Samarbeid mellom ledere og tillitsvalgte er avgjørende for å utarbeide en god årsplan og skape en felles forståelse av virksomhetens målsetting.
Her er noen viktige aspekter:
God kommunikasjon: Åpen og ærlig kommunikasjon mellom ledere og tillitsvalgte er grunnleggende.
Gjensidig respekt og tillit: Et godt samarbeid bygger på gjensidig respekt og tillit. Begge parter må forstå og respektere hverandres roller og ansvar
Felles målsettinger: Det er viktig å ha en felles forståelse av virksomhetens mål og hvordan årsplanen kan bidra til å nå disse målene. Dette skaper en felles retning og engasjement
Involvering i prosessen: Tillitsvalgte skal involveres tidlig i prosessen med å utarbeide årsplanen. Dette sikrer at de ansattes perspektiver blir tatt i betraktning
Konstruktiv dialog: Fokus på løsninger og konstruktiv dialog er nøkkelen til å håndtere uenigheter og finne kompromisser som alle kan leve med
Overordna årsplanprotokoll forhandles årlig mellom arbeidstakerorganisasjonene og arbeidsgiver. Underskrevet protokoll legger grunnlag for neste årsplan.
Følgende punkter drøftes lokalt med plasstillitsvalgte og det signeres lokale turnusprotokoller:
Gjennomsnittsberegning av arbeidstid (AML § 10-5)
Daglig og ukentlig arbeidsfri (AML §10-8)
Evt avtale om langvakter
Januar
Ansvar protokolldrøftingsgruppa:
Møte i protokolldrøftingsgruppen for å evaluere årsplanarbeidet foregående år
Gjennomgang av prosesskart årsplan- legge inn konkrete datoer for det kommende år
Ansvar ledere i samarbeid med tillitsvalgte og vernetjenesten:
Februar
Ansvar protokolldrøftingsgruppa:
Protokolldrøftingsgruppen starter forhandlinger om neste års overordna årsplanprotokoll
Ansvar ledere i samarbeid med tillitsvalgte og vernetjenesten:
Mars
Ansvar protokolldrøftingsgruppa:
Overordna årsplanprotokoll for neste år forhandles og det tilstrebes at protokollen er signert av partene innen 15.03.
Mal for protokoll tilpasset de ulike områdene, forhandles frem og det tilstrebes at de legges i kvalitetssystemet innen 15.03.
Leder av protokolldrøftingsgruppa informerer om innholdet i den overordna protokollen i enhetsledermøtene til Omsorgssentrene, Hjemmetjenester og rehabilitering, Livsmestring, Helsefremming og inkludering og Barnevernet. Ved behov gjennomføres det i tillegg informasjonsmøte på teams.
Det lages en presentasjon som lederne ute skal bruke i samarbeidsmøter med tillitsvalgte og vernetjenesten. For på den måten få en felles forståelse av den overordnede protokollen.
Arbeidsgiver har informasjonsansvaret, men frikjøpte tillitsvalgte i protokolldrøftingsgruppa vil i tillegg ta dette opp med sine tillitsvalgte.
Ansvar ledere i samarbeid med tillitsvalgte og vernetjenesten:
Etter at man har fått informasjon om overordna protokoll starter man planlegging av neste års årsplan. Det er viktig at man sikrer at man har en felles forståelse av innholdet i overordna protokoll.
Evt starte arbeidet med planlegging av vakter inntil 12,5 timer for neste årsplan
Det må sikres medvirkning og involvering av tillitsvalgte og vernetjenesten. Om det ikke er plasstillitsvalgte i avdelingen kobles frikjøpte tillitsvalgte på.
Det gjennomføres ROS analyse, her har vernetjenesten en viktig rolle.
Om det søkes om videreføring av langvakter inntil 12,5 timer må det gjennomføres en evaluering som skal følge søknaden.
Langvakter utover 12,5 timer:
Det må sikres medvirkning og involvering av tillitsvalgte og vernetjenesten. Om det ikke er plasstillitsvalgte i avdelingen kobles frikjøpte tillitsvalgte på.
Det gjennomføres ROS analyse, her har vernetjenesten en viktig rolle.
Følgende må legges ved søknaden:
Turnus/arbeidsplan - hele turnusen, og personlige turnuser /arbeidsplaner med forklarende vaktkoder, timeberegning og stillingsstørrelse
Avtale med tillitsvalgte om gjennomsnittsberegning
Egen uttalelse om arbeidstidsordningen og anbefaling fra tillitsvalgte
Verneombudets uttalelse
Dokumentasjon fra medlemmer på frivillighet
Referat etter drøftinger lokalt
Ved videreføring: Referat fra evalueringsmøte med ansatte, tillitsvalgt og verneombud.
Om det søkes om videreføring av langvakter ut over 12,5 timer må det gjennomføres en evaluering som skal følge søknaden.
Søknaden oversendes leder av protokolldrøftingsgruppe for gjennomgang og kvalitetssikring. Når den er godkjent er det enhetsleder som sender søknaden om vakter utover 12,5 time til godkjenning hos de ulike forbundene sentralt. Frist for å sende søknad til godkjenning hos leder av protokolldrøftingsgruppa er i uke 34.
Hvordan opprette risikovurdering for arbeidstidsordning:
Åpne Styringsportalen, og sørg for at du står på din enhet/virksomhet.
Fra forsiden/styringskortet klikker du på knappen "Risiko" på høyre side.
Når du er inne på risiko-forsiden for din enhet/virksomhet: Sørg for at du står i riktig måned (i periodevelgeren øverst til høyre). Klikk så på pluss-tegnet i tabellen "Virksomhetens ROS-analyser" på høyre side, og velg "Arbeidstidsordning
Lenker til søknadsskjemaer de ulike forbundene bruker:
Ansvar ledere i samarbeid med tillitsvalgte og vernetjenesten:
Arbeide videre med planlegging av neste års årsplan, jamfør punktene i mars måned.
Man trenger ikke lage ny hovedplan hvert år, men kan kopiere gjeldende hovedplan og gjøre evt justeringer.
Starte forsvarlighetsvurdering/ROS av neste års årsplan (Verneombud, arbeidsgiver og tv) Boksen
Forsvarlighetsvurderingen sluttføres en uke før turnusen sendes ut til godkjenning i november.
Mai
Ansvar protkolldrøftingsgruppa:
Ansvar ledere i samarbeid med tillitsvalgte og vernetjenesten:
Protokollen forhandles av enhetsleder,men signeres ikke av partene før i november når man godkjenner årsplanen.
Dette legger føringer for det videre arbeidet med Hovedplan (grunnturnus) Her er det viktig å være i god dialog slik at man er omforent om hva som ligger til grunn for neste års årsplan i avdelingen.
Hovedforskjellen mellom drøftinger og forhandlinger ligger i at forhandlinger krever enighet mellom partene. Dersom det ikke foreligger enighet, iverksettes tvisteløsningsmekanismer i henhold til hovedavtalen.
Kommunalområdets representant i protokolldrøftingsgruppa bistår avdelinger som ikke kommer til enighet. Leder av protokolldrøftingsgruppen og frikjøpte tillitsvalgte kan evt kobles på
Mal for protokoll tilpasset de ulike områdene ligger i kvalitetssystemetÅrsplan - dokumentliste
Arbeide med hovedplan (grunnturnus)
Man trenger ikke lage ny hovedplan for hvert år, men kan gjenbruke den fra året før og gjøre justeringer
Juni
Ansvar protkolldrøftingsgruppa:
Ansvar ledere i samarbeid med tillitsvalgte og vernetjenesten:
Arbeide med hovedplan(grunnturnus)
Juli
August
Ansvar protkolldrøftingsgruppa:
Leder av protokolldrøftingsgruppa godkjenner og kvalitets sikrer søknader om vakter utover 12,5 timer.
Ansvar ledere i samarbeid med tillitsvalgte og vernetjeneste
Søknaden om langvakter utover 12,5 timer oversendes leder av protokolldrøftingsgruppe for gjennomgang og kvalitetssikring. Når den er godkjent er det enhetsleder som sender søknaden om vakter utover 12,5 time til godkjenning hos de ulike forbundene sentralt. Frist for å sende søknad til godkjenning hos leder av protokolldrøftingsgruppa er uke 34.
