Klage på ansatt v. 1.0

 

Hensikt

Hensikten med prosedyren er å være et hjelpemiddel for leder når det fremsettes klage på ansatte i barnehage, skole og SFO. Prosedyrene skal bidra til:

  • En forsvarlig håndtering av alle aspekter ved saken.
  • At saker tas tak i på et tidligst mulig tidspunkt for ikke å utvikle seg til en større sak.
  • Sikre en forsvarlig og ivaretakende håndtering av alle involverte parter.
  • Bidra til forventningsavklaring med hensyn til at ansatte og foresatte er inneforstått med håndtering av slike saker.

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder alle ansatte i barnehage, skole og SFO. 

Utgangspunktet er at det fremsettes klager overfor ansatte, enten fra elev, foreldre, foreldregruppe, rådsorgan, kolleger e.l. Klagen kan gjelde ansattes fungering, krenkelser knyttet til opplæringsloven §9A/barnehageloven §43 (ikrafttredelse 01.01.2021), straffbare forhold eller andre kritikkverdige forhold.

Prosedyren må sees i sammenheng med kommunens øvrige prosedyrer. (se nederst under vedlegg og referanser.)

Ansvar for gjennomføring

Kommunalsjef og rektor/enhetsleder har ansvar for gjennomføring av prosedyren. 

Beskrivelse

Barnehagens, skolens og SFOs ledelse har et ansvar for at det er etablert en kultur for at krenkelser, mobbing, trakassering og diskriminering av barn/elever og andre er uakseptabelt og ikke skal forekomme i noen tilfeller. 

Barnehagen, skolen og SFO må sikre at de har et velegnet system for å fange opp eventuelle mistanker om at en ansatt har en atferd som er ikke er akseptabel. Et slikt system må sikre at både barn/elever, foreldre og kolleger har en reell mulighet til å melde ifra om en mulig mistanke om brudd på arbeidstakers plikter, krenkelser, mobbing, trakassering, diskriminering m.m. 

For å skape et trygt og godt arbeidsmiljø både for ansatte og barn/elever er det viktig at barnehagen, skolen og SFO arbeider forebyggende og i tråd med prosedyren ved mottatt klage på ansatt. 

Forebyggende arbeid

  • God ledelse og et godt og tillitsfullt forhold mellom skolen og foresatte gir de beste forutsetningene for å unngå konfliktsaker. Det påhviler skolen et særlig ansvar som den profesjonelle part.
  • Enhver håndtering og forståelse av situasjonene må basere seg på verdigrunnlaget sektoren; 
    • Likeverd
    • Medvirkning
    • Anerkjennelse
  • Gode kollektive kulturer vil gjøre skolen robust til å tåle presset slike saker kan medføre.
  • Rutinen skal gjøres kjent for alle ansatte.
  • Rutinen skal årlig inngå som del av tema på foreldremøter, og det bør være fokus på hvordan foresatte kan melde ifra om kritikkverdige forhold.  
  • Rutinen bør gjennomgås med rådsorgan for å sikre felles forståelse av hvordan klagesaker håndteres.

Mottatt klage på ansatt

Prosedyren nedenfor er veiledende. Det må vurderes fra sak fra sak hva som er en hensiktsmessig fremgangsmåte.

Prosedyren starter med at det kommer en henvendelse som gjelder en ansatts fungering/opptreden. Med det utgangspunktet må leder vurdere alvorsgrad. Avhengig av alvorsgrad/kompleksitet, har prosedyren «tre spor»/ulike handlingsmønster:

  1. Mindre alvorlige saker som med stor sannsynlighet kan løses relativt fort og enkelt.
  2. Mer alvorlige/komplekse forhold det må påregnes å stå i over tid, som også kan føre til personalsak. Saker som gjelder 9A/barnehageloven § 43, vil alltid være å regne som alvorlig/kompleks uavhengig av alvorsgraden i saken. 
  3. Mulig straffbart forhold

 

Hendelse

Hvem

Merknad

Dokumentasjon

Klage/henvendelse fremsettes skriftlig eller muntlig
  • Fra foresatte
  • Fra barn/elever
  • Fra ansatte

 

Klagen gjelder barn/elev: Klagen/henvendelsen registreres i elevmappen.

Klagen gjelder annet: Egen sak i P360. Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn.

(Gjelder ikke ved mindre alvorlige saker/bagateller.) 

