Hensikt med dette dokumentet er å sikre at salg av anleggsmidler dokumenteres i regnskapet henhold til lov og forskrift.
Dokumentet gjelder ansatte i kommunalsjefsområdene Regnskap og Økonomistyring, i tillegg til ansatte i andre kommunalsjefsområder som jobber med salg av eiendommer, tomter og transportmidler. Prosedyren gjelder både drifts- og investeringsregnskapet.
Salg som faktureres til de ovennevnte er unntatt hvis fakturateksten er dekkende.
Regnskap, økonomirådgivere og ansatte som er involvert i salg.
Salg av anleggsmidler (eiendom/tomt/transportmidler o.l.) skal dokumenteres ved salgskontrakt eller lignende. Bankbilag er ikke nok dokumentasjon.
Salgskontrakt og/eller annen relevant dokumentasjon skal lagres elektronisk på regnskapsbilaget for innbetalingen. Det er ikke tilstrekkelig å bare henvise til saksnummer i sak/arkiv systemet på regnskapsbilaget. I enkelte tilfeller føre betalingen fra salget på en midlertidig balansekonto først. Dokumentasjonskravet gjelder da ved inntektsføring i driftsregnskapet.
Virksomheten som selger har ansvar for å sende nødvendig dokumentasjon til post.regnskap@kristiansand.kommune.no umiddelbart når salget er gjennomført. Kontostreng må oppgis samtidig. Dokumentasjonen skal fortrinnsvis sendes i pdf-format. Regnskap har ansvar for å etterlyse dokumentasjon hvis denne mangler når innbetalingen kommer. Regnskap har også ansvar for å knytte denne dokumentasjonen til fondskontoen i balansen slik at dette ikke må leveres på nytt i årsoppgjøret.
Dersom nødvendig dokumentasjon ikke blir levert, blir ikke innbetalingen regnskapsført på virksomheten. Regnskap vil da føre dette midlertidig sentralt i område 9 (ansvar 933000). I disse tilfellene er det virksomhetens ansvar å lage omposteringsbilag i henhold til eBilag, import fra excel-ark - prosedyre slik at salgsinntekten havner på rett plass i regnskapet. I tekstfeltet på omposteringsbilaget skal det henvises til innbetalingens bilagsnummer. Økonomirådgiver for virksomheten skal bistå Regnskap med å innhente dokumentasjon hvis virksomheten ikke leverer i henhold til krav. Regnskap følger opp innbetalinger poster på 933000.
Hvis opplysninger på vedlegg og dokumentasjonen må sladdes eller skjules så er det virksomhetens ansvar å sørge for det før vedlegget sendes til Regnskap.
Virksomhet er en fellesbetegnelse for område, kommunalsjefsområde, enhet, avdeling og underavdeling.
https://lovdata.no/lov/2004-11-19-73/§4
https://lovdata.no/lov/2004-11-19-73/§10
https://lovdata.no/lov/2004-11-19-73/§5