Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at mottatt inngående post skannes/mellomlagres inn til fagsystemet til Helse barn og unge Kristiansand kommune, til fagsystemet HSPro. Dokumentene kan komme innsendt som papirpost, epost, digitalt mottatt svarinn, Altinn.
Helse Barn og unge Kristiansand holder til ved Familiens hus Vest, Familiens hus Vågsbygd, Familiens hus Sentrum, Familiens hus Lund og Familiens hus Øst.
Dette dokumentet gjelder ansatte ved Dokumentsenteret som har denne oppgaven.
Arkivsjef Dokumentsenteret.
Papirdokumentene skannes med strekkodeark på skanner tilknyttet sikker sone på mellomlagringsområdet HSPro.
Digital post (filer) legges inn til mellomlagringsområdet tilknyttet HSPro.
Det gjelder for brev/post til helsestasjon jordmødre, helsesykepleier, fysioterapi (for barn og unge til og med 16 år) (Fysio - FRISKUS), Familiesenter og forsterket helsestasjon. Godt Begynt, Sammen på vei. Helsesykepleier videregående / Skolehelsetjenesten videregående skole - overføring til VGS (vider.g.sk.) Ungdomshelsetjenesten, Private grunnskoler (Samfunnet skole, Steinerskolen) hører inn under helsestasjon i kommunen og skal også skannes inn.
Er konvolutten stilet til Helse barn og unge (avdelinger der),men utifra dokumentet kan vi ikke se tydelig at det skal til Fam.hus/helsestasjon eller lignende, så må vi velge å skanne inn kopi av konvolutten. Eventuelt kan vi uten å skanne konvolutten legge den inn i omslaget sammen med selve dokumentet etter skanning, som bevares i 3-6 mnd. Dette om det skulle bli spørsmål hvem som egentlig var avsender på dokumentet.
Etter skanning legges papirene i låsbart arkivskap hos Dokumentsenteret for så å bli makulert etter 3-6 mnd, dette ihht kommunens generelle rutine for journalføring og skanning.
Når Dokumentsenteret er ferdig med skanning og kontroll av filer, plukker ansatte ved de ulike avdelingene ved Helse Barn og Unge filene for registrering inn i fagprogrammet HSPro.
MERK: dersom merkantile ved helsestasjon( familiens hus) mottar noe i skanneområdet som er korrekt adressert og gjelder dette saksfeltet - men som viser seg skal til en annen kommune eller annen instans - skal helsestasjon sende brevet i retur til avsender, og be dem sende til korrekt adressat. Vanligvis skal kommunen alltid videresende til korrekt instans, men dokumenter med personlig-/helseopplysninger sender vi i retur til avsenderen slik at de også får oppdatert sitt adresseregister. Det skal ikke Dokumentsenteret gjøre.
Digitalt mottatt: Brev i Uregistrerte (SvarInn til kommunen) og/eller AltInn skal lagres på Mellomlagringsområdet til HSPro. Se egen rutine: “Uregistrerte som skal til annet fagsystem”.
P360: Innsyn/innhenting av helsejournal for tidligere klient skal registreres i kommunens saksarkiv P360 Online.
Regninger: Sendes til Familiens hus i omslagsmappene eller til Regnskapstjenesten.
Helsejournal/ Journal: fra andre kommuner skal skannes til HSPro, dette gjelder også om det dukker opp helsejournaler fra papirarkivet, fra våre tidligere kommuner (Søgne, Songdalen, Kristiansand). Ved skanning av helsejournaler med kb på over 28.000 - skanner vi inn med Gråtone som fargevalg. Vi skal være oppmerksom på barne-tegninger - viktig tegninger kommer inn i farge.
MERK: Det må gjøres egen avtale med Dokumentsenteret om det er snakk om mer enn 10 journaler (fra papirarkivet i vår kommune).
Da skal journalene være renset og ordnet før de sendes/leveres til Dokumentsenteret for skanning (dvs. fjerne binders, stifter, tape, kopiere opp små lapper til A4 format).
MERK: praksisen er ikke ihenhold til vanlig praksis, dette blir markert i kommunens arkivplan som unntak. Vi viser til: Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift):
1) Ved journalføring på papir skal det brukes skarpt periodeskille. Dette innebærer at man setter bort alle dokumenter som ble registrert i den avsluttede perioden. Dokument som hører til saker som er aktive ved periodeskillet, kan enten settes bort sammen med den avsluttede perioden eller overføres til den nye perioden. I begge tilfeller må det sørges for henvisninger i journalen og saksmappene som sikrer at man kan finne igjen saker eller dokumenter som krysser periodeskillet.
(2) Skarpt periodeskille skal også brukes når det skjer grunnleggende endringer i arkivet, f.eks. overgang fra papirbasert til elektronisk journal.
Helsestasjon for ungdom (sjelden post stilet til dem). MERK: Må ikke forveksles med Ungdomshelse - Livsmestring ung (de bruker nemlig Profil).
Merk at det er stor forskjell på Ungdomshelsetjenesten (som ER HSPro) og Ungdomtjenesten (som er Livsmestring og Profil).
Gyldengården helsesenter, Enslig mindreårige og Vaksinasjonskontoret er ikke helsestasjon, sorteres ut for skanning til Profil, CGM/WinMed eller videresendes uten å åpnes.
Sykepleiertjeneste: alltid kontrollerer når dokumenter er stilet til Sykepleiertjeneste – ved å kontrollere/se på fødselsåret – er det eldre person så skal dokumentet skannes til Profil (Helse og Mestring). Vær ekstra oppmerksom på Helsesykepleier for videregående - da dette skal skannes til HSPro.
HSPro Visma: fagsystem til Helsestasjonene
Profil Visma: fagsystem tl Helse og Mestrin fagsystem.
Uregistrerte som skal til annet fagsystem - plassering Sharepoint Dokumentsenteret: