Implementering og oppfølging av seriøsitetsbestemmelsene - prosedyre for v. 1.6

Hensikt

Hensikten med prosedyren er å beskrive hvordan seriøsitetsbestemmelsene skal gjøres kjent, hvem som har en rolle i implementeringen av dem, hvilke kontrakttyper som skal inkludere seriøsitetsbestemmelsene og ikke minst hvem har ansvar for å gjøre ulike aktiviteter så seriøsitetsbestemmelsene er kjent, implementert og dokumentert av de respektive parter. Ansvaret som påhviler prosjektleder/soneleder, HMS rådgiver og anskaffelsesleder beskrives i prosedyren. Prosedyren deles opp i følgende faser der oppgaver beskrivelse: Opplæring, anbudskonkurranse, risikoidentifisering, kontraktsgjennomgang, oppfølging i byggefasen, rapportering, sanksjonering og evaluering ved prosjektets avslutning.

De reviderte seriøsitetsbestemmelsene er basert på den såkalte Oslo modellen og ble vedtatt av bystyret 29. januar 2025 og skal benyttes av kommunen når vi anskaffer bl.a. håndtverkertjenester,  bygg og anleggstjenester. . Seriøsitetsbestemmelsene er en viktig del av kommunens arbeid i kampen mot arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. 

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder alle kommunalt ansatte som er involvert i tilrettelegging, implementering og oppfølging av seriøsitetsbestemmelsene. Seriøsitetsbestemmelsene knyttes f.eks. til bygg- og anleggstjenester inkludert rammekontrakter for håndverkere og mann/maskin anleggsarbeid. Typiske roller som er involvert er innkjøpere, prosjektledere/ soneledere i produksjon, HMS rådgivere samt relevante ledere for disse posisjonene.

Seriøsitetsbestemmelsene har 21 bestemmelser nummerert A til V med tilhørende veiledning. Seriøsitetsbestemmelsene må sees i sammenheng med bestemmelsene i Byggherreforskriften.

 

Bestemmelsene gjelder da for eksempelvis kontraktstyper

  1. Entreprenørkontrakter i bygg -og anleggsbransjen.
  2. Rammekontrakter for håndverkere
  3. Rammekontrakt for mann/maskin anleggsarbeid
  4. Renholdskontrakter med mere - se s. 4 i Seriøsitetsbestemmelsene

 

 

Ansvar for gjennomføring

Anskaffelsessjef har ansvaret for at prosedyren fins.

Alle enhetslederne i park, anskaffelse, VA prosjekt, Vei, Eiendom og Produksjon som er berørt av bestemmelsene, er ansvarlig for å informere de ansatte i sine enheter og invitere ansatte til forbedring av og avviksbehandling i forhold til rutinen. Ansatte har ansvaret for å følge den.

 

 

Beskrivelse

1. Rollebeskrivelser og opplæring av ansatte som skal ha en spesiell rolle i oppfølging av seriøsitetsbestemmelsene

 

  1. Alle prosjektlederne i vei, VA prosjekt, eiendom og park har et overordnet ansvar for at seriøsitetsbestemmelsene er implementert samt å følge opp om de brytes. Dersom det er produksjon som er utførende (gjelder ofte Vei, VA og Park), er det produksjon som følger opp de innleide i utførende fase -  som er underlagt seriøsitetsbestemmelsene. Om produksjon ikke er inne, er det dedikerte prosjektledere i de respektive enhetene som er ansvarlige. 

 

     2. For følgende arena skal seriøsitetsbestemmelsene være et tema og følges opp (ansvarlig for at det gjøres er prosjektleder)

  • Prosjektoppstartsmøter (se anbefalt ppt under "Vedlegg")
  • Byggemøter
  • Evaluering/ avslutning av prosjektene

 

    3. Eiendom sine prosjektledere, produksjon sine fire sonelderer
        (eller dedikerte prosjektledere i VA, Vei, Park om produksjon ikke er utførende) skal

  • følge opp HMSREG (og kikke inn i Startbank)
  • notere avvik og vudere eventuelle konsekvenser ihht. Seriøsitetsbestemmelsene. 
  • ha kunnskap om hvordan de skal sette opp nye prosjekter i HMSREG

Eiendom bruker alltid eksterne entreprenører for sine prosjekter (kun små byggeprosjekter utføres av byggservice drift 2 team som i de tilfellene ikke leier inn fra eksterne firmaer)

 

 

     4. Anskaffelsessjefen etablerer et opplegg der 3-5% av prosjektene hvert år blir gjenstand for revisjon
         eller gjennomgang også i forhold til implementering av seriøsitetsbestemmelsene. Ansvarlig er anskaffelsessjefen

 

 

 

 

 

 

2. Anbudskonkurranse og kontraktsignering

  1. Det er anskaffelsessjefen som eier seriøsitetsbestemmelsene. Selve oppfølgingen ligger i de ulike direktørområdene som kjøper inn varer og tjenester der seriøsitetsbestemmelsene benyttes. 
  2. Anskaffelsessjefen skal til enhver tid se til at den sist gjeldende bestemmelsen er publisert på kommunens nettsider.
  3. Anskaffelsessjefen sikrer også at malene for anbud og tildeling er oppdatert. Det kan f.eks. gjelde antall ledd som avhenger av entrepriseform.
  4. Anskaffelsessjefen tar initiativ til nye oppdateringer av bestemmelsene basert på eventuelle oppdateringer av "Oslomodellen"


 

3. Identifisering av risiko i prosjektet - legge plan for kontraktsgjennomgang, rapportering og oppfølging (Ansvar: PL, SL)