Innhente ytterligere informasjon fra «Klager»

Rektor/enhetsleder

Dersom klagen kommer skriftlig/på tlf e.l. skal enhetsleder/rektor innkalle til møte/ evt. ringe, for å få nærmere informasjon om hva saken dreier seg om.

Klagen gjelder barn/elev: Referat/Notat i elevmappen. 

Klagen gjelder annet: Notat/referat i egen sak i P360. Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn.

(Gjelder ikke ved mindre alvorlige saker/bagateller.) 

Informere ansatt

Rektor/enhetsleder

Dersom tilstrekkelig informasjon foreligger, informeres ansatt om at det er kommet en klage, og hovedtrekkene i klagen.

 

 

 

Vurdere alvorsgrad/kategorisere

 

Rektor/enhetsleder
  1. Mindre alvorlig
  2. Alvorlig/kompleks
  3. Mulig straffbart forhold

 
  1. mindre alvorlig, sannsynlig å finne lett ut av

Hva

Hvem

Merknad

Dokumentasjon

Samtale med ansatt

Rektor/enhetsleder

Ansatt informeres om innholdet i klagen.

Bidra til å oppklare, finne felles vei videre.

Klagen gjelder barn/elev:  Det må fremkomme i elevmappen at saken er tatt opp med den ansatte. Trenger ikke være eget notat, men kan komme frem i sakens øvrige dokumentasjon. 

Klagen gjelder annet: Notat/referat i egen sak i P360. Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn.

(Gjelder ikke ved bagateller.) 

Samtale med «klager»

Rektor/enhetsleder

Bidra til å oppklare, finne felles vei videre.

 

Klagen gjelder barn/elev: Notat/referat i barne/elevmappen

Klagen gjelder annet:Notat/referat i egen sak i P360. Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn.

(Gjelder ikke ved bagateller.) 

Samtale mellom ansatt og klager

Rektor/enhetsleder

Obs på samtaleform. Forutsetter at det er mulig/ønskelig fra begge parter.

 

Dersom klager opplever at det er pågående krenkelser e.l. skal man som hovedregel ikke gjennomføre et slikt møte.

Klagen gjelder barn/elev: Notat/referat i barne/elevmappen.

Klagen gjelder annet:Notat/referat i egen sak i P360. Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn.

(Gjelder ikke ved bagateller.) 

Alternativt «lukke på annen måte»

rektor/enhetsleder

Tilbakemelding til klager på hvilke tiltak som settes inn for å løse utfordringen.

Klagen gjelder barn/elev: Notat/referat i barne/elevmappen

Klagen gjelder annet:Notat/referat i egen sak i P360. Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn.

(Gjelder ikke ved bagateller.) 
  1. alvorlig/kompleks sak – krever omfattende prosess

Hva

Hvem

Merknad

Dokumentasjon

Meldeskjema til kommunalsjef dersom saken er en 9A sak/barnehageloven § 43

Rektor/enhetsleder evt. annen ansatt om klagen gjelder noen i ledelsen.

Kommunalsjef skal orienteres ved mistanke eller kjennskap til at en ansatt krenker, trakasserer, diskriminerer e.l. et barn/elev. Det er barnets/elevens subjektive opplevelse som avgjør om det skal fylles ut meldeskjema.

Leder må i skjemaet ta stilling til om det er behov for bistand for å løse saken. 

Dersom saken ikke gjelder barn/elev trenger ikke skjemaet fylles ut.

 

Skjemaet lagres i P360.

(Digital løsning kommer)
Vurder behov for varsling Rektor/kommunalsjef

Kristiansand kommune ønsker å avdekke kritikkverdige forhold. Som ansatt skal du derfor straks varsle dersom du blir kjent med kritikkverdige forhold. 

Kritikkverdige forhold kan være fare for liv og helse, fare for klima og miljø, korrupsjon, økonomisk kriminalitet, myndighetsmisbruk, uforsvarlig arbeidsmiljø mm. 

Det må avgrenses mot klager og avvik.

Se nærmere i Varsling for ansatte og folkevalgte i Kristiansand kommune - reglement (Ikke tilgjengelig)

 Varslingskanalen på innafor benyttes. 

Innkalle ansatt til møte

(Det skal sendes skriftlig møteinnkalling til den ansatte, hvor det informeres om retten til å ha med tillitsperson.)

 Rektor/enhetsleder, evt. kommunalsjef dersom saken gjelder noen i ledelsen. Innkallingen skal gi en kort orientering om hva saken gjelder, evt. vedlegg av klager/dokumenter i saken.