Fleksiplan opprettes jfr gjeldende årsplanprotokoll, inkl evt registrering av hovedferie og åpnes for ansattes ønsker før uke 35
Ansatte får utkast av fleksiplanen i uke 35 for å kunne levere inn ønsker på feriedager, helligdager og andre dager det er viktig å ha fri. Ønsker til årsplan - informasjon til ansatte
Enhetsleder sender navn på avdelinger som har inngått lokale avtaler om langvakter inntil 12,5 timer til leder av protokolldrøftingsgruppa
September
Ansvar protkolldrøftingsgruppa:
Det lages en oversikt over avdelinger som har fått godkjent langvakter inntil 12,5 timer
Det lages en oversikt over avdelinger som har søkt om langvakter utover12,5 timer
Ansvar ledere i samarbeid med tillitsvalgte og vernetjenesten:
Når en evt søknad om vakter utover 12,5 timer er godkjent av leder av protkolldrøftingsgruppen, er det enhetsleder som sender søknaden om vakter utover 12,5 time til godkjenning hos de ulike forbundene sentralt.
Persontunusene ettersendes så fort de er godkjent lokalt.
Ansatte legger inn ferieønsker og andre ønsker for årsplanen, senest innen utgangen av uke 37
Jobbe med utrulling av fleksiplan og legge inn hovedferie og ansattes ønsker
Oktober
Ansvar protkolldrøftingsgruppa:
Svare ut evt uklarheter og spørsmål knyttet til forståelsen av årsplanprotokollen
Ansvar ledere i samarbeid med tillitsvalgte og vernetjenesten:
Ledere jobber med årsplanen.
Legge møteplan knyttet til årsplanarbeidet for kommende år.
Involvering og samarbeid om fordeling av ferie og helligdagsarbeid i årsplanen.
November
Ansvar protokolldrøftingsgruppa:
Kommunalområdets representant i protokolldrøftingsgruppa bistår avdelinger som ikke kommer til enighet. Leder av protokolldrøftingsgruppen og frikjøpte tillitsvalgte kan evt kobles på
Leder av protokolldrøftingsgruppa kaller inn til møter i protokolldrøftingsgruppa for kommende år.
Ansvar ledere i samarbeid med tillitsvalgte og vernetjenesten:
Det settes av tid til å sluttføre forsvarlighetsvurdering/ROS (Verneombud, arbeidsgiver og tv) senest en uke før den sendes til tv for godkjenning.
Hvordan opprette risikovurdering for arbeidstidsordning:
Åpne Styringsportalen, og sørg for at du står på din enhet/virksomhet.
Fra forsiden/styringskortet klikker du på knappen "Risiko" på høyre side.
Når du er inne på risiko-forsiden for din enhet/virksomhet: Sørg for at du står i riktig måned (i periodevelgeren øverst til høyre). Klikk så på pluss-tegnet i tabellen "Virksomhetens ROS-analyser" på høyre side, og velg "Arbeidstidsordning
Årsplanen sendes til godkjenning hos de tillitsvalgte i Map.Kristiansand.kommune.no
Tillitsvalgte mottar turnusen til godkjenning 3 uker før den skal ut til ansatte. Jamfør gjeldende årsplanprotokoll
Dette er en travel periode for de frikjøpte tillitsvalgte og man ber om at man tar hensyn til dette ved å begrense andre møteinnkallinger i denne perioden.
Protokollen som er fremforhandlet i mai signeres av partene samtidig som man godkjenner årsplanen.
Hovedforskjellen mellom drøftinger og forhandlinger ligger i at forhandlinger krever enighet mellom partene. Dersom det ikke foreligger enighet, iverksettes tvisteløsningsmekanismer i henhold til hovedavtalen.
Kommunalområdets representant i protokolldrøftingsgruppa bistår avdelinger som ikke kommer til enighet. Leder av protokolldrøftingsgruppen og frikjøpte tillitsvalgte kan evt kobles på