Formålet med denne prosedyre er å etablere en felles forståelse for hvilken type dokumentasjon skolene er pliktig til å opprette og behandle, og i hvilke system dette skal saksbehandles, journalføres og arkiveres.
Prosedyren må sees i sammenheng med kommunens arkivplan. (Link vil komme når denne er klar)
Prosedyren gjelder for de kommunale grunnskolene i Kristiansand.
Arkiveringsplikten:
Offentlige organer har plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i organets virksomhet, dersom de har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. Arkiveringsplikten gjelder uavhengig om dokumentene er utvekslet med eksterne eller er utarbeidet for intern bruk. Plikten til å arkivere er heller ikke begrenset til kun å gjelde de dokumentene som er saksdokumenter for organet. Arkiveringsplikten omfatter derfor en større gruppe dokumenter enn journalføringsplikten.
Dersom et dokument verken har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, skal det arkivbegrenses. Det betyr at dokumentet ikke skal arkiveres, eventuelt fjernes fra arkivet.
Journalføringsplikten:
I sak- og arkivsystemet skal ethvert offentlig organ registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter offentleglova § 4 må regnes som saksdokumenter, dersom disse er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.
Det er knyttet to krav til dokumenter som skal journalføres; 1) de skal være gjenstand for saksbehandling, og 2) de må ha verdi som dokumentasjon.
Saksbehandling foregår hovedsaklig i tre systemer; Public 360 (P360), Visma Flyt Skole (VFS) og Visma Flyt Sikker Sak (VFSS)
Alle saker som skal på offentlig journal behandles i P360 og arkiveres automatisk i P360. I P360 er det kun dokumentsenteret som kan opprette nye saker. Den enkelte saksbehandler har tilgang til å opprette nye dokumenter i eksisterende saker.
Alle saker som omhandler enkeltelever eller grupper av elever opprettes av skolen og behandles i VFS/VFSS, arkiveres automatisk i Visma Samhandling Arkiv (VSA) og er ikke synlig på offentlig journal.
Oppvekst har to aktive arkivsystem for arkivering: P360 og VSA. I tillegg har vi ett historisk arkiv: Documaster.
Saksarkivet i P360 inneholder skolens generelle saker f.eks fra elevråd og samarbeidsutvalg. Dokumenttittelen i disse saksmappene vil være synlig på offentlig journal.
Saksarkivet i VSA inneholder alle saker og dokumenter som er produsert i VFS og VFSS. Dette arkivet er kun tilgjengelig for Dokumentsenteret.
Saksarkivet i Documaster inneholder alle saker fra før 01.01.2020 fra alle de tre gamle kommunene.
Saksmappe i P360: Opprettes etter skolens behov og er saker som gjelder skolen som institusjon. Sakene tilhører saksarkivet i P360 og vil ligge på offentlig journal.
Skolemapper i VSA - fra VFS/VFSS: Her legges dokumentasjon som gjelder hele eller deler av skolen, men der elever er involvert. Disse tilhører saksarkivet i VSA og dokumenttittel vil ikke fremkomme på offentlig journal.
Elevmappe i VSA - fra VFS/VFSS: Det genereres elevmappe på alle elever fortløpende. Alle arkivverdige dokumenter som gjelder eleven legges automatisk inn her. Dokumentene tilhører elevarkivet, og dokumenttittelen vil ikke fremkomme på offentlig journal.
Kommunikasjon kan være journalpliktig og arkivverdig uavhengig av format. SMS - sendes først til e-post og kan derfra importeres til relevant sak- og arkivsystem. Henvendelser fra foreldre/foresatte besvares i VFS. Sensitive opplysninger skal aldri sendes via SMS eller e-post.
I P360 har rektor tilgang til alle gamle elevmapper i sin ungdomsskolekrets (ungdomsskole med tilstøtende barneskoler). Rektorene må videre gi tilgang til ansatte i administrasjonen som har tjenstlig behov. De som får slik tilgang vil også ha tilgang på alle elevmappene i ungdomsskolekretsen. Det presiseres at den ansatte kun har anledning til å åpne mapper/dokumenter det er tjenestelig behov for å åpne. Før tilgang gis skal den ansatte ha hatt opplæring i P360, og undertegne brukertilgangserklæring.
I VFS styres tilgangene lokalt på skolen.
I VFSS gis skoleadministratortilgang fra Oppvekst sentralt. Basisbruker gis alle lærere automatisk. Skoleadministrator knytter ansatte som er basisbrukere til saker.
I VSA er det kun dokumentsenteret som har tilganger.
Overføring av elevmapper/dokumenter til annen skole eller kommune krever tillatelse fra foresatte. Tillatelsen gis i Visma-appen under "samttykke". Lovgrunnlag og unntak: https://lovdata.no/lov/2023-06-09-30/§25-1 og https://lovdata.no/LTI/forskrift/2024-06-03-900/§20-3
Ekstern og intern overføring mellom kommunale skoler gjøres lokalt i VFS/VFSS.
Ekstern overføring av elevmapper i P360 utføres lokalt på den enkelte enhet. Intern tilgangsstyring i P360 utføres av Dokumentsenteret.
Mapper og dokumenter fra andre kommuner knyttes til personsak "Dokumentasjon fra andre kommuner" i VFSS.
Innsyn kan kreves i alle saker etter offentlighetsloven, personopplysningsloven og forvaltningsloven. Innsynskrav - Barnehage, Skole og PP-tjenesten
Saksmappe skole:
Dokumentasjon som gjelder skolen som institusjon.
| Type dokument | Sakstittel eks. | Saksbehandlingssystem / Sak | Arkivkjerne |
|
Vurdering av skyss for spesielle områder |
Vurdering av farlig skolevei- “område” - skolenavn | P360 - Oppvekst sentralt | P360 |
|
Søknader/ brev som gjelder skolen som institusjon. |
Søknad om “.....” | P360 | P360 |
|
Sosial handlingsplan |
Sosial handlingsplan - «skolenavn» | P360 | P360 |
|
Referat fra samarbeidsutvalg/skolemiljøutvalg |
Samarbeidsutvalg/skolemiljøutvalgmøter - “skolenavn” | P360 | P360 |
|
Generelt varsel eller klage til rektor på fysisk skolemiljø: |
Varsel eller klage på fysisk skolemiljø - “skolenavn” | P360 | P360 |
|
Eksamensadministrasjon |
Eksamen - "år" Eksamen - "oppgavetekst lokal eksamen" |
P360 | P360 |
|
Tilsynssaker |
Tilsyn «hva» «skolenavn» «hvem» «år» eks: |
P360 | P360 |
|
Lokale skoleregler |
Skoleregler - skolenavn | Kvalitetssystemet | P360 |
|
Generelle planer: Års-/periodeplan Generelle vurderingskriterier i forhold til kompetansemål i hvert fag. |
Eks.: "Årsplan 20**/20** for trinn/gruppe/klasse" | Teams/Office/Google | P360 |
|
Generelle klager/henvendelser. |
Klage / henvendelse om .... | P360 | P360 |
Skolemappe i VSA:
| Type dokument | Tittel | Saksbehandlingssystem / Sak | Arkivkjerne |
| Brev og informasjonsskriv av betydning som gis ut til hele trinn eller klasser. | Egnet tittel | VFS / Bruk malen "Brev fra skolen" | VSA |
|
Klasseliste med foresatte i starten av skoleåret og ved endringer. |
Genereres automatisk | VFS - må genereres manuelt til arkiv |
VSA |
|
Generelle forespørsler til PPT/Mobilt team/Ressursteam |
Forespørsel angående "......" | VFSS (Systemsak) | VSA |
|
Rapporter o.l. fra Mobilt team |
Rapport om «………..» | VFSS (Systemsak) | VSA |
|
Skolemiljøsaker |
Skolemiljøsak måned/år | VFSS (Systemsak) | VSA |
|
Oppfølgingsskjema av trivselsundersøkelser |
Oppfølgingsskjema av trivselsundersøkelse klasse/trinn, måned/årstall | VFSS (Systemsak) | VSA |
| Henvendelser som omhandler klasser/grupper av elever. | Henvendelse om .... | VFSS (Systemsak) | VSA |
| Foreldremøte - innkalling med agenda | Foreldremøte klasse / trinn,måned/år | VFS - Brev | VSA |
| Koordineringsgruppemøte - notater | Koordineringsgruppe møte "Dato" | VFSS (Systemsak) | VSA |
Elevmappe i VSA:
En elevmappe er en arkivmappe som inneholder saker og dokumenter knyttet til en enkelt elev.
Skriv tydelige titler så det er lett å forstå hva dokumentet inneholder.
| Type doument | Tittel | Saksbehandlingssystem / Sak | Arkivkjerne |
|
Overføringsskjema fra barnehage til skolen |
Overføring av informasjon fra «barnehagenavn» til «Hovedperson». | VFSS / Overføringer | VSA |
| Tillatelse fra foresatte (eks: Tillatelse til overføring av elevdokumentasjon til ny skole.) som kommer fra VFS. | Genereres automatisk | VFS / Elevfane | VSA |
| Bekymringsmeldinger | Genereres automatisk | VFSS / Barnevern | VSA |
| Innhenting av opplysninger/Utgivelse av opplysninger etter forespørsel fra barnevern/sosialtjenesten. |
Barneverntjenesten etterspør informasjon |
VFSS / Barnevern | VSA |
| Sanksjoner etter skolereglementet f.eks vedtak om bortvisning | VFSS / Skolemiljø | VSA | |
| Henvisning til PPT/Mobilt team (elev) | Henvisning til ... | VFSS / Skolemiljø eller Tilpasset opplæring og individuell tilrettelegging | VSA |
| Div. eksterne rapporter, sakkyndig vurdering, legeerklæring (lege, HABU, PPT, m.m.) | F.eks. sakkyndig vurdering | VFSS / i egnet sak | VSA |
| Innkallinger til møter | Tittelen beskriver hva slags møte det innkalles til. | VFSS / i egnet sak | VSA |
|
Referater fra møter eks: Ansvarsgruppemøter, kjernegruppemøter. |
Tittelen beskriver hva slags møte det er referat fra | VFSS / i egnet sak | VSA |
|
Pedagogisk oppfølging: Halvårsvurdering med karakter, varsel om nedsatt karakter i orden/oppførsel. |
Genereres automatisk | VFS / Elevfane | VSA |
|
Utviklingssamtaler med foresatte og viktig informasjon som fremkommer i elevsamtaler: Innsamlede skjemaer legges i sak. |
Utviklingssamtale / Elevsamtale .... |
VFSS / Elev- og utviklingssamtale |
VSA |
| IOP/årsrapport | Oversendelses av IOP/årsrapport | VFSS / Tilpasset opplæring og individuell tilrettelegging | VSA |
| Vurderingsoversikt med karakter og fravær | Tittel genereres automatisk | VFS / Elevfane | VSA |
| Klager fra elev/foresatte om skolen/skolens ansatte | Klage på skolemiljø/ansatt | VFSS / Skolemiljø | VSA |
| Klager fra elev/foresatte om annen enkelt-elev | Klage på skolemiljø | VFSS / Skolemiljø | VSA |
|
Vedtak – fysisk skolemiljø for enkeltelev |
Vedtak vedrørende «hva vedtaket gjelder» | VFSS / Skolemiljø | VSA |
|
Aktivitetsplan |
Aktivitetsplan «dato» | VFSS / Skolemiljø | VSA |
| Rapporter e.l. fra Mobilt team der dette gjelder enkeltelev | Tittel hentes fra den som har skrevet rapporten | VFSS / Skolemiljø | VSA |
|
Conexus Engage – samlerapport for avgangselev, elev som flytter og/eller bytter skole. |
Samlerapport Conexus Engage kartlegginger «fra trinn – til trinn» | VFSS / Nasjonale prøver og kartlegginger | VSA |
| Rådgiver/kontakt-/sosiallærers notater | F.eks Notater fra samtale sosiallærer | VFSS / Egnet sak | VSA |
|
Logg knyttet til elev |
Logg - periode | VFSS / Egnet sak | VSA |
| Individuelt tilpassede ukeplaner, vurderingskriterier | Egnet tittel | VFSS / Egnet sak | VSA |
| SFO-rapport - Dersom denne brukes. | SFO-rapport, skolens navn, «periode» | VFSS / Egnet sak | VSA |
|
Innsynskrav/partsinnsyn for elever med aktiv skoleplassering. Dokumentasjon kan finnes i Documaster, P360, VFS og VFSS. Elever med avsluttet skolegang mellom 01.01.2020 og 30.06.2023 håndteres i P360 |
Innsynskrav “hvilke dokumenter/mapper” |
VFSS / Innsyn | VSA |
| Henvendelse og svar på fritak/tilrettelegging pga. feks. livssyn, helse m.m. |
Henvendelse om fritak for X |
VFSS / Egnet sak | VSA |
| Søknad/vedtak om skoleplass |
Søknad om skoleplass |
VFS | VSA |
| Søknad/vedtak om skyss |
Søknad om skoleskyss Vedtak om innvilgelse/avslag på søknad om skoleskyss |
VFS | VSA |
|
Søknad/vedtak om tilrettelegging ved eksamen (e-dialog) |
Søknad om tilrettelegging ved eksamen |
VFSS / Nasjonale prøver, kartlegginger og eksamen | VSA |
| Søknad/vedtak om individuelt tilrettelagt opplæring, personlig assistanse, fysisk tilrettelegging og tekniske hjelpemidler eller kombinasjoner av disse. |
Søknad om ........... . |
VFSS / Tilpasset opplæring og individuell tilrettelegging | VSA |
| Søknad/vedtak om fritak fra vurdering med karakter i kroppsøving eller norsk sidemål, nasjonale prøver, med mer. |
Søknad om fritak fra «det søknaden gjelder» |
VFSS / Egnet sak | VSA |
| Skolens bekreftelse på foreldres / foresattes melding om fritak fra vurdering med karakter når eleven har individuell tilrettelagt opplæring. | Melding om fritak fra vurdering med karakter | VFS | VSA |
| Søknad/vedtak om fritak fra opplæringsplikt (vedtak fattes av oppvekst) |
Søknad om fritak fra opplæringsplikt |
VFSS / Egnet sak | VSA |
| Søknad/vedtak om permisjon |
Søknad om permisjon |
VFS | VSA |
| Øvrige søknader/vedtak | Tittel på søknad og vedtak etter samme mal som sakene foran | VFS/VFSS / Egnet sak | VSA |
Ulike typer dokumenter i P360:
Inngående - brev til skolen som skal på offentlig journal - Dokumentsenteret journalfører all innkommen post. E-post direkte til skolene registrere som inngående.
Utgående – brev /skriv produsert av skolen selv som skal på offentlig journal. Svar ut, post, e-post.
Internt notat med oppfølging – brev som går internt i kommunen. Brukes gjerne når avdelinger henvender seg til andre sektorer internt i kommunen, f.eks søker om midler. - Gjelder kun p360
Internt notat uten oppfølging – notat som ikke trenger oppfølging. Ingen mottaker kreves.
Ulike typer saker i VFSS:
Personsak - Alle saker som gjelder enkeltelever.
Systemsak - Alle saker som gjelder grupper av elever.
Samlemappe - Midlertidig mappe knyttet til enkeltelev. Kun tilgjengelig for skoleadministrator.
Hendelse - Alle elementer i en sak.
Korrespondanse - Alle hendelser som sendes eller mottas.
Journalnotat - Alle hendelser som i utgangspunktet ikke skal sendes. Kan benyttes som vedlegg i en korrespondanse.
Prosedyren må ses i sammenheng med Aktivitetsplikten - Dokumentasjon og arkivering - jf. oppl. § 9A-4