Dokumenteres i egen sak i P360.

Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn.

Møte med ansatt

 

Rektor/enhetsleder, evt. kommunalsjef dersom saken gjelder noen i ledelsen.

I møte skal den ansatte bli gjort kjent med innholdet i klagen, å få fortelle sin versjon av saken. 

Dokumenteres i egen sak i P360.

Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn.

Vurdering av videre håndtering:

 

Rektor/enhetsleder evt. kommunalsjef dersom saken gjelder noen i ledelsen.
  • Behov for å foreta ytterligere undersøkelser, samtaler med flere evt innhente mer informasjon
  • Søke råd hos andre (personaltjenesten, kommuneadvokat)
  • Bedriftshelsetjeneste
  • Dersom det gjelder 9A-5/barnehageloven § 43 skal prosedyre for undersøkelse i skolemiljøsaker/barnhagemiljø følges.  

Klagen gjelder barn/elev: Undersøkelsesskjema/

notat i barne/elevmappe

Klagen gjelder annet: Notat i egen sak i P360 Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn.

 

Konklusjon

Rektor/enhetsleder evt. kommunalsjef dersom saken gjelder noen i ledelsen.
  • Ta stilling  - «Hvordan saken står»/hvilken type sak.
  • Veien videre

Klagen gjelder barn/elev: Notat/referat i barne/elevmappen.

Klagen gjelder annet:Notat/referat i egen sak i P360. Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn.

Informasjon til ansatt

Rektor evt. kommunalsjef dersom saken gjelder noen i ledelsen.
  • Ansatt informeres om vurderingene.

Notat/referat i egen sak i P360.Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn. 

Møte med tilbakemelding til klager.

Rektor evt. kommunalsjef dersom saken gjelder noen i ledelsen.
  • Klager informeres om veien videre, og klagers videre rettigheter.

 

Klagen gjelder barn/elev: Notat/referat i barne/elevmappen.

Klagen gjelder andre: Egen sak i p360

Videre prosess i forhold til ansatt

Rektor evt. kommunalsjef dersom saken gjelder noen i ledelsen.
  • Avhenger av konklusjonene, aktuelt med:
  • Veiledning/støtte/oppfølging.
  • Relasjonsbygging
  • Evt. oppfølging i tråd med rutiner for personalssaker. (Tilrettevisning, advarsel, oppsigelse m.m.)

Notat/referat i egen sak i P360.  

Disiplinære tiltak legges i personalmappen.

Videre prosess i forhold til barn/elev/foresatt

Rektor evt. kommunalsjef dersom saken gjelder noen i ledelsen.
  • Avhenger av konklusjon, klager informeres om videre tiltak. 
  • Dersom det er en 9A-sak/barnehageloven § 43 opprettes aktivitetsplan for barn/elev i tråd med veileder for trygt og godt skole/barnehagemiljø.

 

Klagen gjelder barn/elev: Notat/aktivitetsplan i barne/elevmappe.

Klagen gjelder annet:Notat/referat i egen sak i P360.  
  1. Mulig straffbar sak (Ved straffbare forhold er det ofte behov for to parallelle løp, personalsak og politianmeldelse)

 

Kommunalsjef kontaktes, som igjen tar kontakt med kommunaldirektør for oppvekst. 

Saken følger  Håndtering av mulige straffbare forhold begått av ansatte - prosedyre (Ikke tilgjengelig) 

Nærmeste leder

 

Straffbare forhold kan f.eks dreie seg om; underslag, tyveri, bedrageri, korrupsjon, økonomisk utroskap, hatefulle ytinger, seksuelle overgrep, fysiske overgrep, grov uforstand i tjenesten m.m

Dokumentasjon i tråd med steg 2 i denne prosedyren og Håndtering av mulige straffbare forhold begått av ansatte - prosedyre (Ikke tilgjengelig). 

Politianmeldelse skal alltid journalføres i saken. 
I      


Vedlegg og referanser

  • Trygt og godt skolemiljø i Kristiansand
  • Varsling for ansatte og folkevalgte i Kristiansand kommune - reglement (Ikke tilgjengelig)
  • Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig)
  • AKAN-avtale (Ikke tilgjengelig) 
  • Håndtering av mulige straffbare forhold begått av ansatte - prosedyre (Ikke tilgjengelig)

Lov: