Forutsetninger

Før man begynner på dette prosessteget må følgende være gjort / være på plass:

• Dette steget gjennomføres etter at reisen er gjennomført.

 

Registrere reiseregning

Registreringen bør leveres så snart som mulig, og må leveres innen en måned etter at reisen er gjort for å sikre momskompensasjon.

Hvordan du registrerer en reiseregning (og kjøring) i Reise og Utlegg er omtalt i e-læringen om reiseregning..

Kravene til registrering av reiseregning er følgende:

• Formål med reisen: program eller invitasjon som dokumenterer innholdet, tid og sted
• Tidspunkt og varighet for reisen
• Hotellovernatting: Navn og adresse på hotellet
• Kommentar til reiseregning for å forklare eventuelle uregelmessigheter eller avvik
• Gyldig kvittering. (For utlegg som gjelder kollektivtransport, parkering og bompasseringer er grensen for å måtte fremlegge kvittering kr. 500,-). 

 

 

For å komme inn i Reise og utlegg, kan du gå via innafor: 

 

 

 

Du kommer da inn på din arbeidsflate. Her finner du Reiser og utlegg:  

 

 

Du kan også gå via Ansatt arbeidsflate, og her finner du reiseregning øverst til høyre: 

 

 

Ved å trykke på denne blir du tatt inn i modulen Reise og utlegg: 

Du vil her få opp en tilpasset arbeidsflate. Til venstre er en boks for opppretting av regning og du får frem de regningstypene som er tilgjengelig, samt en status på dine registrerte regninger. I midten er en rapport som viser registrerte regninger og til høyre ligger en oversikt over opplastede kvitteringer som ennå ikke er brukt i en regning. 

Klikk på Vis mine regninger for å se detaljer rundt reiser som ligger som utkast eller er til behandling. Her kan man hente fram og redigere regninger som ikke er sendt til godkjenning og hente tilbake regninger som ikke er behandlet. 

 

Detaljert informasjon/hjelp til å registrrere regning og annen funksjonalitet finner man ved å klikke på spørsmålstegnet i menyen til venstre. 

 

 

For å registrere en reiseregning velger du først hva slags regning du skal registrere: 

 

Etter valgt regningstype så angir man formål med reisen og kontering. Hovedstilling kommer som forslag, men andre stillinger kan velges. Dersom det i eksempelet under hadde vært en annen reisetype enn "Utlegg" ville man også måttet angi start og slutt på reisen etc. Deretter klikker man på Fortsett. 

 

Du vil nå få muligheten til å legge inn kostnader knyttet til reisen.

Klikk på "Legg til kostnader" og du får da opp en boks hvor du velger type registrering.

 

Dersom man allerede har lest inn kostnader, vil man kunne finne dem under "tilgjengelige kostnader". Du kan velge å laste opp kvittering eller du kan legge inn kostnadene manuelt. Dersom man velger å laste opp en kvittering vil den bli tolket automatisk og du blir bedt om å spesifisere og bekrefte at tolkningen er korrekt.

 

Dersom du velger å trykke på "legg til manuelt" får du opp flere valg: 

Du markerer her en kostnadstype og trykker på legg til. 

Det vil være ulike opplysninger du må angi, ut fra hvilken kostnadstype du har valgt. Dette kan du se nederst på siden: 

 

Dersom du ønsker å ferdigstille reseregningen på et senere tidspunkt, kan du trykke "Lagre". 

Når regningen er ferdig, klikker du "send til godkjenning". 

 

 

Nyttig informajon

 

• På tjenestereiser og rutinemessige tjenesteoppdrag som gir rett til diett, regnes reisestart fra du forlater arbeidsplass eller hjem til du kommer tilbake til kontor eller hjem. 
• Dersom du reiser tidligere eller kommer hjem senere på grunn av private gjøremål i forbindelse med jobbreisen, skriver du tidspunkt for start og slutt for reisen slik du ville ha reist hvis du ikke hadde private ærend. Eventuelle utlegg føres da på tidspunkt du ville ha reist selv om det står noe annet på billett/kvittering. Skriv i kommentarfeltet hva slags avvik du har i reiserute i forbindelse med privat opphold, slik at det er en forståelig sammenheng mellom billett/kvittering og selve utlegget/reisen.  
• For studieturer og reiser i forbindelse med videreutanning eller sertifisering gjøres det en totaltvurdering i hvert enkelt tilfelle av hvilke kostnader arbeidsgiver skal dekke.
• Du kan legge til flere kjøringer på samme reiseregning (Kjørebok) dersom de har samme type formål (f.eks. interne møter), men perioden bør ikke overskride en måned og bør registreres så snart som mulig etter siste kjøring i perioden. 
• Dersom du har hatt utlegg på reisen som skal refunderes av arbeidsgiver, skal disse registreres under "Legg til utlegg". Kvitteringer for utlegg til bompenger, parkeringsavgifter og kollektivtransport under kr 500 kan registreres i reiseregningen uten kvittering.
• Det kan være lurt å begynne å opprette reiseregningen før du reiser, og dokumentere utgiftene allerede underveis i reisen. Du kan også registrere reiseregningen på mobil (og dette er likt som i nettleser). Du trenger ikke å laste ned en egen app til telefonen, da registrereing på mobil foregår via en web-app (Unit4 Expenses for ERPx). 

 

 

Frister

For at reiseregningen skal bli utbetalt neste måned så må regningen være anvist senest siste dato i måneden.

Egen frist for utgifter som skal refunderes (Se pkt. 9): Refusjonskrav ved utlegg og reiser skal leveres senest 1 måned etter utlegget eller reisen (pga. ev. momsbehandling).

Se Innleveringsfrister for lønnsgrunnlag 2026 - prosedyre for mer informasjon om frister for lønnskjøring.

 

 

 

Resultat

Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:

• Reiseregningen er registrert og venter på attestering.

 

Vedlegg og referanser

Reise i regi av arbeidsgiver - Startside

Innleveringsfrister for lønnsgrunnlag 2026 - prosedyre

Refusjon av utlegg for ansatte - reglement

Anvisningsreglement

E-læring Reiseregning - Komplett