  • Identifiser hvilke typer risikoer er typiske for denne typen prosjekter og fra tidligere leveranser fra samme leverandør?
  • Hvordan redusere risikoene og hva skal være særskilt fokus i
    • kontraktsgjennomgang
    • spesielle krav til rapportering
    • vurdere bruk av revisjon/ system audit
    • andre relevante risikoreduserende tiltak vurderes
    • anskaffelsessjefen vurderer om inntil 10% av inngåtte kontrakter bør ha en årlig oppfølging/ audit

​

4. Gjennomgang av seriøsitetsbestemmelsene ved kontaktsignering (Ansvar: PL, SL) 

  • Før kontakten signeres: Innstilt leverandør innkalles rutinemessig til kontraktsmøte. 
  • Seriøsitetsbestemmelsene gjennomgås - tydeliggjør forventninger, begrunn hvorfor bestemmelsene er viktige og gjennomgå hva konsekvensene kan bli ved kontraktsbrudd samt hvordan kommunen normalt følger de opp
  • Vurder å innhente de siste tre års revisorgodkjente årsregnskap og sørg for gjennomgang av kompetent personell. Dette kan gjøres som et supplement til obligatorisk kredittvurdering fra eksternt firma.
  • PowerPoint presentasjon som kan benyttes   
  • Se Guideline HMSREG, SMARTDOK og Startbank for oppfølging av seriøsitetsbestemmelser (Ikke tilgjengelig)

 

 

5. Oppfølging av seriøsitetsbestemmelsene i byggefasen (Ansvar: PL, SL, HMS rådgiver) 

Prosjektledere i eiendom, park, VA prosjekt og vei samt soneledere i produksjon har ansvar for å følge opp leverandørene/ entreprenærene (*)

  • Stedlig besøk og eventuelle revisjoner
  • Sjekke status i Startbank og godkjenne underleverandører
  • Sjekke status og godkjenne mannskapslister i HMSREG
  • Produksjon bruker ofte Smartdok som adgangsregistrering (som snakker med HMSREG). Se Guideline HMSREG, SMARTDOK og Startbank for oppfølging av seriøsitetsbestemmelser (Ikke tilgjengelig)

(*) Der det er produksjon som engasjerer anleggsfirma, er det sonelederne som etablerer prosjektet i HMSREG. En av sonelederne etablerer prosjekter i Smartdok (der det gis x ref. til HMSREG). Startbank gir verdifull basisinformasjon om de ulike firmaene. 

HMS rådgiver (KU) følger opp HMSREG sammen med prosjektleder/soneleder.

 

 

6. Rapportering

  • Eiendom bruker ISY Prosjektøkonomi for å rapportere statuser på kvalitet, fremdrift og økonomi
  • VA prosjekt, vei, park og produksjon kjører rapportering via byggemøter.

 

7. Potensielle sanksjonsjoner ved brudd på seriøsitetsbestemmelsene

  • Konsekvenser ved brudd er tydelig beskrevet i seriøsitetsbestemmelsene.
  • Brudd på seriøsitetsbestemmelsene er å anse som kontraktsbrudd. 
  • Som ved andre kontraktsbrudd, må det reageres overfor kontraktspart. Ved brudd på seriøsitetsbestemmelsene bør det vurderes om det er grunnlag for å ilegge sanksjoner mot leverandøren. Eksempler på aktuelle konsekvenser:
  • Krav om å stanse arbeidet
    • Dette er nevnt spesifikt som en mulighet i den enkelte seriøsitetsbestemmelsen der dette er aktuelt
    • Eventuelle følger av arbeidsstansen er leverandørens risiko.
  • Nedtegning av kontraktsbrudd til bruk ved senere konkurranser
    • Tidligere brudd på seriøsitetsbestemmelser kan potensielt få betydning ved kvalifikasjonsvurdering eller tildelingsevaluering i senere konkurranser. Meld avvik til anskaffelsessjefen 1 Nytt avvik (Ikke tilgjengelig)
  • Bortvisning fra arbeidsplassen
    • Sammenlign Koordinator Utførende (KU) sin adgang til å kreve bortvisning iht. byggherreforskriften.

 

8. Evaluering av prosjekter og bestemmelser etter prosjekter er avsluttet 

  • Evaluering av prosjekt (Ikke tilgjengelig)
     
  • Husk gjennomgang av avvik i prosjektene

 

 

Definisjoner og forkortelser

Seriøsitetsbestemmelsene er spesielle kontraktsbestemmelser som skal sikre seriøsitet i bygg- og anleggskontrakter (men også tjenestekontrakter) – tillegg til Norsk Standard. Kontraktsbestemmelsene er tenkt brukt i sin helhet som et vedlegg til kontrakten, og blir en del kontrakten. 

Kontraktsbestemmelsene som skal bidra til å motvirke sosial dumping og arbeidslivskriminalitet i offentlige bygg- og anleggskontrakter og andre kontraktstyper som renholdskontrakter.  Kontraktsbestemmelsene stiller blant annet krav til faglærte håndverkere og lærlinger i prosjektene, HMS-kort, krav til lønns- og arbeidsvilkår og begrensninger i adgangen til bruk av underleverandører. Kontraktsbestemmelsene skal brukes i sin helhet som et vedlegg til kontrakten. 

KU - Koordinator for utførelse/ HMS rådgiver
PL - Prosjektleder 
SL - Soneleder
 

Lenke til Arbeidstilsynets beskrivelse av rollene. Byggherreforskriftens paragrafer om rollene.

 

Vedlegg og referanser