.4.1 C gjennomføres av kommunedirektøren med bistand fra Forhandlingsleder.

Lønnsforhandlinger etter HTA kap. 3 (3.4.2, 3.4.3 og 3.4.4), kap. 5 (5.1 og 5.2), kapittel 4, og lønnspolitiske drøftinger etter kap. 3.2.1 delegeres til organisasjonsdirektøren.

Organisasjonsdirektørens fullmakter videredelegeres til Forhandlingsleder.

Det er kommunedirektøren som godkjenner forhandlingsresultatet etter lønnsforhandlingene i medhold av HTA kap 3, 4 og 5.

 

Ferieloven

Den enkelte enhetsleder gis myndighet til å treffe avgjørelser etter ferieloven innen egen enhet.

 

7. Internkontroll
 

Alle direktører har ansvar for å følge opp kommunedirektørens føringer for en tilfredsstillende internkontroll.

Ansvar og myndighet for internkontroll er beskrevet i Kristiansand kommunes internkontrollpolicy, Internkontrollpolicy, hvor de tre ledernivåene direktør, kommunalsjef og enhetsleder er nærmere beskrevet.

Enhetslederne gis myndighet til å godkjenne dokumenter som skal tas inn i egen enhet i kvalitetssystemet.

 

8. Informasjonsmyndighet
 

Alle enhetsledere gis myndighet til å informere om sitt ansvarsområde internt. Alle enhetsledere kan offentlig gi informasjon innenfor sitt ansvarsområde. Slik informasjon skal være i tråd med vedtak truffet i overordnet organ.

I kontroversielle saker orienteres parksjefen fortløpende.

Myndigheten kan delegeres videre. Delegeringen skal være tydeliggjort og skriftlig i sak- og arkivsystemet (P 360) og i Kvalitetssystemet i tråd med Videredelegering av administrativ myndighet fra direktør - prosedyre

 

 

9. Arkivmyndighet – en presisering
 

I henhold til kommuneloven og arkivforskriften har kommunedirektøren som øverste administrative leder ansvar for kommunens arkiv. Kommunedirektøren har også ansvar for at organiseringen og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. 

Kommunen ved kommunedirektøren har i tillegg ansvar for at underliggende virksomheter får nødvendige veiledninger og råd i forhold til arkiv. Dette omfatter også eventuelle offentlige utvalg som kommunen nedsetter. 

Direktør for organisasjon delegeres myndighet innen arkivtjenestens virkeområder. Myndigheten delegeres videre til arkivsjef.

 

 

10. Søksmålskompetanse
 

Alle direktører delegeres myndighet til å beslutte om kommunen skal gå til søksmål eller anvende rettsmidler til ivaretakelse av kommunens interesser og myndighet, hvis ikke annet er bestemt. Kommunedirektøren skal holdes løpende orientert. Plikt til løpende orientering gjelder ikke i saker etter barnevernloven. 

I ekstraordinære situasjoner, som anke til Høyesterett eller saker av prinsipiell karakter, skal direktøren forelegge saken for kommunedirektøren (som skal forelegge saken for næring- og eierskapsutvalget).

Parksjefen er delegert myndighet til å anmelde straffbare forhold på vegne av kommunen, med mindre saken er av prinsipiell betydning. Myndigheten kan videredelegeres dersom parksjefen finner det hensiktsmessig. Videredelegeringen skal være skriftlig.

Enhetslederne delegeres myndighet til å anmelde straffbare forhold på vegne av kommunen, med mindre saken er av prinsipiell betydning.

Prosessfullmakt

Advokatene ved kommuneadvokatkontoret gis alminnelig prosessfullmakt på vegne av kommunen i medhold av tvisteloven § 3-4.

 

11. Myndighet til å undertegne dokumenter

 

I tråd med delegert myndighet fra bystyret gis kommunedirektøren myndighet til å undertegne dokumenter på vegne av kommunen.

I tråd med den videredelegerte myndigheten fra by- og stedsutviklingsdirektøren til parksjefen, gis alle enhetsledere og nivå 4 ledere fullmakt til å undertegne dokumenter på vegne av kommunen innen sitt område, avgrenset iht. følgende oversikt:

KF delegering lenke.

 

Vedtak knyttet til tilskuddsordninger innen landbruk og skogbruk kan signeres kun av saksbehandler som har fått tilgang til saksbehandlingssystemene:

• e-Stil PT produksjonstilskudd
• e-Stil RMP Regionalt miljøtilskudd
• ØKS NMSK tilskudd og skogfond
• Agros Tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel
• Agros Tilskudd til drenering
• Agros Spesielle miljøtiltak i jordbruket
• Agros Tilskudd til tiltak i beiteområder

  

Det vises til Kjøp av varer og tjenester til kommunen - prosedyre  for nærmere beskrivelse av ansvarsfordelingen.
 

Direktør for by- og stedsutvikling er gitt myndighet til å gjennomføre anskaffelser i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser, og til å inngå påfølgende kontrakter, innen sitt område. Fullmakten kan kun delegeres videre til stabsleder prosjekt som kan delegere videre innen egen stab.

Det er kun direktør for by og stedsutvikling (og eventuelt de det videredelegeres til) som gis myndighet til å inngå leieavtaler for fast eiendom med varighet mer enn 12 måneder. Denne myndigheten delegeres kun videre fra by- og stedsutviklingsdirektøren til eiendomssjefen (kommunalsjef eiendom). Signering forutsetter at leieavtalen er godkjent av budsjettansvarlig og innenfor budsjettrammene der avtalen skal belastes.

 

12. Myndighet ved kriser og katastrofer i fredstid

Bystyret har gitt kommunedirektøren utvidede fullmakter i krisesituasjoner og under katastrofer i fredstid (vedtatt av bystyret 27.11.19 sak 69/19).

Ved krisesituasjoner og under katastrofer i fredstid skal kommunedirektøren etablere en kriseledelse.

I situasjoner der kommunens innsats ledes av kriseledelsen, har kommunedirektøren fullmakt til å:

1. Utøve den kommunale myndighet som hendelsen krever, og beslutte iverksetting av de nødvendige tiltak.
2. Disponere et nødvendig beløp til
   • skadebegrensning og sikringstiltak for å verne liv, materielle verdier og miljø.
   • hjelp ved umiddelbart behov for opprydding og utbedring av skader.
   • påtrengende hjelp til personer som er rammet av krisen.
   • andre tiltak som anses påkrevet.
3. Foreta midlertidig stans i kommunal virksomhet for å omdisponere ressurser.

De økonomiske disposisjonene, sammen med rapport om kommunens innsats, legges snarest mulig etter hendelsen fram til politisk behandling.

I kommunedirektørens fravær er myndigheten tillagt kommunedirektørens stedfortreder. Kommunedirektøren delegerer myndigheten til beredskapssjef som blir tillagt ansvar for spesielle oppdrag i tilknytning til kommunens innsats under den ekstraordinære situasjonen.

Roller og ansvar

Alle ledere som har fått delegert myndighet er ansvarlig for:

• å avklare behovet for å delegere myndighet videre.
• å sikre at videredelegeringen er godt kjent i organisasjonen.
• å sikre at den som får delegert myndighet har den kompetanse som skal til for å utøve delegering på en forsvarlig måte.

 

Eierskap og implementering av policyen

Kommunedirektøren er ansvarlig for implementering og direktørene skal følge dette opp i linjen.